05 декабря, 2016

Отчеты по делопроизводству в конце года

Сегодня, нарушая традицию, будем разбираться с цифрами, а не с буквами. Календарный, а значит и делопроизводственный год завершается, поэтому подведем его итоги.

Итоги — это достоверная информация о том, сколько в организацию поступает документов, а сколько отправляется из нее, какие отделы больше всего загружены, увеличился ли объем документооборота за год.

Сводную информацию представляем в отчетах, так как цифры не требуют лишних доказательств. Отчеты представляем руководителю, который решит как поступить с этой информацией.

Виды отчетов по делопроизводству:

  1. Отчет об объеме документооборота за год. Если в организации бумажный документооборот, то подсчет документов ведется по журналам регистрации. Таблица по месяцам позволяет увидеть ясную картину. Для этого из последнего зарегистрированного номера за месяц вычитается первый. Получается сумма документов за месяц.

    Если в организации система электронного документооборота (далее — СЭД), то выборка документов по месяцам делается автоматически или вручную. Вручную в нужной базе выделяем все документы за месяц, а система сама считает их количество. Отчет состоит из трех потоков документов: входящие, исходящие, внутренние.

    Отчет об объеме документооборота

    МесяцВходящиеИсходящие Внутренние
    Январь800750120
    Февраль950800100
    Март 740 67098
    Апрель 830 790150
    Итого за год101827996934

    Будет видна динамика документооборота, если вы сравните объем документооборота за несколько лет. Это сделать несложно, если вы подсчитывали объем документооборота и ранее.

  2. Отчет по исполнительской дисциплине. В этом отчете подсчитываем документы со сроками исполнения, которые поступили за год. В идеале такой отчет должен делаться каждый месяц. Поэтому в конце года будет нетрудно свести основные показатели в одну таблицу.

    Если в организации введен СЭД, то неисполненные или просроченные документы выводятся в таблицу автоматически. Для этого выбираем период и отдел. Если СЭД нет, то в журналах регистрации входящих документов стоит предусмотреть графу, которая отражает чем закрыт документ, и заполнять ее по мере поступления информации от отделов.

    Отчет об исполнении документов с контрольными сроками

    ОтделВсего документовДокументы
    с контрольными сроками
    Неисполненные документы Документы, исполненные позже срока
    Финансовый отдел753421
    Отдел технического контроля865442
    Отдел планирования 96 4831
    Всего25713694
  3. Отчет по исполнению приказов, распоряжений, протоколов. В тексте распорядительных документов часто ставятся сроки, но их исполнение редко контролируется. Исправим эту ситуацию, так как с помощью распорядительных документов руководитель организации осуществляет свои обязанности и регулирует работу всей организации. Служба делопроизводства должна собрать с отделов данные об исполнении приказов и заполнить последнюю графу отчета.

    В СЭД есть возможность выставлять поручения по распорядительным документам. Отдел в положенный срок должен закрыть задачу. Уведомление о закрытии поступит тому, кто выставил поручение. Если все выполняется правильно, то отчет будет составлен автоматически, нужно только будет выбрать отдел и период.

    Отчет по исполнению распорядительных документов

    ПриказПоручениеОтветственный отдел Срок исполнения Чем закрыто поручение
    Приказ № 01–02/130 от 01.11.2016 «Об обеспечении безопасности в праздничные дни»3.1 Опечатать все кабинеты до 17–00 03.11.2016 Отдел безопасности03.11.2016Кабинеты опечатаны 03.11.2016 в 16–30
    Приказ № 03–02/145 от 25.11.2016 «О введении в эксплуатацию нового программного обеспечения»1.1 Ввести новое программное обеспечение в эксплуатацию до 29.11.2016 Отдел информатизации28.11.2016Новое программное обеспечение работает с 29.11.2016
    Приказ № 02–04/152 от 01.12.2016 «О проведении заседания экспертной комиссии»1.1 Провести заседание экспертной комиссии до 17.12.2016 Общий отдел16.12.2016Заседание проведено 05.12.2016

Зачем нам нужна эта информация?

  • Вы точно знаете, что происходит в делопроизводстве организации. У вас есть факты, которые делают вас готовым к любому вопросу о документообороте предприятия.

  • На основе отчетов вы можете просить руководителя об увеличении штата делопроизводителей, поднимать вопрос о внедрении СЭД и др.

  • Вы можете перераспределить нагрузку и обязанности в службе делопроизводства.

  • Контроль службы делопроизводства способствует повышению исполнительской дисциплины в отделах.

  • Повышается репутация организации в целом. Организация становится надежным партнером, который вовремя отвечает на документы, правильно их хранит и оформляет, а также всегда знает исполнителей по документу.

Счастливого Нового года!

С уважением, Инна.

Комментариев нет:

Отправить комментарий