![]() |
Делопроизводство в конце года |
Разрабатываем план и пользуемся статьей, чтобы достойно завершить год и спокойно отдыхать, а после праздников начать новую работу, а не завершать старую.
Что нужно сделать службе делопроизводства до конца года?
Составить сводную номенклатуру дел организации. В начале декабря должна быть собрана номенклатура дел структурных подразделений. До конца года все номенклатуры нужно проверить, оформить в сводную номенклатуру дел организации, утвердить ее руководителем и ввести в действие с 01 января следующего года.
Составить годовой отчет по исполнительской дисциплине по документам, поступившим за год в организацию. Если у вас введена система электронного документооборота (СЭД), то в автоматизированном режиме сделать это довольно легко — нужно выбрать период и базу данных входящих документов. Вручную придется считать все по журналу регистрации входящих документов. С этим отчетом необходимо ознакомить руководителя организации и подшить его в дело.
Составить годовой отчет по исполнению распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы). В СЭД это также будет легко сделать, выбрав лишь период. Вручную нужно будет выявить все приказы, распоряжения, протоколы со сроками исполнения, запросить у отделов информацию об исполнении каждого пункта документа. Затем в табличной форме составьте справку по исполнительской дисциплине в свободной форме.
Добавьте следующие графы:
- № ,
- структурное подразделение,
- наименование документа, дата, номер документа,
- пункт документа
- срок исполнения,
- выполненные мероприятия.
С таким отчетом необходимо ознакомить руководителя организации.
Подготовить отчет об объеме документооборота за год. В СЭД он также формируется автоматически. Вручную вы подсчитаете это с помощью журналов регистрации документов. Целесообразно делать разбивку по месяцам и структурным подразделениям, а еще лучше — сравнить несколько предыдущих лет, чтобы прослеживалась динамика возрастания или уменьшения объемов документооборота.
Завершить ведение журналов регистрации документов за год (если они у вас в бумажном виде) и подготовить новые на следующий год. Электронные базы документов можно начинать архивировать, но придется продолжить эту работу и в следующем году, так как документы, поступившие в конце года, будут исполнены только в следующем.
Подготовить статистические данные какие договоры (если на службу делопроизводства возложена ответственность по заключению и учету договоров) должны быть перезаключены на следующий год, какие расторгнуты, какие суммы по договорам должны быть доплачены.
Что нужно сделать отделу кадров?
- Составить график отпусков на следующий год.
- Подготовить статистические данные о принятых, уволенных за год сотрудниках, а также о вакантных ставках.
- Проверить правильность оформления документов по воинскому учету и подготовить отчет о сотрудниках, поставленных в резерв за прошедший год.
- Подготовить приказы о выходе сотрудников на работу в праздничные дни.
- Проверить табель учета рабочего времени (больничные, недогуленные отпуска).
- Провести инвентаризацию личных дел, проверить ознакомление сотрудников со своими личными делами
Что нужно сделать всем структурным подразделениям?
Подшить оставшиеся не у дел документы, проверить все дела, правильность оформления документов в делах, очистить стол и выбросить ненужные бумаги.
С Новым годом, друзья!
Комментариев нет:
Отправка комментария