Как правильно оформить акт приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел — необходимый документ при назначении, увольнении или переводе как простого сотрудника, так и начальника отдела. Также акт приема-передачи дел следует составить при ликвидации или реорганизации структурного подразделения.

Единой формы акта, закрепленной в нормативных документах, не существует. В Основных правилах работы архивов организаций от 06.02.2002 установлена форма акта приема-передачи дел при смене ответственного за архив. Остальные акты составляются в произвольной форме в соответствии с правилами делопроизводства. В дальнейшем форму акта можно закрепить на уровне организации в Инструкции по делопроизводству.

Оформить акт приема-передачи дел нужно для того, чтобы понять в каком состоянии остаются дела на момент увольнения сотрудника или изменения структуры отдела. А также для того, чтобы понимать на ком лежит ответственность, в случае возникновения спорной ситуации по ведению документов и дел.

Образец акта о приеме-передаче дел>>

Особенности составления акта приема-передачи дел:

1. В начале акта указываем основание — документ, который явился причиной составления акта. Например, приказ об увольнении сотрудника или приказ о реорганизации структурного подразделения.

2. Затем указываем в акте состав комиссии, которая будет его рассматривать, а также проверять правильность оформления и формирования дел, наличие необходимых документов.

   Любой акт составляется комиссией, так как акт — это документ, в обязательном порядке составляемый несколькими лицами (не менее 3-х человек). Об этом мы писали в статье об общих принципах составления актов.

   Поэтому сначала нужно определить состав комиссии и оформить приказ о назначении комиссии.

   Образец приказа о назначении состава экспертной комиссии>>

   Оформляем состав комиссии в начале акта:
   

   Председатель	заместитель генерального директора Р. Е. Первушин
   Члены комиссии:	главный юрист А. В. Позднякова главный бухгалтер А. Ю. Романова начальник канцелярии Е. И. Сицкая
   Присутствовали:	начальник юридического отдела О. В. Аханов заместитель начальника юридического отдела И. П. Водянов

   В графу «Присутствовали» мы включаем того, кто передает дела и того, кому передают.

3. Затем оформляем перечень передаваемых документов. Графы можно менять местами, добавлять.

   №	Наименование дела	Период	Количество томов	Примечание
   1	Судебные повестки	12.01.2013 18.12.2016	6
   2	Ходатайства	18.01.2013 25.12.2016	5
   3	Переписка с районным судом по делу № 18-03А/145 с ООО «Гарантия»	25.03.2014 12.09.2015	2
   4	Дело № А-023/45 с ФГУП «Почта России»	25.07.2015 18.11.2016	4
   …

В графу «Примечания» включаем документы, которые отсутствуют в деле, но должны там быть. Например:

Отсутствует отзыв от 03.08.2016 № 12–05/45 по делу с ООО «Мир окон»

Скачиваем или копируем Образец акта о приеме-передаче дел>>

С уважением, Инна