05 июля, 2017

Какой электронный документ можно считать официальным

Электронный документ вытесняет бумажный - это уже реальность. Внутри организаций бумажные документы заменяет внутрикорпоративная почта или система электронного документооборота.

В государственных организациях СЭД позволяет обмениваться документами с другими государственными органами, физическими и юридическими лицами.

А как быть с обменом электронными документами между обычными организациями? На какой электронный документ нужно отвечать, а какой можно проигнорировать? Как должен выглядеть документ в электронном виде, чтобы он мог быть доказательством в спорных ситуациях?

Внутри организации все понятно. Это в интересах сотрудников читать свой электронный ящик и своевременно отвечать на письма. В крайнем случае всегда можно лично или с помощью телефонного звонка прояснить ситуацию относительно неотвеченного письма, нарушения срока или качества информации.

При отправлении письма по электронной почте в сторонние организации есть риск, что оно не будет прочитано, на него не будет дан своевременный ответ и при необходимости что-то доказать с помощью обычного e-mail будет сложно. Чтобы письмо пошло в работу, без нескольких телефонных звонков скорее всего будет не обойтись.

Давайте разберемся, что нужно сделать для того, чтобы электронный документ был официальным.

В любом документе есть обязательные реквизиты, без которых документ - не документ, а есть переменные. Переменные могут быть установлены в качестве обязательных внутри организации , исключаться, добавляться.

Итак,

Какие реквизиты придают документу юридическую силу?

  • наименование организации - автора документа;
  • наименование вида документа (для писем этот реквизит опускается);
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления (издания) документа;
  • отметка об электронной подписи (на бумажном носителе – это обычная подпись).

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих правил:

  1. Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе.
  2. Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере.
  3. Элементы отметки об электронной подписи не должны прерываться или накладываться друг на друга.
  4. Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа.

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) "Об электронной подписи" (далее - Закон) гласит, что

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Лицо, которое подписывает документ электронной подписью, должно обладать этим правом.

Образец отметки об электронной подписи

Наименование должности Документ подписан электронной подписью
Сертификат 1000001111
Владелец Орлов Иван Андреевич
Действителен с 01.01. 2017 по 01.01.2018
И.А. Орлов

Тот же Закон нам сообщает, что

Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью имеет юридическую силу, если между организациями - участниками электронного взаимодействия есть соглашение об электронном обмене документами. (ст. 6 Закона)

На основании Закона мы также можем сделать вывод, что документ, подписанный электронной подписью, переданный даже по незащищенным каналам связи (в том числе обычная электронная почта) может быть признан официальным. Также электронные документы могут быть переданы с помощью СЭД или оператора связи. Передача электронной отчетности в государственные организации осуществляется только через операторов связи.

Почему электронный документ, не подписанный электронной подписью, переданный по электронной почте, не может быть признан официальным?

  1. Возникает трудность с определением личности отправителя. Никто не может гарантировать, что доступ к данной электронной почте имеет только один человек.
  2. Не может быть обеспечена конфиденциальность информации. То есть нет никаких гарантий, что документ в процессе обработке не был изменен.

Чтобы признать электронную переписку официальной, организациям нужно указать это в соглашении.

Стороны договорились, что в процессе исполнения условий настоящего Договора будут осуществлять постоянную связь посредством обмена корреспонденцией с помощью электронной почты. Документы, представляемые в электронном виде, заверяются простой электронной подписью уполномоченных должностных лиц.

При возникновении споров в суде суд запросит выписку из соглашения, и на ее основании электронный документ будет принят в качестве доказательства.

Резюме:

  1. Вы можете осуществлять обмен электронными документами с организациями с помощью электронной почты, СЭД или операторов связи.
  2. Если вы собираетесь использовать электронную подпись, то получите ее по все правилам в сертифицированном центре, сделайте штамп с отметкой об электронной подписи, подпишите соглашение с партнерами.
  3. Если вам пришло письмо по электронной почте без электронной подписи и соглашения с организацией-отправителем нет, то поступайте с письмом на ваше усмотрение.

С уважением, Инна, автор сайта docdelo.ru

2 комментария:

  1. Анонимный01.04.2018, 20:24

    Что за формат даты статьи? 05 ИЮЛЯ, 2017

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. К сожалению, Гугл работает не по нашему ГОСТ.

      Удалить