02 сентября, 2016

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов нужна для при подготовке дел к передаче в архив, в архиве при передаче дел на постоянное хранение, при подготовке документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов определяет правильность составления номенклатуры дел организации, правильность сроков хранения документов, практическую ценность документов для организации. Уничтожить документы без проведения экспертизы ценности невозможно. Проведению экспертизы ценности рано или поздно подлежит весь документальный фонд организации.

Экспертиза ценности проводится каждый год службой делопроизводства, ответственным за работу архива организации и экспертной комиссией. В состав экспертной комиссии обязательно входит начальник службы делопроизводства и ответственный за работу архива организации. Председатель экспертной комиссии назначается из руководящего состава организации.

Этапы работы экспертной комиссии:

  1. Утверждение состава экспертной комиссии приказом руководителя организации.

    Пример приказа о создании экспертной комиссии>>

  2. Разработка положения об экспертной комиссии.

    Примерное положение об экспертной комиссии организации, утверждено приказом Росархива от 19.01.1995>> № 2

  3. Проведение заседаний экспертной комиссии, на котором рассматриваются описи дел постоянного, временного (более 10 лет), акты о выделении дел к уничтожению, не подлежащих хранению.

    Образец внутренней описи документов>>

    Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

    Описи дел составляются при проведении отбора документов на хранение в архив, на уничтожение, на хранение в государственный или муниципальный архив. Ответственный за работу архива организации изучает номенклатуру дел организации, определяет дела с истекшими сроками хранения, подлежащие передаче в архив организации из структурных подразделений, а также на государственное хранение. Затем работник архива изымает эти дела из структурных подразделений, проводит их полистную проверку, переформировывает их, если в ходе работе обнаружил ошибки и составляет описи отобранных дел. Затем описи рассматриваются на заседании экспертной комиссии.

  4. Оформление протокола заседания экспертной комиссии.

    Пример протокола заседания экспертной комиссии>>

  5. После согласования всех описей и актов экспертной комиссией описей постоянного хранения с архивным учреждением, описи утверждаются руководителем организации.

  6. После проведения в порядок документов по личному составу отобранные дела сдаются в архив, проводится уничтожение документов. Это нужно для того, чтобы случайно не были уничтожены нужные документы.

Как правильно уничтожить документы>>

Если в организации есть филиалы или представительства экспертиза ценности документов проводится центральной экспертной комиссии, назначаемой из сотрудников головного офиса организации.

Какие документы нужны для проведения экспертизы ценности?

  1. Номенклатура дел вашей организации.

  2. Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002

  3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

  4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

  5. Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия»

  6. ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

  7. ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования

  8. Методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу»

Комментариев нет:

Отправить комментарий