Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.
Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно
В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.
Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Способы утверждения документа:
- Должностным лицом.
- Специально издаваемым документом.
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
подпись
31 декабря 2018 г.
Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.
При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.
При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:
УТВЕРЖДЕНО
приказом
от
Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:
Приложение № 3
УТВЕРЖДЕНО
приказом
от
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
- Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
- Договоры (о производстве работ,
материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах,научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственностии т. д. ). - Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение
научно-исследовательских ,проектно-конструкторских и технологических работ; техническиеи т. д. ). - Заявки (на оборудование, изобретения
и т. д. ). - Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка
и т. д. ). - Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников
и т. д. ). - Отчеты (о производственной деятельности, командировках,
научно-исследовательских работахи т. д. ). - Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения
и т. д. ). - Планы (производственные;
строительно-монтажных ,проектно-изыскательных ,научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегийи т. д. ). - Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий
и т. д. ). - Программы (проведения работ и мероприятий; командировок
и т. д. ). - Расценки на производство работ.
- Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство
и т. д. ). - Стандарты.
- Структура и штатная численность.
- Тарифные ставки.
- Формы унифицированных документов.
- Штатные расписания и изменения к ним.
Перечень документов, на которые нужно ставить печать>>
Комментариев нет:
Отправка комментария