05 июля, 2017

Какой электронный документ можно считать официальным?

Электронный документ вытесняет бумажный - это уже реальность. Внутри организаций бумажные документы заменяет внутрикорпоративная почта или система электронного документооборота.

В государственных организациях СЭД позволяет обмениваться документами с другими государственными органами, физическими и юридическими лицами.

А как быть с обменом электронными документами между обычными организациями? На какой электронный документ нужно отвечать, а какой можно проигнорировать? Как должен выглядеть документ в электронном виде, чтобы он мог быть доказательством в спорных ситуациях?

Внутри организации все понятно. Это в интересах сотрудников читать свой электронный ящик и своевременно отвечать на письма. В крайнем случае всегда можно лично или с помощью телефонного звонка прояснить ситуацию относительно неотвеченного письма, нарушения срока или качества информации.

При отправлении письма по электронной почте в сторонние организации есть риск, что оно не будет прочитано, на него не будет дан своевременный ответ и при необходимости что-то доказать с помощью обычного e-mail будет сложно. Чтобы письмо пошло в работу, без нескольких телефонных звонков скорее всего будет не обойтись.

Давайте разберемся, что нужно сделать для того, чтобы электронный документ был официальным.

В любом документе есть обязательные реквизиты, без которых документ - не документ, а есть переменные. Переменные могут быть установлены в качестве обязательных внутри организации , исключаться, добавляться.

Итак,

Какие реквизиты придают документу юридическую силу?

  • наименование организации - автора документа;
  • наименование вида документа (для писем этот реквизит опускается);
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления (издания) документа;
  • отметка об электронной подписи (на бумажном носителе – это обычная подпись).

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих правил:

  1. Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе.
  2. Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере.
  3. Элементы отметки об электронной подписи не должны прерываться или накладываться друг на друга.
  4. Элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа.

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) "Об электронной подписи" (далее - Закон) гласит, что

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

То есть в электронном же виде мы видим файл документа с пустым местом вместо подписи, а рядом с ним прикреплен еще один файл с тем же названием, но в другом формате. Это и есть электронно-цифровая подпись. Ее можно получить только в специализированном удостоверяющем центре, который есть в каждом регионе.

Отметка об электронной подписи ставится только в том случае, если документ распечатывается, и его нужно где-то предъявить или подшить.

Образец отметки об электронной подписи

Наименование должности Документ подписан электронной подписью
Сертификат 1000001111
Владелец Орлов Иван Андреевич
Действителен с 01.01. 2017 по 01.01.2018
И.А. Орлов

Тот же Закон нам сообщает, что

Электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Таким образом, документ, подписанный электронной подписью, является официальным и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. (ст. 6 Закона)

На основании Закона мы также можем сделать вывод, что документ, подписанный электронно-цифровой подписью, переданный даже по незащищенным каналам связи (в том числе обычная электронная почта) может быть признан официальным.

Почему простой электронный документ, переданный по электронной почте, не может быть признан официальным?

  1. Возникает трудность с определением личности отправителя. Никто не может гарантировать, что доступ к данной электронной почте имеет только один человек.
  2. Не может быть обеспечена конфиденциальность информации. То есть нет никаких гарантий, что документ в процессе обработке не был изменен.

Чтобы признать электронную переписку официальной, организациям нужно об этом договориться и указать это в договоре.

Пример:
Стороны договорились, что в процессе исполнения условий настоящего Договора будут осуществлять постоянную связь посредством обмена корреспонденцией с помощью электронной почты

или

Документы, представляемые в электронном виде, заверяются электронной цифровой подписью уполномоченных должностных лиц.

При возникновении споров в суде суд запросит выписку из договора, и на ее основании электронный документ будет признан в качестве доказательства в качестве доказательства.

Резюме:

  1. Если вы все-таки решились обмениваться документами по электронной почте без использования электронно-цифровой подписи, то укажите это в договоре или соглашении с организациями. Также фиксируйте факт отправки или получения письма в журнале регистрации.
  2. Если вы собираетесь использовать электронно-цифровую подпись, то получите ее по все правилам в сертифицированном центре, сделайте штамп с отметкой об электронной подписи, предупредите о начале ее использования партнеров. Указание об этом в договоре или соглашении будет служить дополнительной гарантией.
  3. Если вам пришло письмо по электронной почте, а никаких договоренностей (письменных или устных) с организацией-отправителем нет, то поступайте с письмом на ваше усмотрение.

С уважением, Инна, автор сайта docdelo.ru

Комментариев нет:

Отправить комментарий