10 января, 2019

Согласование документов службой делопроизводства

Если мы хотим, чтобы в документах организации был порядок, то служба делопроизводства должна наладить в организации процедуру согласования документов.

Смысл согласования в том, чтобы за каждый вопрос, затронутый в документе, отвечал компетентный сотрудник.

Это заставляет сотрудников организации работать в команде, кооперироваться и готовить единый документ, которым всем было бы удобно пользоваться. При этом каждый визирующий отвечает только за свой вопрос.

Процедура согласования также упрощает работу руководителя — он знает что и с кого спрашивать в каждом конкретном случае.

Кто участвует в согласовании документов

В примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях от 21.08.2018 перечислены участники процесса согласования:

  • исполнитель документа;
  • соисполнители (при наличии)
  • руководители структурных подразделений, работники организаций, вопросы которых затрагиваются в проекте документа;
  • заместители руководителя организации, курирующие затронутые в проекте документа вопросы;
  • юридическая служба (проекты локальных нормативных актов, приказы);
  • финансовое подразделение, если документ требует финансовых затрат;
  • служба делопроизводства.

Итак, служба делопроизводства, визирует документ в последнюю очередь. Это нужно, чтобы проверить правильность оформления документа непосредственно перед его подписанием, а также наличие всех виз.

Какие документы должна визировать служба делопроизводства:

  • проекты деловых писем;
  • проекты приказов, распоряжений;
  • проекты протоколов заседаний;
  • проекты локальных нормативных актов;
  • проекты договоров.

Пример правильно оформленного приказа>>

Порядок, процедуру согласования, перечень документов, подлежащих согласованию, сроки согласования документов необходимо закрепить в инструкции по делопроизводству. Это поможет избежать спорных ситуаций, а службе делопроизводства будет на что сослаться.

За процедуру согласования в целом отвечает непосредственно исполнитель документа. Он составляет список участников согласования, приносит или отправляет документы на согласование, контролирует процесс согласования, устраняет замечания.

Зачем нужна виза службы делопроизводства при согласовании документа

Виза службы делопроизводства обеспечивает документу грамотность, правильное оформление реквизитов, соблюдение структуры документа.

Служба делопроизводства при визировании документа должна проверять:

  • размеры полей страницы;
  • нумерацию страниц;
  • шрифт;
  • размер интервалов;
  • выравнивание страницы;
  • наличие и размер абзацного отступа;
  • наличие необходимых реквизитов и правильное их оформление;
  • грамматические и стилистические ошибок в тексте документа;
  • наличие виз и правильность их оформления;
  • правильность наименования должности руководителя и сотрудников организации.

Чем руководствуется служба делопроизводства при визировании документов

  • ГОСТ Р 7.0-97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
  • Инструкцию по делопроизводству организации.
  • Штатное расписание.
  • Распределение обязанностей в организации в соответствии с должностными инструкциями или приказом.
  • Правила русского языка.

Давайте разберем пример

Принесли приказ. Что проверяет служба делопроизводства:

  1. Поля должны быть не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

  2. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа, начиная со второй страницы.

  3. Шрифт. Используем шрифты (Times New Roman, Arial) 12, 13, 14 размера.

  4. Межстрочные интервалы в тексте документа — 1–1,5; между текстом и подписью — 3.

  5. Для приказа используется продольный бланк. То есть реквизиты наименование организации, документа и место издания центрируются посередине листа. Текст выравнивается по ширине.

  6. Абзацный отступ — 1,25 см.

  7. Наличие и правильность оформления реквизитов. Обязательными реквизитами приказа являются:

    - наименование организации;
    - наименование вида документа;
    - дата;
    - регистрационный номер документа;
    - место составления (издания) документа;
    - заголовок к тексту;
    - текст документа;
    - подпись;
    - виза (лист согласования);
    - отметка об исполнителе.

  8. Проверяем грамматические и стилистические ошибки в тексте документа. Также проверяем наличие распорядительного слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзацем или строчными буквами в разрядку с новой строки без абзаца (п р и к а з ы в а ю).

  9. Визы в приказе проставляются на листе согласования, который может быть оформлен отдельно от приказа или на оборотной стороне последнего листа.

  10. Проверяем правильность наименования должности руководителя и сотрудников организации.

Пример правильно оформленного приказа>>

Читаем статью: Порядок согласования документов>>

Комментариев нет:

Отправить комментарий