Что вам нужно знать о сроках исполнения документов

Срок исполнения документа

Документы, поступающие в организацию, имеют сроки исполнения. Документ со сроком исполнения обязательно ставится на контроль.

Контроль сроков исполнения документов осуществляет служба делопроизводства. Сроки исполнения документов в организации устанавливаются и закрепляются нормативным актом (Инструкцией по делопроизводству).

Пропишите в Инструкции все возможные варианты сроков и вы избежите множества рабочих конфликтов.

Контроль за исполнением документов: что нужно знать»

Чем определяется срок исполнения документа?

— резолюцией руководителя;

— текстом документа;

— по умолчанию.

По умолчанию — это типовой срок исполнения документа. Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013 типовой срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом. В резолюции и тексте может быть поставлен индивидуальный срок исполнения документа , который в соответствии с тем же ГОСТ определяется как срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом (приказ, распоряжение) или резолюцией руководителя (заместителя).

Перечень документов, требующих постановки сроков исполнения и постановки на контроль, зависит от специфики работы организации. В обязательном порядке следует ставить на контроль запросы государственных и судебных органов, обращения граждан. Обращения граждан имеют типовой срок исполнения — 30 дней, определенный Законом № 59-ФЗ

Правила сроков исполнения документов в делопроизводства

1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

2. Срок документа начинает течь с даты поступления документа (из сторонних организаций) или с даты подписания (документы самой организации — приказ, распоряжение, протокол).

3. Срок по умолчанию обычно составляет 30 дней.

4. Документ, поступающий в организацию, доводится до исполнителей в день поступления либо на следующий день.

5. На документах могут ставится пометки. Если на документе есть пометки «Срочно», «Незамедлительно», то срок документа составляет 3 дня. Если на документе стоит пометка «Оперативно», то 10 дней.

6. Если стоит срок «в течение… дней», то день проставления этой резолюции считается первым днем срока.

   Подготовить доклад в течение 5 дней.

   16.06.2015 А. В. Иванов

   Таким образом, первый день исполнения поручения — 16.06.2015

7. Если последний день срока выпадает на выходной, то последний день исполнения — последний перед выходными рабочий день.

   Запросить документы до 02.08.2015

   15.07.2015 Б. В. Карев

   Таким образом, последний день исполнения поручения — 31.07.2015

8. Если в сроке указана конкретная дата (Срок — 25.07.2015), то крайний срок исполнения поручения — этот день до конца рабочего дня.

   Срок — 25.07.2015

   16.07.2015 Е. В. Тищенко

   Таким образом, крайний срок исполнения поручения — 18.00 25.07.2015

9. Если перед датой стоит предлог «по», то последний день исполнения срока является эта дата.

   Информация должна быть представлена по 01.03.2015

   Таким образом, информацию следует представить до конца рабочего дня 01.03.2015

   Значение предлога «по» в русском языке — Толковый словарь русского языка под редакцией С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой>>
   
   

10. Если перед датой стоит предлог «до», то последний день исполнения поручения — день, предшествующий указанной дате.

    Прошу доложить о выполнении задания до 15.05.2015

    Таким образом, поручение следует выполнить 14.05.2015

    Значение предлога «до» в русском языке — Толковый словарь русского языка под редакцией С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой>>

11. Если перед датой указано «не позднее», то последний день исполнения поручения — указанная дата.

    Подготовить материалы к совещанию не позднее 15.04.2015

    Таким образом, последний день исполнения поручения — 15.04.2015.

Продлить срок по документу можно с помощью служебной записки на имя руководителя (заместителя), наложившего резолюцию. В служебной записке указываются причины переноса срока, подписывается она начальником отдела.

Если нарушен срок по документу, то пишется объяснительная записка на имя руководителя/заместителя. Решение о мере наказания принимается руководством и начальником отдела.

Управляйте своим временем, не нарушая сроков!