03 ноября, 2016

Номенклатура дел в конце года. Делаем все правильно

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно. Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Как правильно составить номенклатуру дел>>

Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:

  1. Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах, которые подлежат исключению из номенклатуры.

  2. Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.

  3. Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.

  4. Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

  5. Согласование проекта номенклатуры с отделами.

  6. Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.

  7. Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.

Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа. Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки. Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации. В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Свобода»

Красавин C. А. Красавин

23 декабря 2016 г.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел>>

Как закрыть старую номенклатур дел?

После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.

В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.

Отметка ЭПК означает их согласование с экспертно-проверочной комиссией для организаций, являющихся источником комплектования государственного архива, или ЭК — экспертной комиссией для организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива. На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.

Подробнее об экспертизе ценности документов>>

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2016 году в организации

По срокам храненияВсегоПереходящих С отметкой «ЭПК»
Постоянного4452
Временного (свыше 10 лет)5022
Временного (до 10 лет включительно)90 43
ИТОГО:196143

Подписывает итоговую запись делопроизводитель, ее составивший. Затем в начале года эти сведения нужно будет передать в архив — в государственный или архив организации.

С уважением, Инна

28 комментариев:

  1. Добрый день! Подскажите пожалуйста новичку, по вопросам номенклатуры дел:
    1. Учебному центру (ЧУ ОДПО) руководствоваться каким перечнем, ред. от 27.10.2003?
    2. В 2016 г. была утверждена НД без номера и даты, каким номером ее регистрировать в 2017 г?
    3. Какую запись внести в Примечании, если изменился индекс дела?
    Заранее благодарю за ответ.

    ОтветитьУдалить
  2. Здравствуйте, Ольга!

    1. В своей работе Вам следует руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
    2. Не нужно присваивать номер номенклатуре дел. Она должна быть утверждена приказом или грифом утверждения. Дата утверждения номенклатуры будет проставлена на приказе или грифе. Этого будет достаточно.
    3. В Примечание не следует вносить записи. Для новых дел в течение года должны быть оставлены резервные номера. Менять индексы дел лучше с нового года в новой номенклатуре. Процедура будет легче, так как неизменными на следующий год должны остаться только индексы переходящих дел.

    ОтветитьУдалить
  3. Анонимный11.04.2017, 19:47

    Добрый вечер, подскажите пожалуйста с чего начать ,на какой нормативный документ ссылаться для сформировании номенклатуры,т.к в этой организации все запущено, и никогда не велась

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте!
      Основные документы для формирования номенклатуры дел:
      1. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3.4);
      2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76 (раздел 3.5).

      Удалить
  4. Анонимный13.04.2017, 13:46

    Добрый день! подскажите, пожалуйста, дата номенклатуры у нас 30.06.2016 г, утвердили ее с городским архивом 25.11.2016 г. какого числа нужно было издать приказ об утверждении номенклатуры? совсем запуталась. спасибо

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте!

      Номенклатура дел утверждается руководителем организации (грифом утверждения или приказом) только после согласования с архивным учреждением. Все документы проходят согласование до их утверждения, так как согласующие могут потребовать внести изменения в документ. А после утверждения документ уже считается введенным в действие. Таким образом, утверждайте 25.11.2016.

      Удалить
    2. Анонимный14.04.2017, 06:23

      спасибо огромное Вам!!!

      Удалить
  5. Анонимный11.05.2017, 05:42

    Здравствуйте! Организация состоит из большого количества подразделений, имеет одну общую номенклатуру дел, необходимо ли каждому отделу разрабатывать свою номенклатуру отдела и кем она утверждается? или просто начальник отдела подписывает?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте!
      Общая или сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел отделов организации. Это происходит так: служба делопроизводства собирает в ноябре номенклатуры дел отделов, проверяет, а затем составляет сводную номенклатуру, которую утверждает руководитель организации. Номенклатуры дел отделов подписывает делопроизводитель и начальник отдела.
      Почему делается именно так?
      Потому что сотрудник службы делопроизводства или архивариус не знает специфику работы всех отделов, не знает как удобнее работать каждому отделу с делами. Архивариус проверяет ведение дел в отделах только при сдаче в архив или на уничтожение.
      Если организация небольшая, то составить сводную номенклатуру архивариус может самостоятельно.

      Удалить
  6. Анонимный29.05.2017, 13:05

    добрый день! как ставить пометку в НД если компания ликвидируется через мес. так как в этом НД необходимо сделать пометку о переименовании, технически как сделать правильно

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Добрый день! При переименовании организации на обложке нужного Вам дела старое наименование заключаем в скобки, а ниже пишем новое наименование.

      Удалить
  7. Анонимный12.07.2018, 13:04

    Здравствуйте! Подскажите пожалуйста новичку,как внести изменения в номенклатуру дел по новому стандарту? В графе "Наименование дела": "Приказы по личному составу работников изданные до 2003 года" и "Приказы по личному составу работников изданные после 2003 года" им нужно присваивать разные индексы дела? Например, к приказам до 2003 г. присваивать индекс 03-01, а приказам после 2003 г. - 03-02. Или же как-то иначе?

    ОтветитьУдалить
  8. Добрый день!

