Существует множество различных классификаций документов в делопроизводстве. Приведенная ниже классификация документов является наиболее распространенной. Она предлагается студентам на курсе «Документоведение и документационное обеспечение управления» (ДОУ) в государственных ВУЗах.
Все документы подразделяются на следующие группы:
по способу документирования;
-
по сфере использования;
по наименованию;
-
по содержанию;
-
по характеру содержания;
по месту составления;
-
по грифу ограничения доступа (степени гласности);
-
по происхождению;
-
по юридической силе;
-
по форме изложения (степени унификации);
по срокам исполнения;
-
по срокам хранения;
-
по степени обязательности.
Виды документов внутри каждой группы:
По способу документирования различают документы:
-
рукописные;
электронные;
-
графические;
-
кино- и фотодокументы.
По сфере использования различают:
-
организационно-распорядительные ; -
финансово-бухгалтерские ; -
научно-технические ; -
документы по труду;
-
отчетно-статистические .
По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы.
По характеру содержания:
первичные (содержащие исходную информацию);
вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).
По месту составления:
-
внутренние (разработанные и используемые внутри организации);
-
входящие (поступившие в организацию);
-
исходящие (отправляемые из организации).
По грифу ограничения доступа (степени гласности):
-
открытые (несекретные документы);
-
с грифом ограничения доступа.
Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):
— «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);
— «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);
— «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
— «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).
По происхождению различают:
-
официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);
-
личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
По юридической силе:
-
оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
-
копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
-
отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
-
заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
-
выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);
-
дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при утере или уничтожении подлинника.
По  форме изложения (степени унификации):
индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме);
-
трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
-
типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления — например, типовой технологический процесс);
-
примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);
-
унифицированные (входящие в
какую-либо унифицированную систему документации).
По срокам исполнения различают:
-
срочные (с указанным сроком исполнения документа);
-
несрочные.
По срокам хранения различают документы:
-
временного хранения (до 10 лет);
-
долговременного хранения (свыше 10 лет);
-
постоянного хранения.
По степени обязательности:
-
информационные (содержащие сведения и факты);
-
директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).
Документы в организации чаще всего разделяются на три группы:
организационные документы — устав предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
распорядительные документы — указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;
информационные-справочные документы — акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки.
Нормуль. Использовал для доклада инфу, чётко и структурировано.
ОтветитьУдалитьСпасибо, очень помогло!
ОтветитьУдалитьОчень рада!
Удалитьgoogle.com
ОтветитьУдалить