03 ноября, 2016

Номенклатура дел в конце года: делаем все правильно

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно. Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Как правильно составить номенклатуру дел>>

Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:

  1. Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах, которые подлежат исключению из номенклатуры.

  2. Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.

  3. Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.

  4. Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

  5. Согласование проекта номенклатуры с отделами.

  6. Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.

  7. Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.

Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки. Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации. В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Свобода»

Красавин C. А. Красавин

23 декабря 2016 г.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел>>

Как закрыть старую номенклатур дел?

После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.

В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.

Отметка ЭПК означает их согласование с экспертно-проверочной комиссией для организаций, являющихся источником комплектования государственного архива, или ЭК — экспертной комиссией для организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива. На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.

Подробнее об экспертизе ценности документов>>

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2016 году в организации

По срокам храненияВсегоПереходящих С отметкой «ЭПК»
Постоянного4452
Временного (свыше 10 лет)5022
Временного (до 10 лет включительно)90 43
ИТОГО:196143

Подписывает итоговую запись делопроизводитель, ее составивший. Затем в начале года эти сведения нужно будет передать в архив — в государственный или архив организации.

С уважением, Инна

11 комментариев:

  1. Добрый день! Подскажите пожалуйста новичку, по вопросам номенклатуры дел:
    1. Учебному центру (ЧУ ОДПО) руководствоваться каким перечнем, ред. от 27.10.2003?
    2. В 2016 г. была утверждена НД без номера и даты, каким номером ее регистрировать в 2017 г?
    3. Какую запись внести в Примечании, если изменился индекс дела?
    Заранее благодарю за ответ.

    ОтветитьУдалить
  2. Здравствуйте, Ольга!

    1. В своей работе Вам следует руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
    2. Не нужно присваивать номер номенклатуре дел. Она должна быть утверждена приказом или грифом утверждения. Дата утверждения номенклатуры будет проставлена на приказе или грифе. Этого будет достаточно.
    3. В Примечание не следует вносить записи. Для новых дел в течение года должны быть оставлены резервные номера. Менять индексы дел лучше с нового года в новой номенклатуре. Процедура будет легче, так как неизменными на следующий год должны остаться только индексы переходящих дел.

    ОтветитьУдалить
  3. Анонимный11.04.2017, 19:47

    Добрый вечер, подскажите пожалуйста с чего начать ,на какой нормативный документ ссылаться для сформировании номенклатуры,т.к в этой организации все запущено, и никогда не велась

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте!
      Основные документы для формирования номенклатуры дел:
      1. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3.4);
      2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76 (раздел 3.5).

      Удалить
  4. Анонимный13.04.2017, 13:46

    Добрый день! подскажите, пожалуйста, дата номенклатуры у нас 30.06.2016 г, утвердили ее с городским архивом 25.11.2016 г. какого числа нужно было издать приказ об утверждении номенклатуры? совсем запуталась. спасибо

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте!

      Номенклатура дел утверждается руководителем организации (грифом утверждения или приказом) только после согласования с архивным учреждением. Все документы проходят согласование до их утверждения, так как согласующие могут потребовать внести изменения в документ. А после утверждения документ уже считается введенным в действие. Таким образом, утверждайте 25.11.2016.

      Удалить
    2. Анонимный14.04.2017, 6:23

      спасибо огромное Вам!!!

      Удалить
  5. Анонимный11.05.2017, 5:42

    Здравствуйте! Организация состоит из большого количества подразделений, имеет одну общую номенклатуру дел, необходимо ли каждому отделу разрабатывать свою номенклатуру отдела и кем она утверждается? или просто начальник отдела подписывает?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте!
      Общая или сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел отделов организации. Это происходит так: служба делопроизводства собирает в ноябре номенклатуры дел отделов, проверяет, а затем составляет сводную номенклатуру, которую утверждает руководитель организации. Номенклатуры дел отделов подписывает делопроизводитель и начальник отдела.
      Почему делается именно так?
      Потому что сотрудник службы делопроизводства или архивариус не знает специфику работы всех отделов, не знает как удобнее работать каждому отделу с делами. Архивариус проверяет ведение дел в отделах только при сдаче в архив или на уничтожение.
      Если организация небольшая, то составить сводную номенклатуру архивариус может самостоятельно.

      Удалить
  6. Анонимный29.05.2017, 13:05

    добрый день! как ставить пометку в НД если компания ликвидируется через мес. так как в этом НД необходимо сделать пометку о переименовании, технически как сделать правильно

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Добрый день! При переименовании организации на обложке нужного Вам дела старое наименование заключаем в скобки, а ниже пишем новое наименование.

      Удалить