    В изменениях к статье 22.1 к Федеральному закону 125-ФЗ "Об архивном деле" есть пункт 4: Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.

    В перечень типовых управленческих документов № 558 от 25.08.2010 не внесены изменения, касающиеся приказов по личному составу. То есть срок их хранения остался прежним - 75 лет.

    Поэтому приказы по личному составу стоит пока оставить в одном деле с одним индексом со сроком хранения 75 лет.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Анонимный02.08.2018, 14:28

      Инна, здравствуйте! Подскажите тогда, перечень каких документов по личному составу подлежит изменению по срокам хранения? Проконсультируйте, могут быть изменены сроки хранения личных дел сотрудников; журнал регистрации трудовых договоров; книга учета личного состава; тетрадь записи сведений о награждениях сотрудников?

      Удалить
    2. Здравствуйте!
      При определении сроков хранения я рекомендую пока руководствоваться Перечнем, пока в него не будут внесены соответствующие изменения или не будут выпущены разъяснения относительно применения 125-ФЗ.

      Удалить
  9. Анонимный20.07.2018, 06:59

    ДОБРЫЙ ДЕНЬ! Подскажите, пожалуйста, последний раз номенклатура в организации обновлялась и утверждалась в конце 2013 г., как сейчас правильнее поступить? сделать приказ сейчас или задним числом от декабря 2017 г.?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Добрый день!

      Если вам нужно срочно внести изменения, например в связи с новой структурой, то подготовьте новую номенклатуру и издайте приказ об утверждении номенклатуры дел. Образец приказа по ссылке в статье.

      Если изменения не носят срочный характер, то подготовьте новую номенклатуру в ноябре этого года и введите в действие с 1 января 2019 года.

      Удалить
  10. Добрый день! Подскажите пожалуйста, каким регламентирующим документом определено, что вводить в действие номенклатуру дел необходимо приказом руководителя?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте!
      Номенклатура дел утверждается руководителем организации. Это прописано в Основных правилах работы архивов организаций от 06.02.2002. Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом или распорядительным документом (ГОСТ Р 7.0.96-2016). Ежегодная номенклатура дел утверждается грифом утверждения должностного лица - руководителя организации. Но если в течение года происходят внеплановые события - изменение структуры организации, доведение номенклатуры дел из вышестоящего органа или нужно дать конкретные поручения исполнителям, то издается приказ об утверждении номенклатуры дел. Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, поэтому руководитель имеет право ввести в действие номенклатуру дел также и приказом.

      Удалить
  11. Анонимный24.09.2018, 11:05

    Добрый день! Подскажите пожалуйста, как проводится проверка соблюдения номенклатуры дел в структурных подразделениях? Какими документами подкрепляется результат проверки?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Добрый день!
      Проверка происходит так. Сначала составляется график проверки делопроизводства в отделах. Его можно дробить на составные части: проверка формирования дел, журналов регистрации, хранения документов ДСП и т.д. Отделы должны быть ознакомлены с графиком проверки. Во время проверяющий фиксирует нарушения в докладной записке, консультирует отдел как устранить нарушения. Докладная записка подшивается в дело службы делопроизводства.

      Удалить
  12. Анонимный27.09.2018, 14:13

    Подскажите, пожалуйста, нужно ли присваивать индекс директору для номенклатуру, если он не создает и не хранит документы?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте!
      Индекс присваивается делам и структурным подразделениям, но не должностным лицам. Возможно, стоит уточнить вопрос.

      Удалить
  13. Здравствуйте. Есть утверждённая номенклатура в 2008 году за 2008-2012 г. Сейчас нужно разработать новую. Сказали начало 2019 год. Не пойму какие года указывать теперь и как подготавливать. Подкорректировала все дела, сделанные в 2018 году. Что писать в конце? За 2018 год сколько дел? Запуталась с новой в общем. 2019 не наступил ведь. Или писать номенклатуру 2018-2019 год? Помогите

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. В номенклатуре дел за 2018 год сделайте итоговую запись, в конце года соберите со структурных подразделений их номенклатуры, сделайте сводную, поставьте визу архивиста, гриф согласования с экспертной комиссией, гриф согласования с архивным учреждением (если надо), затем утвердите у руководителя или приказом. Начало ее введения - с 01.01.2019. Если у вас не было номенклатуры дел, то вводите новую с 2019 года, а уже в конце 2019 сделаете итоговую запись.

      Удалить
  14. Анонимный16.11.2018, 19:25

    Здравствуйте, подскажите пожалуйста, ДОУ начало работать с 22.10.2018 года. Нужно делать номенклатуру дел на 2018 год или начинать с 2019 года?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте!
      С ноября собирайте информацию от отделов, готовьте, согласовывайте, утверждайте проект номенклатуры на 2019 год. Вводите в действие с 01.01.2019.

      Удалить
  15. Наталья21.11.2018, 22:04

    Здравствуйте, в структурном подразделении сменился делопроизводственный индекс. Нужно ли заводить новые журналы (переходящие с 2017,2018 года) или можно заменить титульный лист , указав Журнал № 07-33 (в 2018 году 30-33)

    ОтветитьУдалить