24 декабря, 2014

Делопроизводство в конце года: что нужно успеть?

Делопроизводство в конце года

Разрабатываем план и пользуемся статьей, чтобы достойно завершить год и спокойно отдыхать, а после праздников начать новую работу, а не завершать старую.

Что нужно сделать службе делопроизводства до конца года?

  1. Составить сводную номенклатуру дел организации. В начале декабря должна быть собрана номенклатура дел структурных подразделений. До конца года все номенклатуры нужно проверить, оформить в сводную номенклатуру дел организации, утвердить ее руководителем и ввести в действие с 01 января следующего года.

    Номенклатура дел: как правильно составить>>

  2. Составить годовой отчет по исполнительской дисциплине по документам, поступившим за год в организацию. Если у вас введена система электронного документооборота (СЭД), то в автоматизированном режиме сделать это довольно легко — нужно выбрать период и базу данных входящих документов. Вручную придется считать все по журналу регистрации входящих документов. С этим отчетом необходимо ознакомить руководителя организации и подшить его в дело.

  3. Составить годовой отчет по исполнению распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы). В СЭД это также будет легко сделать, выбрав лишь период. Вручную нужно будет выявить все приказы, распоряжения, протоколы со сроками исполнения, запросить у отделов информацию об исполнении каждого пункта документа. Затем в табличной форме составьте справку по исполнительской дисциплине в свободной форме.

    Добавьте следующие графы:

    • № ,
    • структурное подразделение,
    • наименование документа, дата, номер документа,
    • пункт документа
    • срок исполнения,
    • выполненные мероприятия.

    С таким отчетом необходимо ознакомить руководителя организации.

    Как контролировать исполнение документов>>

  4. Подготовить отчет об объеме документооборота за год. В СЭД он также формируется автоматически. Вручную вы подсчитаете это с помощью журналов регистрации документов. Целесообразно делать разбивку по месяцам и структурным подразделениям, а еще лучше — сравнить несколько предыдущих лет, чтобы прослеживалась динамика возрастания или уменьшения объемов документооборота.

  5. Завершить ведение журналов регистрации документов за год (если они у вас в бумажном виде) и подготовить новые на следующий год. Электронные базы документов можно начинать архивировать, но придется продолжить эту работу и в следующем году, так как документы, поступившие в конце года, будут исполнены только в следующем.

  6. Подготовить статистические данные какие договоры (если на службу делопроизводства возложена ответственность по заключению и учету договоров) должны быть перезаключены на следующий год, какие расторгнуты, какие суммы по договорам должны быть доплачены.

Что нужно сделать отделу кадров?

  1. Составить график отпусков на следующий год.
  2. Подготовить статистические данные о принятых, уволенных за год сотрудниках, а также о вакантных ставках.
  3. Проверить правильность оформления документов по воинскому учету и подготовить отчет о сотрудниках, поставленных в резерв за прошедший год.
  4. Подготовить приказы о выходе сотрудников на работу в праздничные дни.
  5. Проверить табель учета рабочего времени (больничные, недогуленные отпуска).
  6. Провести инвентаризацию личных дел, проверить ознакомление сотрудников со своими личными делами

Что нужно сделать всем структурным подразделениям?

Подшить оставшиеся не у дел документы, проверить все дела, правильность оформления документов в делах, очистить стол и выбросить ненужные бумаги.

С Новым годом, друзья!


Комментариев нет:

Отправить комментарий