07 августа, 2017

Как правильно оформить акт приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел — необходимый документ при назначении, увольнении или переводе как простого сотрудника, так и начальника отдела. Также акт приема-передачи дел следует составить при ликвидации или реорганизации структурного подразделения.

Единой формы акта, закрепленной в нормативных документах, не существует. В Основных правилах работы архивов организаций от 06.02.2002 установлена форма акта приема-передачи дел при смене ответственного за архив. Остальные акты составляются в произвольной форме в соответствии с правилами делопроизводства. В дальнейшем форму акта можно закрепить на уровне организации в Инструкции по делопроизводству.

Оформить акт приема-передачи дел нужно для того, чтобы понять в каком состоянии остаются дела на момент увольнения сотрудника или изменения структуры отдела. А также для того, чтобы понимать на ком лежит ответственность, в случае возникновения спорной ситуации по ведению документов и дел.

Образец акта о приеме-передаче дел>>

Особенности составления акта приема-передачи дел:

  1. В начале акта указываем основание — документ, который явился причиной составления акта. Например, приказ об увольнении сотрудника или приказ о реорганизации структурного подразделения.

  2. Затем указываем в акте состав комиссии, которая будет его рассматривать, а также проверять правильность оформления и формирования дел, наличие необходимых документов.

    Любой акт составляется комиссией, так как акт — это документ, в обязательном порядке составляемый несколькими лицами (не менее 3-х человек). Об этом мы писали в статье об общих принципах составления актов.

    Поэтому сначала нужно определить состав комиссии и оформить приказ о назначении комиссии.

    Образец приказа о назначении состава экспертной комиссии>>

    Оформляем состав комиссии в начале акта:

    Председатель заместитель генерального директора Р. Е. Первушин
    Члены комиссии:главный юрист А. В. Позднякова
    главный бухгалтер А. Ю. Романова
    начальник канцелярии Е. И. Сицкая
    Присутствовали: начальник юридического отдела О. В. Аханов
    заместитель начальника юридического отдела И. П. Водянов

    В графу «Присутствовали» мы включаем того, кто передает дела и того, кому передают.

  3. Затем оформляем перечень передаваемых документов. Графы можно менять местами, добавлять.

    №  Наименование дела ПериодКоличество томовПримечание
    1Судебные повестки12.01.2013 18.12.2016 6
    2Ходатайства18.01.2013 25.12.2016 5
    3Переписка с районным судом
    по делу № 18-03А/145 с ООО «Гарантия»
    25.03.2014 12.09.2015 2
    4Дело № А-023/45
    с ФГУП «Почта России»
    25.07.2015 18.11.2016 4

В графу «Примечания» включаем документы, которые отсутствуют в деле, но должны там быть. Например:

Отсутствует отзыв от 03.08.2016 № 12–05/45 по делу с ООО «Мир окон»

Скачиваем или копируем Образец акта о приеме-передаче дел>>

С уважением, Инна

Комментариев нет:

Отправить комментарий