![]() |
Журнал регистрации документа |
Организация сама выбирает способ регистрации документов и закрепляет его в Инструкции по делопроизводству. На практике бывает и такое, что регистрация входящих и исходящих вообще не ведется. Документы просто складывают в шкаф. Как ищут? Надеются, на память
Большинство предприятий все же пришли к выводу, что регистрировать документ нужно. Это удобно и помогает создать организации ответственную репутацию.
Плюсы регистрации документа:
- сотрудники исполняют документы в срок;
- документ легко найти;
- любой сотрудник может проследить за движением документа;
- организация имеет статистику документооборота.
Способы регистрации документа:
- Журнал регистрации документа. Этот способ выбирают организации, которые уверены, что на бумаге надежнее. Ими также пользуются для дублирования регистрации в системе электронного документооборота. Для уверенности, что документ точно найдется. Образцы журналов регистрации документов смотрите ниже.
- Регистрация документа в электронном виде. Здесь используются таблички в Word, Excel. Они выкладываются в общую сеть, и каждый сотрудник может найти нужный документ. Права доступа к документу лучше разграничить: службе делопроизводства и /или делопроизводителям отделов предоставить функцию регистрации, остальным — просмотр (поиск).
- Регистрация в СЭД. Это наилучший выход для организаций с большим объёмом документооборота, а также имеющих филиалы в районах или регионах. С помощью СЭД обмен документами будет происходить за несколько минут. О преимуществах СЭД мы говорили в статье 10 причин внедрить электронный документооборот.
Этот способ удобнее предыдущего тем, что не нужно для поиска документа просить
Входящий документ в СЭД: пошаговая регистрация>>
Исходящий документ в СЭД: пошаговая отправка>>
Главные принципы регистрации независимо от способа:
- Регистрацию должен вести узкий круг сотрудников с четким разграничением полномочий (служба делопроизводства, делопроизводители отделов,
офис-менеджер ). Пропишите их в должностной инструкции каждого. - Должны вестись отдельные журналы регистрации документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, протоколы, договоры, служебные записки, докладные записки, обращения граждан.
- Информация по документу (входящий, исходящий номер, дата тема, от кого, кому отписан, срок исполнения) должна быть максимально полной.
Образец журнала регистрации входящих документов
Номер | Дата | От кого получен | Исходящий номер | Исходящая дата | Краткое содержание | Роспись в получении |
172 | 17.03.2016 | ООО "Левый берег" | 03-01/15 | 12.03.2016 | О предложении сотрудничества |
Образец журнала регистрации исходящих документов
Номер | Дата | Кому направлен | Краткое содержание | Исполнитель | № дела | Отметка об исполнении |
03-01/12 | 12.04.2016 | ООО "Стеклярус" | Об участии в выставке | Махова А.В. | 05-14 | Вручено представителю организации |
Образец журнала регистрации приказов
Номер | Дата | Ответственный отдел | Краткое содержание | Кол-во листов | Кол-во листов приложений |
01-01/12 | 18.04.2016 | Отдел безопасности | Об обеспечении безопасности в период праздников | 2 | 24 |
Графы в журналах можно менять местами, добавлять новые по вашему усмотрению.
Комментариев нет:
Отправка комментария