К основному контенту

Электронный документооборот на предприятии

Горы бумаг на столе — зрелище, навевающее скуку. Век технологий дает нам надежду избавиться от бумажной волокиты и потратить время на что-то более ценное, чем поиск и перекладывание документов.

Для делопроизводства выход номер один — внедрение системы электронного документооборота.

Преимущества системы электронного документооборота (СЭД):

  • уменьшение количества бумаги;
  • более оперативное исполнение документов;
  • более оперативное доведение резолюций до исполнителей;
  • возможность быстрого поиска архивных документов;
  • формирование отчетов в электронном виде.

Подробнее о причинах внедрения электронного документооборота>>

Что получает организация с внедрением СЭД?

  1. Сокращаются затраты на бумагу — максимальный объем информации поступает и обрабатывается в электронном виде.

  2. Сокращаются трудозатраты. У сотрудников освобождается время, которое тратилось на распечатку, подписывание документа, исправления и снова распечатку, ознакомление с документом других сотрудников, пересылку документа.

  3. Сокращается время на поиск документа. В СЭД документ можно найти за несколько секунд независимо от его места нахождения. Система предоставляет множество условий поиска.

  4. Сокращается вероятность ошибок. Автоматизация документооборота уменьшает влияние человеческого фактора. Многие действия при правильной настройке система производит сама и дает возможность исправления (отправка документа на доработку, возврат, повторная пересылка, автоматическая отправка в структурные подразделения и др.)

Существует несколько самых распространенных систем электронного документооборота: Евфрат, Lotus Notes, DocsVision, Directum, Delo, Documentum. Подробнее  о системах электронного документооборота>>

Переход от бумажного к электронному документообороту в организации всегда является стрессом для сотрудников. Трудно учиться чему-то новому и все менять. Чтобы быстрее разобраться в этом процессе, мы описали все этапы работы с документом в электронном виде, а также основные принципы работы в любой системе электронного документооборота.

Входящий документ в СЭД: пошаговая регистрация>>
Исходящий документ в СЭД: пошаговая отправка>>

Комментарии

Популярные сообщения из этого блога

Как правильно подготовить приказ и распоряжение

Приказ  — это организационно-распорядительный документ, которым оформляются решения руководителя организации. Приказы составляются для решения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы организации. Приказ  — основной распорядительный документ организации и подписывается руководителем или лицом его заменяющим. Распоряжение отличается от приказа тем, что в нем рассматриваются более узкие вопросы оперативного характера (хозяйственные вопросы, вопросы информационно-методического характера), и оно имеет ограниченный срок действия. Распоряжение может подписываться заместителем руководителя. Как оформить приказ или распоряжение?

10 самых распространенных деловых писем

Деловое письмо Деловое письмо  — самый распространенный вид коммуникации после устной речи. В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма . Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки. Какие же деловые письма согласно статистике мы используем чаще всего?

Виды документов и их классификация

Существует множество различных классификаций документов в делопроизводстве. Приведенная ниже классификация документов является наиболее распространенной. Она предлагается студентам на курсе «Документоведение и документационное обеспечение управления» (ДОУ) в государственных ВУЗах. Все документы подразделяются на следующие группы : по способу документирования; по сфере использования; по наименованию; по содержанию; по характеру содержания; по месту составления; по грифу ограничения доступа (степени гласности); по происхождению; по юридической силе; по форме изложения (степени унификации); по срокам исполнения; по срокам хранения; по степени обязательности. Виды документов внутри каждой группы: