10 самых распространенных деловых писем

Деловое письмо

Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.

В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

Какие же деловые письма согласно статистике мы используем чаще всего?

1. Письмо-запрос. В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса:

   В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от 24.11.2014…

   Продолжается описанием сути запроса

   Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.

   В письме-запросе часто устанавливается срок

   Информацию просим предоставить до 30.04.2015.

   Образец письма-запроса>>

2. Письмо-ответ. Письмо-ответ — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так:

   В ответ на ваш запрос…

   В ответ на ваше письмо…

   Затем идет изложение ответа

   Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.

   Образец письма-ответа>>

3. Письмо-просьба. Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться:

   В связи со сложившейся ситуацией на производстве…

   Продолжается описанием самой просьбы

   Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.

   Завершается письмо стандартными фразами

   С уважением…,

   Заранее благодарим за участие…,

   С наилучшими пожеланиями….

   Образец письма-просьбы>>

4. Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.

   Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.

   Завершается письмо фразами

   С наилучшими пожеланиями…

   Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

   Надеемся на продолжение сотрудничества.

   Образец письма-благодарности>>

5. Сопроводительное письмо. Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.

   Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2.

   Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении:

   Статистические данные на 2 л. в 1 экз.

   Образец сопроводительного письма>>

6. Письмо-напоминание. Это письмо напоминает о каких-либо событиях, датах, договоренностях и не требует ответа.

   Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с 25.01.2015 на 08.02.2015.

   Образец письма-напоминания>>

7. Письмо-сообщение (информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях.

   Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в ООО «Хлебопечь» с 05.04.2015.

8. Письмо-подтверждение. Этим видом письма мы подтверждаем участие в чем-либо, получение каких-либо документов, факт оказания услуг.

   ООО «Одуванчик» подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, 08.05.2015 в 09–00.

   Образец письма-подтверждения>>

9. Письмо-приглашение. Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в чем-либо.

   Приглашаем организацию ООО «Радуга» принять участие в городском субботнике 02.05.2015.

   Образец письма-приглашения>>

10. Письмо-отказ. Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа.

    В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство» 07.04.2015

    и вежливо завершить письмо

    С уважением…

Образец письма-отказа>>

Все перечисленные письма формальны. Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями.

Оформление делового письма любого вида стандартно, меняется только содержание.

Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода.

Пример письма-просьбы:

Уважаемый Петр Петрович!

Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах. Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?

Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами.

Ваша помощь была бы неоценима для нас.

Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата. Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем.

Используйте шаблон официального делового письма и вставляйте свой текст!