![]() |
Деловое письмо |
Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.
В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.
Какие же деловые письма согласно статистике мы используем чаще всего?
Письмо-запрос . В этом письме официально запрашиваютсякакая-либо информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса:В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от
24.11.2014 …Продолжается описанием сути запроса
Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.
В
письме-запросе часто устанавливается срокИнформацию просим предоставить до
30.04.2015 .-
Письмо-ответ .Письмо-ответ — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так:В ответ на ваш запрос…
В ответ на ваше письмо…
Затем идет изложение ответа
Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.
Письмо-просьба .Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться:В связи со сложившейся ситуацией на производстве…
Продолжается описанием самой просьбы
Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.
Завершается письмо стандартными фразами
С уважением…,
Заранее благодарим за участие…,
С наилучшими пожеланиями….
Письмо-благодарность . Этот вид письма может быть как ответом написьмо-просьбу , так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.
Завершается письмо фразами
С наилучшими пожеланиями…
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Надеемся на продолжение сотрудничества.
Сопроводительное письмо. Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.
Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2.
Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении:
Статистические данные на 2 л. в 1 экз.
Письмо-напоминание . Это письмо напоминает окаких-либо событиях, датах, договоренностях и не требует ответа.Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с
25.01.2015 на08.02.2015 .Письмо-сообщение (информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях.Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в
ООО «Хлебопечь» с05.04.2015 .Письмо-подтверждение . Этим видом письма мы подтверждаем участие вчем-либо , получениекаких-либо документов, факт оказания услуг.ООО «Одуванчик» подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы,08.05.2015 в 09–00.Письмо-приглашение . Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия вчем-либо .Приглашаем организацию
ООО «Радуга» принять участие в городском субботнике02.05.2015 .Письмо-отказ . Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа.В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство»
07.04.2015 и вежливо завершить письмо
С уважением…
Все перечисленные письма формальны. Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями.
Оформление делового письма любого вида стандартно, меняется только содержание.
Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода.
Пример
Уважаемый Петр Петрович!
Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах. Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?
Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами.
Ваша помощь была бы неоценима для нас.
Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата. Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем.
Используйте шаблон официального делового письма и вставляйте свой текст!
Добрый вечер, Инна. Подскажите пожалуйста, в письме-ответе (В ответ на ваш запрос…В ответ на ваше письмо…) слово "ваш" "ваше" можно писать с маленькой буквы? я всегда пишу с большой? Как правильно?
ОтветитьУдалитьДобрый вечер!
УдалитьЕсли напишите с маленькой - никогда не ошибетесь. С большой можно писать, если пишите или отвечаете конкретному человеку. Например: "Уважаемый Игорь Иванович! Сообщаю Вам..."
Вообще обращение всегда пишутся с большой буквы !Вы , Вам , Ваши - правила русского яз.!
ОтветитьУдалитьСмотрите ответ выше. Там так и написано - при обращении к конкретному лицу. Если обращаетесь к нескольким лицам или отвечаете организации, то с маленькой. Но написание с маленькой не является ошибкой.
УдалитьЗдравствуйте, как правильно ответить на письмо-ответ на мое письмо? Мы направили письма-приглашения на официальных бланках в органы исполнительной власти. Получили несколько ответов. Как дальше действовать: снова написать на бланке? или можно продолжать переписку просто в электронном виде?
ОтветитьУдалитьЗдравствуйте!
УдалитьЕсли вам ответили в электронном виде, можно продолжить переписку в электронном виде.
Спасибо, Ирина. А если ответили на бланке из Министерства, что информация доведена до подведомственных организаций и далее они самостоятельно осуществят регистрацию, то нужно ли выразить в ответ благодарность и надежду на сотрудничество в ответном письме на бланке?
УдалитьИнна) Отвечать не обязательно. В государственном органе они закрыли своим ответом поручение на ваше письмо. А когда поступит письмо просто с благодарностью оно скорей всего останется на уровне службы делопроизводства и его просто подошьют в дело. Поэтому, если очень хотите выразить благодарность, то лучше также в электронном виде. Меньше проблем с написанием письма и регистрацией - и вам, и им.
УдалитьЭтот комментарий был удален автором.
ОтветитьУдалитьДобрый день! Вам нужно написать письмо-запрос. В соответствии с договором таким-то просим предоставить информацию о готовности выполнения работ.
ОтветитьУдалить