05 февраля, 2018

Развитие и тенденции делопроизводства в 2018-2020 годах

Что нас ждет в современном делопроизводстве?

Какие изменения произойдут в ближайшее время?

Что нужно уметь специалисту по делопроизводству, чтобы оставаться востребованным?

На эти и другие вопросы мы ответим в нашей статье.

В декабре 2017 года в Москве проходил семинар по делопроизводству "Современные технологии документационного обеспечения управления". На этом семинаре обсуждались актуальные вопросы делопроизводства:

  • Проблемы электронного документооборота.
  • Какой электронный документ приравнивается к бумажному.
  • Какой должна быть правильная электронно-цифровая подпись.
  • Какие изменения в делопроизводстве нас ждут в 2018-2020 годах.

Итак,

Главный вывод, который мы можем сделать - электронный документооборот вытесняет бумажный, поэтому всей системе делопроизводства необходимо перестраиваться.

Электронный архив, электронные документы, электронная отчетность, электронная подпись становятся частью нашей повседневной жизни.

Прочитайте об электронной подписи в статье
"Зачем нужна электронная подпись и как ее получить">>

Где мы сейчас уже можем использовать электронный документ?

  • в нотариальной сфере;
  • в качестве доказательства в суде;
  • в документообороте между органами государственной и муниципальной власти, юридическими и физическими лицами;
  • при архивировании документов.

Подробнее об официальных электронных документах узнайте в статье
"Какой электронный документ можно считать официальным">>

Также ужесточились требования к СЭД:

  • доступ к СЭД должен занимать не более 3-х секунд;
  • доступ к регистрационной карточке должен быть не более 5 секунд;
  • время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД должен быть не более 30 минут.

Также меняются схемы работы с документами.

Раньше документы хранились в структурных подразделениях в бумажном виде.

Сейчас происходит выведение бумажных документов из обращения и стремление к централизованному хранению документов.

Эта тенденция должна привести к ускорению поиска информации и к более качественному хранению документов.

Какие изменения произошли в обязанностях службы делопроизводства?

  • Служба делопроизводства должна осуществлять проверку действительности электронной подписи,
  • формировать электронные дела в соответствии с номенклатурой дел. В номенклатуре дел указываем, что дело ведется в электронной форме. Это отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание";
  • правильно определять сроки хранения для электронных документов.

    Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Что нас ждет в перспективе?

  • Обеспечение юридической силы электронных документов во время их хранения и использования.
  • Разработка бланков для e-mail с защитными свойствами.
  • Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.
  • Регистрационный номер должен стать обязательным реквизитом документа.

Так что теперь современный делопроизводитель обязан:

  • уметь работать за компьютером в системе электронного документооборота,
  • понимать весь путь электронного документа,
  • быть в постоянном взаимодействии со службой информатизации.

Конечно, полностью переход на безбумажный документооборот не произойдет так быстро. Но мы с вами должны быть к этому готовы.

С уважением,
Специалист по ДОУ и делопроизводству
Инна Самсонова

2 комментария:

  1. Здравствуйте.
    Проясните, пожалуйста, следующее:
    "Также ужесточились требования к СЭД:" - ужесточение требований к СЭД (которые идут ниже) были декларированы на декабрьском семинаре "Современные технологии документационного обеспечения управления"?

    И второй вопрос:
    "Регистрационный номер должен стать обязательным реквизитом документа" - имелось ввиду что рег.номер должен быть у каждого зарегистрированного официального документа в СЭД? Или у любого электронного документа в СЭД?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте, Павел!
      В статье я рассказала о развитии и тенденциях современного делопроизводства. Речь шла о требованиях к СЭД у организаций, которые стоят перед выбором СЭД. На рынке электронного документооборота возрастает конкуренция, и естественно, что в организациях с большим объемом документооборота хотят работать быстрее. Это тенденция, ничем не задекларированная.

      2. Регистрационный номер документа в настоящее время является реквизитом документа. Это прописано в ГОСТ Р 6.30-2003. Однако ГОСТ носит рекомендательный характер.
      Новый нормативный акт, подтверждающий, что регистрационный номер - обязательный реквизит официального документа (электронного или бумажного) поможет привести документы к единообразию и подтверждать или опровергать подлинность документов, предоставляемых в судах.

      Удалить