01 июня, 2015

Как правильно написать электронное письмо

Электронное деловое письмо

Как часто вы удаляете электронные письма, не открывая? Что заставляет вас открыть электронное письмо и ознакомиться с его содержимым? Часто ли вы получаете грамотные и хорошо оформленные деловые письма? Ответы на эти вопросы заставят вас задуматься в каком направлении мы должны с вами двигаться, чтобы правильно написать электронное письмо.

10 самых распространенных деловых писем>>

Современный мир уже приучил нас по несколько раз в день проверять свой почтовый ящик и решать большинство рабочих и личных проблем в электронном виде, но мы в этом беспрерывном потоке информации зачастую теряемся и не можем выделить главное.

Образец делового письма>>

Основные правила электронного делового письма:

  1. Пишите тему, которая передает суть вашего сообщения.

    Приглашение

    или

    Приглашение на международную конференцию 18.05

    Письмо с какой темой вы скорее откроете?

    Если вы хотите заинтересовать читателя, то заголовок должен привлекать внимание.

    Отдых

    или

    Как бюджетно отдохнуть в пик сезона в Европе?

    Если это письмо-ответ, то не меняйте тему.

    Перед отправкой проверяйте актуальность заголовка.

  2. Не делайте пометку «Срочно». Эту пометку допустимо сделать один раз в особо важном случае. Делая это чаще, пострадает ваша репутация, а на письма никто не будет обращать внимание.

  3. Отправляйте письмо только тем людям, которые действительно должны его получить и заинтересованы в этом. Проверяйте адресатов перед отправкой и не нажимайте кнопку «Ответить всем». По возможности обращайтесь к конкретным людям.

  4. Сокращайте объем письма. Меньше воды — больше нужной информации. В идеале письмо должно помещаться на открытом экране, и читатель не должен прокручивать экран вниз, чтобы добраться до сути.

Структура правильного электронного письма:

  • Обращение. Допустимо:

    Уважаемый Иван Иванович!

    Максим, добрый день!

    Привет, Александр!

    .

    Обращение зависит от отношений, в которых вы состоите с получателем.

  • Текст. Избегайте формализма, долгих объяснений что да как, переходите сразу к сути. Сравните:

    Здравствуйте, Александр!

    В продолжение нашего вчерашнего разговора, прошу вас выслать свои реквизиты для составление проекта договора. Данный шаг позволит оценить серьёзность ваших намерений на продолжение дальнейшего делового сотрудничества и конкретного обсуждения договора.

    Александр, добрый день!

    В продолжение нашего разговора вышлите, пожалуйста, свои реквизиты. Мы составим проект договора и обсудим его более предметно на нашей следующей встрече.

    Надеемся на дальнейшее сотрудничество!

  • Сделайте подпись в электронном письме.

    С уважением,

    Региональный менеджер ООО «Радость»
    И. А. Петров

Не направляйте по электронной почте слишком личные письма, письма, в которых непонятен контекст, тексты сообщений, которые лучше обсудить устно.

Станьте грамотным виртуальным собеседником и вам откроется много новых возможностей!




2 комментария:

  1. Анонимный12.11.2019, 11:43

    В связи с задержкой поставки оборудования на неопределенный срок, просим Вас..
    В продолжение нашего вчерашнего разговора, прошу вас...
    Инна, зачем в этих предложения проставлены запятые?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Добрый день! Постановка запятых после этих оборотов факультативна, то есть не является обязательной. Запятые ставятся на усмотрение автора, если он делает внутри предложения интонационные паузы.

      Удалить