Отчеты по делопроизводству в конце года

Сегодня, нарушая традицию, будем разбираться с цифрами, а не с буквами. Календарный, а значит и делопроизводственный год завершается, поэтому подведем его итоги.

Итоги — это достоверная информация о том, сколько в организацию поступает документов, а сколько отправляется из нее, какие отделы больше всего загружены, увеличился ли объем документооборота за год.

Сводную информацию представляем в отчетах, так как цифры не требуют лишних доказательств. Отчеты представляем руководителю, который решит как поступить с этой информацией.

Виды отчетов по делопроизводству:

1. Отчет об объеме документооборота за год. Если в организации бумажный документооборот, то подсчет документов ведется по журналам регистрации. Таблица по месяцам позволяет увидеть ясную картину. Для этого из последнего зарегистрированного номера за месяц вычитается первый. Получается сумма документов за месяц.

   Если в организации система электронного документооборота (далее — СЭД), то выборка документов по месяцам делается автоматически или вручную. Вручную в нужной базе выделяем все документы за месяц, а система сама считает их количество. Отчет состоит из трех потоков документов: входящие, исходящие, внутренние.
   Отчет об объеме документооборота

   Месяц	Входящие	Исходящие	Внутренние
   Январь	800	750	120
   Февраль	950	800	100
   Март	740	670	98
   Апрель	830	790	150
   …
   Итого за год	10182	7996	934

   Будет видна динамика документооборота, если вы сравните объем документооборота за несколько лет. Это сделать несложно, если вы подсчитывали объем документооборота и ранее.

2. Отчет по исполнительской дисциплине. В этом отчете подсчитываем документы со сроками исполнения, которые поступили за год. В идеале такой отчет должен делаться каждый месяц. Поэтому в конце года будет нетрудно свести основные показатели в одну таблицу.

   Если в организации введен СЭД, то неисполненные или просроченные документы выводятся в таблицу автоматически. Для этого выбираем период и отдел. Если СЭД нет, то в журналах регистрации входящих документов стоит предусмотреть графу, которая отражает чем закрыт документ, и заполнять ее по мере поступления информации от отделов.

   Отчет об исполнении документов с контрольными сроками

   Отдел	Всего документов	Документы с контрольными сроками	Неисполненные документы	Документы, исполненные позже срока
   Финансовый отдел	75	34	2	1
   Отдел технического контроля	86	54	4	2
   Отдел планирования	96	48	3	1
   …
   Всего	257	136	9	4

3. Отчет по исполнению приказов, распоряжений, протоколов. В тексте распорядительных документов часто ставятся сроки, но их исполнение редко контролируется. Исправим эту ситуацию, так как с помощью распорядительных документов руководитель организации осуществляет свои обязанности и регулирует работу всей организации. Служба делопроизводства должна собрать с отделов данные об исполнении приказов и заполнить последнюю графу отчета.

   В СЭД есть возможность выставлять поручения по распорядительным документам. Отдел в положенный срок должен закрыть задачу. Уведомление о закрытии поступит тому, кто выставил поручение. Если все выполняется правильно, то отчет будет составлен автоматически, нужно только будет выбрать отдел и период.

   Отчет по исполнению распорядительных документов

   Приказ	Поручение	Ответственный отдел	Срок исполнения	Чем закрыто поручение
   Приказ № 01–02/130 от 01.11.2016 «Об обеспечении безопасности в праздничные дни»	3.1 Опечатать все кабинеты до 17–00 03.11.2016	Отдел безопасности	03.11.2016	Кабинеты опечатаны 03.11.2016 в 16–30
   Приказ № 03–02/145 от 25.11.2016 «О введении в эксплуатацию нового программного обеспечения»	1.1 Ввести новое программное обеспечение в эксплуатацию до 29.11.2016	Отдел информатизации	28.11.2016	Новое программное обеспечение работает с 29.11.2016
   Приказ № 02–04/152 от 01.12.2016 «О проведении заседания экспертной комиссии»	1.1 Провести заседание экспертной комиссии до 17.12.2016	Общий отдел	16.12.2016	Заседание проведено 05.12.2016
   …

Зачем нам нужна эта информация?

• Вы точно знаете, что происходит в делопроизводстве организации. У вас есть факты, которые делают вас готовым к любому вопросу о документообороте предприятия.

• На основе отчетов вы можете просить руководителя об увеличении штата делопроизводителей, поднимать вопрос о внедрении СЭД и др.

• Вы можете перераспределить нагрузку и обязанности в службе делопроизводства.

• Контроль службы делопроизводства способствует повышению исполнительской дисциплины в отделах.

• Повышается репутация организации в целом. Организация становится надежным партнером, который вовремя отвечает на документы, правильно их хранит и оформляет, а также всегда знает исполнителей по документу.

Счастливого Нового года!

С уважением, Инна.