03 апреля, 2017

Инструкция по делопроизводству в соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016

В предыдущей статье мы описали все изменения в оформлении документов, которые нас ожидают с 01 июля 2018 года. Выходит новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.»

Текст нового ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Посмотреть текст инструкции по делопроизводству в соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 

Главные выводы относительно нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

  • Изменился состав реквизитов: исключены 4 реквизита, добавилось 4 новых.
  • Изменился порядок реквизитов.
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 разъясняет более подробно оформление каждого реквизита. Например, добавилось словесное описание расположения реквизита на бланке документа.
  • ГОСТ приводит нас к единообразию оформления документов, уменьшению путаницы. Например, в реквизите «Адресат» инициалы теперь ставятся всегда после фамилии.
  • ГОСТ расставил точки в спорах относительно некоторых мелких вопросов в делопроизводстве. Например, постановка инициалов в тексте документа и употребление «Уважаемый» в обращении и фразы «с уважением» после текста.
Однако в любом случае каждой организации предстоит большая работа.

Что нужно будет сделать организациям в связи с выходом нового ГОСТ Р 7.0.97-2016?

  • Изменить главный нормативный документ организации — Инструкцию по делопроизводству.
  • Добавить новые реквизиты в бланки документов (при необходимости).
  • Довести новые изменения до сотрудников организации.
  • Разработать памятки об изменениях для службы делопроизводства организации. (по желанию)
  • Первые 6 месяцев после выхода ГОСТ сотрудникам службы делопроизводства нужно быть особенно бдительными: редактировать и править документы, пока нововведения в оформлении документов не закрепятся.

Чтобы немного облегчить работу делопроизводителей, которая им предстоит в связи с выходом нового ГОСТ, мы разработали Инструкцию по делопроизводству по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Она подходит для применения как для государственных организаций, так и для частных компаний. Вам нужно будет только изменить названия в тексте инструкции и на бланках (организации, должности руководителя, ответственного за делопроизводство), а также добавить то, что считаете нужным.

Скачать текст инструкции по делопроизводству в соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 в формате word

13 комментариев:

  1. Коллеги! Надо грамотно прописывать понятие и реквизит "подпись". НЕ РОСПИСЬ!!! Роспись бывает по ткани, стеклу и т.д. А ПОДПИСЬ - личный росчерк человека

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013. "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" подпись - это реквизит, содержащий собственноручную роспись. Таким образом, подпись - это реквизит документа, а роспись - его графическое воплощение.
      Толковый словарь Ефремовой определяет роспись как:
      1. ж. 1) Действие по знач. глаг.: расписывать, расписать. 2) Сюжетные изображения и орнаменты, создаваемые средствами живописи на стенах, потолках и т.п., а также на бытовых предметах с целью их украшения. 2. ж. 1) Действие по знач. глаг.: расписываться, расписаться (1а1). 2) То же, что: подпись (3). 3) Текст с подписью, свидетельствующий о чем-л., удостоверяющий что-л. 4) Перечень, список чего-л.
      Статья 22 Трудового кодекса обязывает знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами.
      Таким образом, ознакомление с документом под роспись имеет место быть.

      Удалить
    2. Могучий РУССКИЙ ЯЗЫК))) Но надо стремиться избегать двойных толкований. И ТК РФ далеко не идеальный документ... Есть такие понятия, как ГРАМОТНОСТЬ и КОМПЕТЕНТНОСТЬ.

      Удалить
    3. Спасибо за Ваше мнение. Моя позиция по этому вопросу остается неизменной: поставить подпись на документе, но ознакомиться с документом под роспись. С точки зрения делопроизводства употребление этих понятий в таком контексте является наиболее верным.

      Удалить
    4. Анонимный15.02.2018, 13:55

      Посмотрите, плизз, Трудовой кодекс Российской Федерации. В нём ознакомление с документами ПОД РОСПИСЬ!!! Сомневаюсь, что его редактируют безграмотные редакторы.

      Удалить
    5. Прочитайте мой комментарий выше. Там как раз написано про Трудовой кодекс и про то, что ознакомление с документами под роспись имеет место быть.

      Удалить
  2. Анонимный17.07.2018, 10:35

    Здравствуйте!

