Поступил входящий документ, и нам нужно рассчитать его срок исполнения. Для этого отвечаем на два первостепенных вопроса: нужно ли регистрировать документ и нужно ли ставить документ на контроль.
На контроль ставятся документы, которые требуют ответа и исполнения, а перечень нерегистрируемых документов можно посмотреть в статье Порядок регистрации документов>>
Если ответы утвердительные, то приступаем к определению срока документа. Делопроизводитель несет большую ответственность за правильное определение сроков. Несвоевременное исполнение документа - это возможные финансовые убытки, например, штрафы, потеря клиентов, поставщиков, а также моральные - ухудшение отношений с партнерами, недоверие клиентов. Поэтому важно, чтобы в сфере работы с документами был порядок, а делопроизводители были грамотными.
Для сокращения ошибок при определении сроков мы разработали пошаговую схему. Ее следует распечатать или открыть на сайте. Когда поступает входящий документ, последовательно отвечайте на вопросы схемы, и вы легко и быстро рассчитаете срок входящего документа.
Стоит отметить, что практически в каждой организации есть документы с типовыми сроками. Они закрепляются в перечне, который прилагается к инструкции по делопроизводству. Еще один вариант - этот перечень может быть в самом тексте инструкции. То есть документы с типовыми сроками - это документы, срок которых не меняется. Определили вид документа, посмотрели в перечень, и сразу понятно какой срок ставить. Если перечня все-таки нет, на первый вопрос отвечаем "Нет" и задумываемся о разработке перечня.
Схема для определения срока входящего документа
С уважением, Инна
Комментариев нет:
Отправить комментарий