Контроль за исполнением документов. Что нужно знать

Контролируем все!

Согласно Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти одна из основных задач службы делопроизводства в организации — осуществлять контроль исполнения документов.

Контроль за исполнением документов в СЭД

Самым удобным способом является автоматический контроль, осуществляемый системой электронного документооборота. Если она есть в организации, то срок, при наложении резолюции, проставляет руководство или сотрудник службы делопроизводства. При этом, не имеет значения поступил документ в бумажном виде или электронном, так как регистрационная карточка (РК) в любом случае будет создаваться в СЭД.

РК бумажного документа распечатывается и прикладывается к документу. Затем под роспись в карточке документ передается исполнителю. На самой РК и/или документе может ставится отметка о контроле буквой «К», словом «Контроль» или штамп «контроль» (ГОСТ Р 6.30–2003). Однако, это не обязательно, если срок установлен в СЭД.

Для электронного документа срок устанавливается при наложении резолюции в РК в СЭД. Распечатывать карточку и документ не нужно. Поручение по документу отправится в электронный ящик исполнителя.

При приближении сроков исполнения документа СЭД будет автоматически рассылать напоминание об истечении сроков в электронный ящик исполнителю (начальнику отдела, делопроизводителю — в зависимости от настроек).

Система электронного документооборота также имеет функцию автоматического контроля за исполнением организационно-распорядительных документов. По каждому приказу, распоряжению, протоколу в РК можно внести необходимое количество задач по каждому пункту документа, в котором установлен срок. После этого каждая задача направляется в электронный ящик исполнителя.

Контроль за исполнением документов в организациях с бумажным документооборотом

Сотрудник службы делопроизводства прикладывает РК к входящему документу, проставляет отметку «Контроль», если по документу установлен срок исполнения. Затем сотрудник передает документ исполнителю под роспись в РК, фиксирует у себя в бумажном или электронном журнале номер документа, отдел, которому документ направлен, срок исполнения.

Как вести журналы регистрации документов>>

Ежедневно ответственный за исполнительскую дисциплину должен напоминать посредством телефона или других средств связи исполнителям или делопроизводителям в структурных подразделениях о приближающихся сроках исполнения документа.

Карасевой З.И.

Для исполнения

Срок — 27.10.2014

Как продлить срок исполнения документа?

С помощью служебной записки от начальника структурного подразделения на имя заместителя/руководителя (как правило, того, кто наложил резолюцию) с указанием причин неисполнения документа в срок.

В связи с тем, что материалы из Министерства экологии не поступили к указанному сроку, просим продлить срок исполнения документа до 20.12.2014.

Если документ не исполнен вовремя

Служба делопроизводства обязана потребовать объяснительную записку от начальника структурного подразделения, который являлся ответственным за исполнение документа, с объяснением причины несвоевременного исполнения документа. Затем служба делопроизводства доводит все материалы до руководства. В зависимости от масштабов ущерба руководство принимает решение о мере наказания.

Как документ снимается с контроля?

В регистрационной базе или на регистрационных карточках исполнитель или делопроизводитель отдела отмечает ход исполнения документа: выполненные мероприятия, дата и номер подготовленного документа.

Проведено совещание 10.08.2014.

Направлен документ от 22.09.2014 № 05–08/256).

Как проводится анализ исполнительской дисциплины по документам?

Периодичность, с которой проводится анализ исполнительской дисциплины по документам, пропишите в инструкции по делопроизводству (например, каждый месяц представлять руководителю справки по исполнению документов). Справки формируются автоматически (если есть СЭД) или вручную.

Обычно в них указывается общее количество документов отдела за месяц (или любой период), количество документов, поставленных на контроль, количество неисполненных документов, количество документов, исполненных позже срока (просроченных).