02 февраля, 2017

Нормативные документы по делопроизводству. Часть 2

Время идет. С выхода первой статьи "Нормативные документы по делопроизводству" прошло два года. Эта статья вызвала большой интерес, рассылка с нормативными документами по делопроизводству также была очень популярна. Я не удивлена, так как вся информация в этой сфере разбросана. К тому же, информация устаревает, нормативные документы отменяются. Чтобы что-то найти, нужно знать что именно ищешь. И даже занимаясь профессионально делопроизводством порой не знаешь куда бежать. Буквально цепляешься за каждое слово, чтобы добраться до истины.

Я провела тщательный анализ нормативной базы по делопроизводству и пришла к следующим выводам:

  1. Новые стандарты не всегда заменяют старые. Очень не хватает такой целостной системы как ГСДОУ. Хотя формально она не отменена, на нее уже не ссылаются. Все-таки введена она была в СССР. Также не хватает Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Формулировки в ней более четкие, чем в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, текст полнее. Инструкцию можно было брать за основу, как руководство к действию.

  2. На законодательном уровне делопроизводство регламентировано только для государственных организаций. Коммерческие могут брать опыт государственных и их нормативные документы за основу, но это не обязательно. В принципе для функционирования делопроизводства коммерческой организации достаточно ГОСТ Р 6.30–2003, хотя и его требования носят лишь рекомендательный характер.

  3. В связи с выводами, сделанными в предыдущих пунктах, стоит отметить, что на того, кто отвечает за делопроизводство в компании ложится большая ответственность. Как система делопроизводства будет функционировать, будет ли она вообще построена. Ведь по большому счету можно вообще ничего не делать, даже не регистрировать письма.

  4. Каждую ссылку или написанную кем-то фразу нужно перепроверять. Работа эта трудоемкая, но необходимая. Замаскированные формулировки, не подкрепленные ни чем типа: "В делопроизводстве принято...", "Лучшие практики делопроизводства делали так...", "Считается, что в делопроизводстве...", "Каждый делопроизводитель знает, что...". Иногда эти фразы действительно нужны, иначе предложение не склеится. Поэтому перепроверяйте!

  5. Каждый, кто говорит, что в делопроизводстве все где-то закреплено, требует ссылку на документы по каждому слову или пункту, далек от практики. Это все равно, что утверждать, что каждому русскому слову или фразе есть аналог в английском языке. Чтобы избежать подобных ситуаций, нужно быть подкованным в нормативной сфере делопроизводства и ориентироваться в ней, чтобы уметь отстоять свою точку зрения. Ведь утверждать то, что "это нигде не прописано" тоже надо со знанием дела.

Теперь к документам.

  • Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005. Нас интересуют здесь пункт 6 "О порядке исполнения поручений". Именно здесь вы найдете такие фразы: "Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший предшествующий ему рабочий день"; "Если в резолюции указан период, то первым днем исполнения поручения является дата постановки резолюции"; "Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1 месяца с даты его подписания", а также про пометки "Срочно", "Незамедлительно". Этот же регламент устанавливает типовые сроки исполнения документов.

  • ГСДОУ или Государственная система документационного обеспечения управления. Кладезь знаний в оном документе. Ее просто разбили на несколько нормативных документов, которыми мы пользуемся сейчас. Но некоторые пункты и фразы не включили. Здесь вы найдете информацию о том, что сроки исполнения считают в календарных днях, и про контроль исполнения документов службой делопроизводства, как проводится учет документов, какие документы подлежат регистрации. Одна фраза "Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления" дорогого стоит. Делопроизводители поймут. Стоит отметить, что она была обязательна для исполнения всеми организациями.

  • ГОСТ Р 54471-2011 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. Он актуален для всех компаний, кто пользуется электронными средствами связи, а также системой электронного документооборота. А это практически все организации. ГОСТ описывает как хранить и использовать информацию в электронном виде. Важно, что именно здесь написано о том, что сохраненная электронная информация является точным воспроизведением оригинала.

  • Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов.. Это рекомендации о том, как создавать законодательный акт, вносить в него изменения, как признавать законодательный акт утратившим силу. Это применимо к распорядительным документам и локально-нормативным актам организации. С первого раза может показаться сложным для понимания. Советую перечитать.

Эти четыре документа очень важны для делопроизводителя. Надеюсь, они вам пригодятся!

С уважением, Инна.

Комментариев нет:

Отправить комментарий