10 марта, 2017

Изменения в оформлении документов в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016

С 01 июля 2018 года вступает в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов."

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" утрачивает силу.

Какие изменения нас ожидают?

  • Новый ГОСТ распространяется на электронные документы, и это теперь нормативно закреплено.

  • Новый ГОСТ распространяется на уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки.

    ГОСТ Р 6.30-2003 распространялся только на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма.

  • Появилась глава "Общие требования к созданию документов". Теперь здесь четко прописано какие шрифты и размеры можно использовать при оформлении документов. Это:

    Times New Roman, 13,14
    Arial 12,13
    Verdana 12, 13
    Calibri, 14

    Теперь узаконено создание документов на лицевой и оборотной стороне листа. Также организация может предусмотреть выделение полужирным шрифтом реквизитов "адресат", "заголовок к тексту", "подпись", а также отдельных фрагментов текста.

  • В новом ГОСТ описано точное место расположение реквизитов. Например, изображение герба помещается посередине верхнего поля, над реквизитами документов, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

    В ГОСТ Р 6.30-2003 четкого описания расположения реквизитов не было. Мы ориентировались только по схемам расположения реквизитов в приложении к ГОСТ.

  • Исключены из нового ГОСТ реквизиты: ОГРН, ИНН/КПП, код организации. Они фигурируют теперь только в реквизите "Справочные данные об организации". Также 2 реквизита из ГОСТ Р 6.30-2003 объединились в один. Это: государственный герб Российской Федерации и герб субъекта Российской Федерации. В новом ГОСТ они объединены в реквизит с общим наименование "Герб".

    Взамен появились 4 новых реквизита - наименование структурного подразделения - автора документа, наименование должности лица - автора документа, гриф ограничения к доступу, отметка об электронной подписи.

    Первые 2 реквизита применяются для конкретных видов документов, когда документ инициирует структурное подразделение (филиал, представительство) или должностное лицо.

    Гриф ограничения к доступу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. В состав грифа входит надпись: "Для служебного пользования", "Коммерческая тайна", "Конфиденциально" и номер экземпляра документа. Выглядит она так:

    Коммерческая тайна
    Экз. № 2

    Появился новый реквизит "Отметка об электронной подписи". Она включает в себя: фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, имя, отчество, фамилию владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

    Организации, для которой использование этого реквизита будет необходимостью, придется изготовить соответствующий штамп, который будет проставляться на месте, где должна быть собственноручная подпись.

  • Место составления (издания) документа теперь указывается на всех документах, кроме писем, служебных и докладных записок (информационно-справочных документов).

    В ГОСТ Р 6.30-2003 место составления (издания) документа указывалось только, если было затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

  • В реквизите "Адресат" инициалы теперь ставятся всегда после фамилии.

    В ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы после фамилии ставились только при адресовании физическому лицу. Теперь это выглядит так:

    Руководителю Федерального архивного агентства
    Зайцеву И.А.

    Сокращение ул. в адресе всегда теперь ставится после наименования улицы. В ГОСТ Р 6.30-2003 при адресовании документа физическому лицу сокращение ул. ставилось перед наименованием улицы. Теперь это выглядит так:

    Петрову Е.Н.
    Садовая ул., д.5, кв.12
    г. Люберцы, Московская обл., 304456

    Также теперь нормативно закреплено указание электронного адреса, в случаях, когда письмо отсылается по факсу или электронной почте.

    Институт повышения квалификации
    для работников транспорта и связи
    tsinst@mail.ru

  • Теперь может не составляться заголовок к тексту, если документ не превышает 4-5 строк.

    В ГОСТ Р 6.30-2003 заголовок к тексту мог не составляться для документов формата А5.

  • Новый ГОСТ нормативно закрепляет постановку инициалов после фамилии и в тексте документа.

    Руководителям структурных подразделений проинформировать начальника отдела кадров Логинову Ю.П. о командировках сотрудников, намеченных на апрель 2017 года.

    В тексте документов теперь узаконена фраза "С уважением". Она может употребляться независимо от того, есть ли уже в обращении слово "Уважаемый(ая)".

  • Гриф согласования теперь может проставляться в нескольких местах:
    - на первом листе документа в левом верхнем углу;
    - на последнем листе документа под текстом;
    - на листе согласования.

  • Отметка об исполнителе в новом ГОСТ включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона.

