Шпаргалка делопроизводителя : Основные документы организации в таблице

В студенческие годы мне не хватало шпаргалки по основным документам организации. Чтобы в одном месте можно было посмотреть главные характеристики документа, к какой системе документации документ относится, какую функцию выполняет в делопроизводстве.

Знать набор основных реквизитов каждого документа также будет нелишним, особенно в преддверии выхода нового ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.»

Текст нового ГОСТ Р 7.0.97–2016.

В новом ГОСТ изменились наименования реквизитов и их состав. Подробнее об этом можно прочитать в статье «Изменения в оформлении документов в новом ГОСТ Р 7.0.97–2016»

А теперь представляю вашему вниманию шпаргалку по основным видам документов в табличной форме. Надеюсь, она вам пригодится в учебе и в работе.

Вид документа	Характеристика	Назначение	Набор реквизитов
Положение	Организационно-правовой документ организации.	Положение - правовой акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности (положение об организации, положение о структурном подразделении).	Наименование организации Наименование вида документа Дата документа Регистрационный номер документа Место составления (издания) документа Заголовок к тексту Текст Подпись Виза Гриф утверждения
Инструкция	Организационно-правовой документ организации.	Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего нормативно-правового акта либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций или действий (инструкция по изготовлению и использованию печатей и штампов).	Наименование организации Наименование вида документа Дата документа Регистрационный номер документа Место составления (издания) документа Заголовок к тексту Текст Подпись Виза Гриф утверждения
Приказ	Приказ является основным распорядительным документом организации и подписывается руководителем или лицом его заменяющим.	Приказом оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.	Наименование организации Наименование вида документа Дата документа Регистрационный номер документа Место составления (издания) документа Заголовок к тексту Текст Подпись Виза
Распоряжение	Распорядительный документ организации. Может подписываться руководителем и заместителем руководителя.	В распоряжении рассматриваются более узкие вопросы оперативного характера (хозяйственные, информационно-методические), и оно имеет ограниченный срок действия.	Наименование организации Наименование вида документа Дата документа Регистрационный номер документа Место составления (издания) документа Заголовок к тексту Текст Подпись. Виза
Протокол	Информационно-справочный документ организации.	Он представляет собой последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, коллегиях, конференциях и заседаниях.	Наименование организации Наименование вида документа Дата документа Регистрационный номер документа Место составления (издания) документа Заголовок к тексту Текст Подпись.
Акт	Информационно-справочный документ организации.	Акт - это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.	Наименование организации Наименование вида документа Дата документа Регистрационный номер документа Место составления (издания) документа Заголовок к тексту Текст Подпись. Гриф утверждения (в большинстве случаев)
Служебное письмо	Информационно-справочный документ организации.	Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Виды служебных писем: письмо-запрос; письмо-ответ; письмо-приглашение; письмо-благодарность и др.	Наименование организации Справочные данные об организации Дата документа Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер документа Адресат Заголовок к тексту Текст Подпись. Отметка об исполнителе
Служебная записка	Информационно-справочный документ организации.	Служебная записка - это документ, используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками.	Наименование организации Наименование структурного подразделения Дата документа Регистрационный номер документа Заголовок к тексту Текст Адресат Подпись