    Я уже обращалась в разные инстанции, но ответов пока не получила.
    Возможно Вы сможете дать разъяснения.

    Я работаю в ЗАО. При разработке новой редакции Инструкции по делопроизводству между службой ДОУ и отделом кадров возник конфликт интересов.
    Спорным моментом стал п.5.22 ГОСТа, в той части, где речь идет о подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя в качестве примера приведены два варианта указания статуса: И.о. генерального директора или: Исполняющий обязанности генерального директора.
    Начальник отдела кадров категорически утверждает, что данное оформление подписи не легитимно, т.к. в реквизите «подпись» необходимо указывать должность подписанта, закрепленную в штатном расписании, аргументируя это риском наложения штрафов при проведении проверок контролирующими органами за несоответствие должностей при подписании документов в период исполнения обязанностей (Ст. 15 и 57 Трудового кодекса РФ прямо свидетельствуют о том, что должность, в рамках которой исполняются обязанности, должна определяться штатным расписанием).

    Т.е. с точки зрения соблюдения трудового законодательства, если в нашем штатном расписании должность «Исполняющий обязанности генерального директора» отсутствует, то необходимо указывать должность строго соответствующую штатному расписанию и трудовому договору - Заместитель генерального директора, и никак иначе.

    В противном случае необходимо каждый раз, т.е. многократно в течение года, на время исполнения обязанностей вносить изменение в штатное расписание и заключать доп.соглашение к трудовому договору, даже на срок 1-2 дня. Что видится нецелесообразным.
    Я, как представитель службы ДОУ руководствуюсь положениями нового ГОСТа, начальник отдела кадров – Трудовым кодексом, к единому мнению пока прийти не удалось.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте!

      Попробую Вам разъяснить как возложение обязанностей происходит в государственных организациях. Перед тем как подписывать документы за кого-то, отдел кадров издает приказ о возложении обязанностей. Например, обязанности генерального директора возлагаются на заместителя генерального директора на определенный период.

      Если приказа нет, то в реквизите "Подпись" указывается должность сотрудника, которая прописана в штатном расписании (в этом случае нужно учитывать, чтобы он имел право подписи конкретных документов), так как официально обязанностей на него никто не возлагал.

      Претензий у проверяющих органов не возникает, если документы подписываются и.о. в период, указанный в приказе.

      Удалить
    2. Анонимный23.07.2018, 9:07

      Здравствуйте! Спасибо за разъяснение.
      Мы хоть и не государственная организация, но у нас исполнение обязанностей также возлагается приказом, помимо этого, у замов Ген.директора есть доверенности на право подписи, но они пользуются этим правом только в период обозначенный приказом о возложении и.о.
      Т.е. формулировка ГОСТа на мой взгляд нам вполне подходит, но нач.отдела кадров ссылаясь на свой 20-летний опыт и многочисленные повышения квалификации в категорической форме отказывается согласовывать этот пункт, делая упор на то, что штатное расписание первично.

      P.S.
      Интересно было бы почитать комментарии работников ДОУ, если кто-то еще столкнулся с данной проблемой, как они выходили из создавшегося положения, коль скоро ГОСТ носит рекомендательный характер.

      Удалить
    3. Все-таки полагаю, что это больше кадровый вопрос, и вашему отделу кадров необходимо в нем разобраться, так как, если не возлагать обязанности, то в определенный период времени организация остается без руководителя, а отвечать за все будет руководитель, которого нет на рабочем месте. Или ему нужно всегда быть на месте и никуда не отлучаться, что вряд ли возможно.

      Вот интересная статья по поводу замещения, в том числе с точки зрения законодательства. https://www.klerk.ru/buh/articles/418965/

      Удалить
  3. Анонимный31.07.2018, 10:38

    Большое спасибо за статью.
    Будем штудировать, надеюсь получится прийти к единому мнению.

    ОтветитьУдалить
  4. Здравствуйте, подскажите пожалуйста, после проверки делопроизводства (всего) в организации, какие-нибудь штрафы накладываются или только могут наложить штраф за архивы и кадровое делопроизводство.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте!
      Да, штрафы могут быть только за нарушения в работе архива и за нарушения в кадровом делопроизводстве. Проверки делопроизводства могут быть регламентированы только внутри самой организации.

      Удалить