    Котов Михаил Сергеевич
    (831)244-55-98

    Также на усмотрение организации она может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. В ГОСТ Р 6.30-2003 достаточно было только фамилии, инициалов и телефона. Имя и отчество не нужно было писать полностью.

Такие нововведения нас ждут с 01.07.2018. Организациям нужно будет вносить изменения в инструкцию по делопроизводству, проинформировать исполнителей об изменениях, службе делопроизводства следить за правильностью оформления документов. Рекомендую сделать себе памятку и держать ее на столе.

Текст нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 можно почитать здесь.

C уважением, Инна.

34 комментария:

  1. Анонимный18.04.2017, 21:13

    спасибо за анализ! у меня вопрос: почему разработчики нового стандарта не соблюли требования закона о коммерческой тайне (ст.10) по составу реквизита "гриф ограничения доступа"? вот так у нас всегда...

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Пожалуйста! В самом тексте ГОСТ написано, что виды конфиденциальной информации должны соответствовать законодательству Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах организации. Таким образом, работодатель при определении конфиденциальной информации и работе с ней должен соблюдать требования закона, в том числе и Закона о коммерческой тайне. Не увидела, чтобы новый пункт ГОСТ противоречил ст. 10 Закона "Охрана конфиденциальной информации". Поделитесь своими замечаниями.

      Удалить
  2. Анонимный28.04.2017, 16:29

    Большое спасибо за эту информацию!!! Это очень полезно. Супер просто!!!!Все уже разложено по полочкам)

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Очень рада, что смогла помочь Вам!

      Удалить
  3. Анонимный23.05.2017, 15:09

    Стандарт достаточно сырой. Содержит много противоречий. Не всегда понятно, как поступить в той или иной конкретной ситуации.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Да, организациям предоставлена достаточно большая свобода в выборе действий. Однако есть конкретизация расположения реквизитов и некоторых рассмотренных в статье моментов.

      Удалить
  4. Анонимный31.05.2017, 14:55

    Спасибо большое за систематизацию изменений! Только вот странно, что изменили очередность расположения инициалов и фамилии...Зачем? Только все привыкли, что инициалы перед фамилией, теперь снова переучиваться))) Вроде как и объяснение было, что в традициях русского языка первично имя, так нет - снова народ будет путаться...для чего все это))) Скажите, но новый ГОСТ по-прежнему носит рекомендательный характер?
    Спасибо))

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Пожалуйста! Вы знаете, в предыдущем ГОСТе была путаница с инициалами. Например, в реквизите Адресат инициалы должностному лицу ставились перед фамилией, инициалы физическому после. Про инициалы в тексте не было вовсе написано. Сейчас хотя бы привели к единообразию. Да, рекомендательный, хотя про это в тексте ничего не сказано. Возможно, за ним последуют Методические рекомендации по внедрению и в них будет рассмотрен этот вопрос.

      Удалить
  5. Анонимный01.06.2017, 9:47

    Добрый день!
    Спасибо больше за разъяснения.
    Правильно ли я понимаю, что алгоритм обязательного соблюдения ГОСТа вступает в силу после введения Методических рекомендаций? Вы не могли бы чуть поподробнее рассказать об этой схеме? Какова практика введения таких изменений ?
    Спасибо!

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Думаю, что и после выхода Методических рекомендаций соблюдение ГОСТа будет носить рекомендательный характер. В них могут только четко обозначить этот вопрос. Рекомендации обычно разъясняют спорные моменты, возникшие после введения ГОСТа или других нормативных документов, поясняют положения документа более подробно. Нет смысла, наверное, делать ГОСТ обязательным, если его соблюдение никак не проверяется, кроме как внутри самих организаций. Поэтому исполнение ГОСТа остается на усмотрение организаций.

      Удалить
  6. Анонимный03.06.2017, 13:13

    Еще важное изменение про заверения копий документов

    ОтветитьУдалить
  7. Анонимный06.06.2017, 10:58

    Спасибо большое!

    ОтветитьУдалить
  8. Анонимный09.06.2017, 13:53

    Новый ГОСТ вступает в силу не с 01.07.2017, а с 01.07.2018. Или это неверная информация?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Да, это неверная информация. Он вступает в силу с 01.07.2017. http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_213414/#dst100007 - ссылка на Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации".

      Удалить
  9. Анонимный15.06.2017, 11:12

    Вот что там: ... с датой введения в действие 1 июля 2018 года.
    (в ред. Приказа Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст)

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Да, это действительно так. Большое спасибо за ссылку и информацию! Статья писалась, когда этих изменений еще не было.

