К основному контенту

Порядок рассмотрения документов

После того как завершена регистрация входящего документа, документ поступает на рассмотрение в электронном или бумажном виде руководителю, заместителю или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Сотрудник канцелярии направляет документы в зависимости от распределения обязанностей в организации.

Рассмотрение бумажных документов

Здесь возможны 2 варианта:

  1. Бумажный документ сканируется, затем скан вкладывается в регистрационную карточку (РК), направляется на рассмотрение руководителю (заместителю).

    Таким образом, руководитель рассматривает бумажные документы только в электронном виде. Бумажный оригинал затем передается в отдел, который руководитель указал первым в резолюции.

  2. Документ поступает руководителю (заместителю) через секретаря в бумажном виде с распечатанной РК документа, на которой он пишет резолюцию. Затем сотрудник службы делопроизводства или секретарь приемной переносит резолюцию с бумаги в электронный вид.

    В отдел, который стоит первым исполнителем в резолюции, под роспись в РК, передается бумажный оригинал документа. Если исполнителей несколько, то документ копируется. Копия документа передается в отделы-соисполнители.

Рассмотрение электронных документов

Электронные документы направляются на рассмотрение руководителю (заместителю) и попадают в его личный почтовый ящик. Там он создает резолюцию, в которой должны быть заполнены поля:

— ответственный исполнитель;

— содержание поручения (что сделать);

— контрольный срок;

— фамилия подписывающего.

Срок рассмотрения документов составляет 1-3 дня в зависимости от содержания и объема документа. Вы можете закрепить срок рассмотрения каждого вида документа (письмо, приказ, служебная записка) в инструкции по делопроизводству.

После рассмотрения документ направляется на исполнение начальникам отделов и сотрудникам, указанным в резолюции. Документ попадает в их личные почтовые ящики, а также в канцелярию отдела. В канцелярии отдела документы может отслеживать сотрудник отдела, отвечающий за делопроизводство.

Контроль за исполнением документов>>

Обработка документа завершается подготовкой ответного письма и списанием его в дело.

Служба делопроизводства должна контролировать сроки исполнения документов и все стадии его обработки вплоть до списания документа в дело.

Как правильно считать сроки исполнения документов>>

Для этого в системе электронного документооборота формируются в автоматическом режиме справки об исполнении документов. Напоминания об истечении срока исполнения того или иного документа отправляются исполнителю на электронный почтовый ящик.

Руководитель (заместитель) может устанавливать срок исполнения документа на свое усмотрение, по умолчанию он составляет 30 дней.

Комментарии

Популярные сообщения из этого блога

Как правильно подготовить приказ и распоряжение

Приказ  — это организационно-распорядительный документ, которым оформляются решения руководителя организации. Приказы составляются для решения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы организации. Приказ  — основной распорядительный документ организации и подписывается руководителем или лицом его заменяющим. Распоряжение отличается от приказа тем, что в нем рассматриваются более узкие вопросы оперативного характера (хозяйственные вопросы, вопросы информационно-методического характера), и оно имеет ограниченный срок действия. Распоряжение может подписываться заместителем руководителя. Как оформить приказ или распоряжение?

10 самых распространенных деловых писем

Деловое письмо Деловое письмо  — самый распространенный вид коммуникации после устной речи. В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма . Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки. Какие же деловые письма согласно статистике мы используем чаще всего?

Виды документов и их классификация

Существует множество различных классификаций документов в делопроизводстве. Приведенная ниже классификация документов является наиболее распространенной. Она предлагается студентам на курсе «Документоведение и документационное обеспечение управления» (ДОУ) в государственных ВУЗах. Все документы подразделяются на следующие группы : по способу документирования; по сфере использования; по наименованию; по содержанию; по характеру содержания; по месту составления; по грифу ограничения доступа (степени гласности); по происхождению; по юридической силе; по форме изложения (степени унификации); по срокам исполнения; по срокам хранения; по степени обязательности. Виды документов внутри каждой группы: