05 февраля, 2018

Развитие и тенденции делопроизводства в 2018-2020 годах

Что нас ждет в современном делопроизводстве?

Какие изменения произойдут в ближайшее время?

Что нужно уметь специалисту по делопроизводству, чтобы оставаться востребованным?

На эти и другие вопросы мы ответим в нашей статье.

В декабре 2017 года в Москве проходил семинар по делопроизводству "Современные технологии документационного обеспечения управления". На этом семинаре обсуждались актуальные вопросы делопроизводства:

  • Проблемы электронного документооборота.
  • Какой электронный документ приравнивается к бумажному.
  • Какой должна быть правильная электронно-цифровая подпись.
  • Какие изменения в делопроизводстве нас ждут в 2018-2020 годах.

Итак,

Главный вывод, который мы можем сделать - электронный документооборот вытесняет бумажный, поэтому всей системе делопроизводства необходимо перестраиваться.

Электронный архив, электронные документы, электронная отчетность, электронная подпись становятся частью нашей повседневной жизни.

Прочитайте об электронной подписи в статье
"Зачем нужна электронная подпись и как ее получить">>

Где мы сейчас уже можем использовать электронный документ?

  • в нотариальной сфере;
  • в качестве доказательства в суде;
  • в документообороте между органами государственной и муниципальной власти, юридическими и физическими лицами;
  • при архивировании документов.

Подробнее об официальных электронных документах узнайте в статье
"Какой электронный документ можно считать официальным">>

Также ужесточились требования к СЭД:

  • доступ к СЭД должен занимать не более 3-х секунд;
  • доступ к регистрационной карточке должен быть не более 5 секунд;
  • время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД должен быть не более 30 минут.

Также меняются схемы работы с документами.

Раньше документы хранились в структурных подразделениях в бумажном виде.

Сейчас происходит выведение бумажных документов из обращения и стремление к централизованному хранению документов.

Эта тенденция должна привести к ускорению поиска информации и к более качественному хранению документов.

Какие изменения произошли в обязанностях службы делопроизводства?

  • Служба делопроизводства должна осуществлять проверку действительности электронной подписи,
  • формировать электронные дела в соответствии с номенклатурой дел. В номенклатуре дел указываем, что дело ведется в электронной форме. Это отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание";
  • правильно определять сроки хранения для электронных документов.

    Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Что нас ждет в перспективе?

  • Обеспечение юридической силы электронных документов во время их хранения и использования.
  • Разработка бланков для e-mail с защитными свойствами.
  • Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.
  • Регистрационный номер должен стать обязательным реквизитом документа.

Так что теперь современный делопроизводитель обязан:

  • уметь работать за компьютером в системе электронного документооборота,
  • понимать весь путь электронного документа,
  • быть в постоянном взаимодействии со службой информатизации.

Конечно, полностью переход на безбумажный документооборот не произойдет так быстро. Но мы с вами должны быть к этому готовы.

С уважением,
Специалист по ДОУ и делопроизводству
Инна Самсонова

7 комментариев:

  1. Здравствуйте.
    Проясните, пожалуйста, следующее:
    "Также ужесточились требования к СЭД:" - ужесточение требований к СЭД (которые идут ниже) были декларированы на декабрьском семинаре "Современные технологии документационного обеспечения управления"?

    И второй вопрос:
    "Регистрационный номер должен стать обязательным реквизитом документа" - имелось ввиду что рег.номер должен быть у каждого зарегистрированного официального документа в СЭД? Или у любого электронного документа в СЭД?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте, Павел!
      В статье я рассказала о развитии и тенденциях современного делопроизводства. Речь шла о требованиях к СЭД у организаций, которые стоят перед выбором СЭД. На рынке электронного документооборота возрастает конкуренция, и естественно, что в организациях с большим объемом документооборота хотят работать быстрее. Это тенденция, ничем не задекларированная.

      2. Регистрационный номер документа в настоящее время является реквизитом документа. Это прописано в ГОСТ Р 6.30-2003. Однако ГОСТ носит рекомендательный характер.
      Новый нормативный акт, подтверждающий, что регистрационный номер - обязательный реквизит официального документа (электронного или бумажного) поможет привести документы к единообразию и подтверждать или опровергать подлинность документов, предоставляемых в судах.

      Удалить
  2. Здравствуйте, спасибо большое за Вашу работу! Всегда и новенькое есть и интересненькое! Прям Вас обожаю!

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Лилия, спасибо Вам за теплые слова и поддержку! Очень приятно осознавать, что кому-то это нужно.

      Удалить
  3. Анонимный29.05.2018, 09:14

    Доброго дня!
    Инна, хочу вернуться к вопросу о внедрении нового ГОСТа в делопроизводстве - т.к. ответа на свой комментарий (https://www.docdelo.ru/2017/03/izmeneniya-v-oformlenii-documentov-v-novom-gost-r-7097-2016.html?showComment=1527577670450) я пока не получила.
    Новый ГОСТ применяется на добровольной основе.
    Правильно ли я понимаю, что для торгового ИП, которое продукции не производит и не заявляет публично о соответствии национальному стандарту, применение его не обязательно?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте!
      ГОСТ носит рекомендательный характер. Обязать вас использовать ГОСТ никто не может, но все же, если вы ведете деловую переписку или оформляете внутренние документы (приказы, протоколы, письма), то желательно его использовать для своей же репутации и единообразия документации.

      Удалить