      Удалить
  10. Анонимный17.07.2017, 13:38

    Добрый день. Скажите пожалуйста, а номер страницы где то надо ставить?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Добрый день! Да, страницы нумеруются, начиная со второй. Номер ставится посередине верхнего поля документа, то есть по центру.

      Удалить
  11. Анонимный18.07.2017, 5:43

    Добрый день. Не могу найти нигде информации о том, можно ли использовать положения ГОСТа сейчас, до его вступления? Пришла работать в организацию, здесь документы по делопроизводству 90-х годов. Руководитель поставил задачу в кратчайшие сроки актуализировать. Не могу найти законное обоснование, чтоб разработать инструкцию по делопроизводству на основании ГОСТа 2016. А то сделать сейчас по Р 6.30-2003, а потом сразу начать переделывать - дурная работа. Может, подскажете? Спасибо.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте! Официально ссылаться на новый ГОСТ можно будет только с момента его введения - с 01.07.2018. До июля 2018 официально еще действует ГОСТ 6.30-2003. Вы можете разработать инструкцию по ГОСТу 6-30-2003, а после введения нового ГОСТа внести в нее изменения. С точки зрения законодательства этот вариант будет единственно верным.

      Удалить
  12. Анонимный12.09.2017, 15:44

    Добрый день! А разве после заключительной фразы "С уважением"генеральный директор ООО "Бусинка" Иванов И.П. ставится запятая после "С уважением"?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Добрый день!
      Пункт 5.18 нового ГОСТа гласит, что в деловых (служебных) письмах может использоваться заключительная этикетная фраза: С уважением, ...

      Удалить
  13. Добрый день! Скажите, а нумарация страниц чем аргументирована? Имею ввиду вверху страницы.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Добрый день!Правилами стандартизации в Российской Федерации, которые разработаны на основе международных стандартов.

      Удалить
  14. Анонимный25.10.2017, 10:27

    Добрый день! Можно ли актуализировать устаревшую Инструкцию по делопроизводству с учетом требований нового ГОСТа, прописав в вводной части, что его положения вступают в силу с 01.07.2018. А народ пусть пока привыкает к новому порядку оформления некоторых реквизитов. Или с введением новой инструкции лучше подождать до июля будущего года?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Добрый день! Думаю, что Вам лучше подождать с введением новой инструкции по двум причинам:
      1. Нужно дождаться реального вступления в силу ГОСта, так как теоретически его опять могут отложить.
      2. У сотрудников может возникнуть путаница при оформлении документов.
      Мой совет: подготовьте инструкцию с изменениями заранее, и пусть она ждет своего часа. Затем выпишите в отдельный документ все изменения в оформлении документов, которые ждут людей с 01.07.2018. Разошлите файл с обзором изменений по отделам за 2 месяца до введения инструкции. После 01.07.2018, если ничего не изменится, вводите новую инструкцию в действие. В ней уже смело можно будет ссылаться на новый ГОСТ.

      Удалить
    2. Анонимный26.10.2017, 11:09

      Спасибо! Инструкция с новыми положениями ГОСТа уже готова. Значит откладываем ее до лета, будем ждать окончательной редакции.
      И отдельное спасибо за идею с обзором изменений.

      Удалить
    3. Пожалуйста! Всегда рада помочь. Молодцы, что так оперативно подготовили Инструкцию.

      Удалить
  15. Анонимный29.11.2017, 11:29

    Здравствуйте!
    В п.3.3 есть фраза "ПРЕДПОЧИТАЕМЫМИ гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются..." значит получается, что гарнитуры и размеры не обязательные, а рекомендуемые. Могу ли я во внутренних документах прописать, что
    в документах нашего предприятия необходимо использовать Times New Romаn № 12 (исторически сложилось что работникам на предприятии удобно использовать и они используют именно 12 размер текста). И насколько данное указание во внутренних документах правомерно? Пожалуйста подскажите.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте!
      Да, Вы все правильно поняли. ГОСТ 7.0.97-2016 носит рекомендательный характер. Поэтому Вы можете использовать гарнитуру и размер шрифта Times New Roman, 12 в делопроизводстве вашей организации. Только закрепите их в инструкции по делопроизводству.

      Удалить
    2. Анонимный05.12.2017, 8:38

      Спасибо Вам огромное за ответ!

      Удалить
  16. Анонимный09.12.2017, 17:12

    Спасибо огромное за сравнительный анализ и профессиональные ответы на вопросы.
    Светлана

    ОтветитьУдалить