04 октября, 2017

Пять отличий русского и английского делового письма. Часть 2.

В предыдущей статье «Пять отличий русского и английского делового письма. Часть 1.» мы рассмотрели схожие черты английского и русского делового письма, а также обозначили 3 первых отличия англоязычной и русской деловой переписки. В этой статье мы продолжим изучать отличия деловых писем, а в конце статьи вас ждет образец делового письма на английском языке.

Деловое письмо на английском: как грамотно составить>>

Образец письма на английском языке>>

Итак, продолжим.

  1. Деловое письмо на русском языке строится по принципу мы-подход.

    Мы рады вам сообщить
    Мы хотим вам предложить
    Мы сожалеем

    В деловом письме на английском языке встречается как мы-подход, так и я-подход. К «мы» всегда возникает много вопросов: кто это «мы» — вся организация, руководство или все в целом, но никто в действительности.

    Когда должностное лицо подписывает письмо, употребляя в письме «Я», это вызывает больше доверия. Становится понятно, кто взял на себя ответственность, кто будет решать возникшие вопросы, к кому можно обратиться в дальнейшем.

    I would be glad to know
    Я был бы рад узнать

    I am truly grateful for your advice.
    Я искренне благодарен за Ваш совет.

    I am most grateful to you for helping me.
    Я очень благодарен Вам за помощь.

    I shall be happy to discuss with you
    Буду счастлив обсудить с Вами

  2. На Западе во всех сферах общения, в том числе и деловом, личностный подход является главным направлением для установления контакта и развития отношений. В английской и американской деловой переписке считается, что выражение почтения и уважения к деловому партнеру или клиенту — начало успешного дела, а выражение любезности позволяет установить более тесное общение. Поэтому в западной деловой переписке обращение является обязательным, а в конце письма так много фраз вежливости и благодарности.

    Thank you for your message
    Спасибо за Ваше сообщение

    Thank you for your quick response
    Спасибо за Ваш быстрый ответ

    Thank you very much for sending me the catalogue
    Большое спасибо за то, что отправили мне каталог

    Thank you for your time
    Спасибо за Ваше время

    Thanks in advance
    Заранее благодарю

    Обязательное обращение и обязательные этикетные фразы только начинают быть неотъемлемой частью нашей деловой переписки. Мы можем спокойно писать письмо в адрес фирмы, ни к кому не обращаясь.

    Однако и у нас происходят изменения в пользу личностного подхода. Новый ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.» закрепляет использование при написании документов вступительного обращения, которое начинается со слова «Уважаемый (ая)», а также заключительную этикетную фразу — «С уважением…».

  3. В деловом письме на английском языке принято использовать блочную структуру. Письмо пишется фрагментами и разбивается на отдельные смысловые куски:

    • Приветствие.
    • Ссылка на предыдущий контакт, общение.
    • Цель письма.
    • Завершение письма.
    • Этикетные фразы.

    Блочная структура позволяет экономить время на прочтение письма и быстро находить нужную информацию. Красная строка в англоязычной деловой переписке не используется.

    Деловое письмо на русском языке пишется сплошным текстом. Красная строка помогает выделить абзацы. Однако в сплошном тексте найти нужную информацию и уловить суть письма за короткое время трудно. Это одна из причин того, что не все входящие письма читаются адресатом.

Деловое письмо на русском: правила оформления>>

После изучения и сопоставления русского и английского делового письма я пришла к следующим выводам:

  1. Нужно писать проще и понятнее, стараться избегать штампов и длинных предложений. Штампы вполне можно заменить нейтральным и менее объемным словом, а сложное предложение разбить на несколько простых.
  2. Нужно стараться установить личностный контакт — обращаться в письме по имени, отчеству, использовать больше слов благодарности, вежливости.
  3. Не стоит бояться употреблять «Я», тем самым отвечая лично за свои слова и действия. Деловые партнеры это оценят.
  4. Не следует коренным образом менять форму изложения и структуру делового письма для российских партнеров и клиентов. Они могут неправильно понять и не оценить такой подход.

Давайте попробуем в наше традиционное деловое письмо привнести больше индивидуальности и вежливости!

Образец делового письма на английском языке:

Mr William Black
General Manager
111 Western Lane
London Е 2 8 TM

Mr Oliver Smith
1304 Nelson Street.
Manchester 1108

13 February, 2017

Dear Mr Smith

Thank you for your letter of January 10, 2017, in which you informed us that the goods that you purchased was of poor quality.

I am sorry that you experienced this problem and promise to replace a bad product on the quality. While our company makes every attempt to insure that our products are not defective, this unfortunate incident can occur.

I am very appreciative that you have taken the time to bring this to our attention and would like to thank you for purchasing our products.

Kind regards,

William Black
General Manager

Перевод

Дорогой Мистер Смит,

Благодарю Вас за письмо от 10 января 2017 года, в котором Вы сообщили нам, что товар, который Вы приобрели, был плохого качества.

Я сожалею, что у вас возникла эта проблема, и обещаю заменить плохой товар на качественный. Несмотря на то, что наша компания прилагает большие усилия, чтобы наши продукты не имели дефектов, такой несчастный случай может произойти.

Я очень ценю, что Вы нашли время, чтобы довести эту проблему до нашего сведения, и хочу поблагодарить Вас за приобретение нашей продукции.

С уважением,
Генеральный директор Уильям Блэк.

Комментариев нет:

Отправить комментарий