Если приказ подписан, его нужно ввести в действие и придать ему юридическую значимость. Это делается с помощью его регистрации, после присвоения ему номера и даты.
Образец приказа>>Приказ может регистрироваться в журнале регистрации приказов или только в системе электронного документооборота. Журнал регистрации приказов может быть бумажным или электронным. Часто в организациях, где приказы регистрируются в электронном виде или СЭД, регистрация дублируется и в бумажном журнале. Эта двойная работа делается для надежности, хотя совсем необязательна. Форма журнала не закреплена в нормативных документах, поэтому можно разработать свою и закрепить в Инструкции по делопроизводству.
Образец журнала регистрации приказов
| Номер | Дата | Ответственный отдел | Краткое содержание | ||
| 01–01/12 | Отдел безопасности | Об обеспечении безопасности в период праздников | 2 | 24 |
01-номер отдела
01-номер дела
12-порядковый номер приказа
В соответствии с каждый вид приказа имеет разные сроки хранения (по основной деятельности — постоянно, по личному составу — 75 лет, по
Основные правила регистрации приказов:
Приказ регистрируется в день его подписания. В крайнем случае — на следующий день.
Приказы по основной и
административно-хозяйственной деятельности регистрирует служба делопроизводства.-
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
Перед регистрацией нужно проверить: есть ли подпись руководителя, собраны все визы согласования, правильно ли оформлен приказ.
- Нумерацию в бумажном журнале регистрации приказов нужно вести шариковой ручкой одного цвета.
Порядок согласования приказов>>
Регистрация приказов должна производиться в тот же день, но часто бывает, что приказ просят зарегистрировать задним числом. Делать это не положено, но иногда приходится идти на уступки. Например, оставлять резервные номера, точно зная, что они будут заполнены. Или, если вам приносят регистрировать приказ первым в этот день, то не будет страшно, если его зарегистрировать вчерашним днем.
Проверяйте, чтобы все графы в журнале регистрации были заполнены, пустых номеров не оставалось, приказы в деле соответствовали количеству, номеру, порядку приказов в журнале. Эти несоответствия пишутся в нарушения при проверках.
Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности — постоянно.
Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу — 75 лет.
Срок хранения журнала регистрации приказов по
Комментариев нет:
Отправить комментарий