Цель сопроводительного письма заложена в его названии. Оно «сопровождает» документы, в которых отсутствует адресная часть.
Такими документами могут быть: протоколы, приказы, договоры, соглашения, отчеты, финансовые документы.
Сопроводительное письмо помогает установить факт отправки и получения документов, определить точный состав направляемых документов, дату и номер регистрации. Часто сопроводительное письмо направляют в двух экземплярах, чтобы один вернулся обратно в организацию с подтверждением получения документа — росписью и датой принимаемой стороны.
Образец сопроводительного письма на бланке>>Соберем конструктор сопроводительного письма из таблицы:
Обращение | Вводная часть | Основная часть | Отметка о приложении |
---|---|---|---|
Уважаемый Михаил Юрьевич! | Направляем Вам проект договора | Просим Вас согласовать договор или внести изменения до | Проект договора на 2 л. в 1 экз. |
Уважаемая Ольга Дмитриевна! | Высылаем Вам 2 экземпляра акта выполненных работ | Просим Вас направить в наш адрес 1 подписанный экземпляр акта | на 4 л. в 1 экз. |
- | В соответствии с вашим запросом от № представляем заверенные копии первичных документов | 1. 2. Акт на 2 л. в 1 экз. 3. Справка от № на 1 л. в 1 экз. |
|
Уважаемый господин Панкратов! | На основании нашей договоренности | Направляем Вам информацию об услугах нашей организации | 1. Коммерческое предложение на 1 л. в 1 экз. 2. Прайc на 2 л. в 1 экз. 3. Презентация.pdf на |
- | На основании п. 3 протокола от № | Направляем в ваш адрес указанные документы | письмо УФССП от № и приложения к нему, всего на 4 л. |
Пример сопроводительного письма
О направлении документов
Уважаемый Петр Петрович!
В связи с проведением совещания
Будем рады ответить на Ваши вопросы.
Приложение: 1. Повестка дня на 1л. в 1 экз.
2. Презентация с выступлениями на CD в 1 экз.
3. Схема рассадки на 1 л. в 1 экз.
Пример 2
О предоставлении документов
На основании вашего запроса от
Приложение: 1. Приказ о назначении генерального директора на 1 л. в 1 экз.
2. Устав
С уважением,
Генеральный директор
Комментариев нет:
Отправка комментария