Зачем нужна должностная инструкция

Должностная инструкция — документ, о котором мы все знаем. Однако, если копнуть глубже, то мы выясним, что знаем о нем не так уж и много. Далеко не каждый делопроизводитель с уверенностью ответит на такие вопросы:

• Обязательным ли документом организации является должностная инструкция?
• Какие документы служат основой для должностной инструкции?
• Кто должен разрабатывать должностную инструкцию?
• Зачем нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция секретаря руководителя>>

Давайте разбираться.

Итак, должностная инструкция не является обязательным документом организации. Статья 8 Трудового Кодекса РФ говорит о том, что работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты, соответствующие действующему трудовому законодательству и не ухудшающие положение работника, по сравнению с установленным трудовым законодательством.

В Трудовом кодексе про должностную инструкцию ничего не сказано. Основным документом, регулирующим трудовые отношения между работником и работодателем, является трудовой договор.

Заключение трудового договора. Все по порядку>>

Таким образом, должностная инструкция — это локальный нормативный акт организации. Он разрабатывается и оформляется на усмотрение работодателя. Отсутствие должностной инструкции не является нарушением трудового законодательства (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042−6–0). Это относится ко всем организациям, кроме государственный органов — составление должностных инструкций для них обязательно.

Роструд в своем письме от 31.10.2007 № 4412−6 разъясняет, «несмотря на то что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.»

Должностная инструкция необходима и для работника, и для работодателя.

В ней четко определены:

• обязанности работника;
• знания, которыми должен обладать сотрудник по занимаемой должности;
• права сотрудника на рабочем месте;
• зона ответственности.

Именно этот документ помогает разрешать споры как в организации, так и в суде. С помощью него можно оценить эффективность работников, их соответствие занимаемым должностям, правильно распределить трудовые функции между работниками, временно перевести работника на другую работу.

Для работника должностная инструкция является средством защиты от дополнительных обязанностей, претензий со стороны работодателя.

Инструкция оформляется как приложение к трудовому договору, так и утверждается работодателем как отдельный документ.

Какие документы нужны для разработки должностных инструкций?

В первую очередь это локальные нормативно-правовые акты работодателя:

• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Штатное расписание;
• Положение о структурном подразделении;
• Приказы о распределении полномочий между руководителями организации.

Основой для разработки содержания должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ. Эти документы перечисляют основные элементы, которые должны быть в инструкции: наименование должности, специальности, профессии работника, требования к уровню его знаний, примерный перечень обязанностей.

Квалификационные характеристики содержатся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 года № 37 «Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих» .

Для работников в сфере образования, медицины, общественного питания, государственных служащих, военных и некоторых других существуют справочники квалификационных характеристик по отраслям.

Если в приведенных документах отсутствует точное наименование должности, для которой разрабатывается должностная инструкция, то можно взять за основу похожую по своему значению или смежную должность.

Кто разрабатывает должностную инструкцию?

Правильно, если разработкой должностных инструкций должен заниматься руководитель структурного подразделения, который хорошо знает процессы работы в отделе, нагрузку и функции сотрудников.

На практике в организациях это ответственное задание выполняет сам работник, специалисты отдела кадров, секретарь, юрист. Так как они знакомы с работой отдела и трудовыми обязанностями на конкретном участке работы поверхностно, разработка должностных инструкций этими специалистами может быть не столь эффективной.

Должностная инструкция переводчика>>

С уважением, Инна.
Специалист по ДОУ и делопроизводству