30 октября, 2014

Все о редактировании документов

Редактируем документы правильно

Сотруднику канцелярии, секретарю, помощнику директора довольно часто в повседневной работе приходится редактировать документы и доклады. Объем полномочий бывает разный: кто-то просто «пробегается» по документу, определяя нет ли явных ошибок и на месте ли все реквизиты, а кто-то вчитывается в каждое слово. Во многих организациях за начальником службы делопроизводства закреплена функция визирования распорядительных документов.

Правка документов может быть стилистической, т. е. не затрагивающей содержания, и смысловой. При стилистической правке от редактора требуется безупречная грамотность и чувство слова. Во втором, кроме этого, знание изложенного вопроса и владение фактическим материалом.

Как редактировать текст документа?

Общая схема работы редактора выглядит так:

  • восприятие — критика — коррективы;
  • проверка фактического материала;
  • выявление недочетов в структуре текста;
  • выявление стилистических ошибок;
  • выявление орфографических и пунктуационных ошибок.

При редактировании текста документа восприятие имеет чрезвычайно большое значение. Только неопытный сотрудник, прочитав первые несколько строк документа, берется за карандаш и начинает вносить исправления. Прежде чем что-либо изменить, ознакомьтесь с документом в целом. При этом делайте пометки на полях или выписки. При целостном восприятии редактор оказывается в состоянии оценить композицию текста, обнаружить противоречия, логические ошибки, несоразмерность частей и др.

Удобнее всего, проанализировав текст, начать читать его с начала, постепенно устраняя отмеченные недостатки.

После того как вы внимательно прочли документ, оценили его, отметили ошибки и моменты, вызывающие сомнение, вам предстоит решить сложный вопрос о степени вмешательства в текст. Работа редактора заключается в том, что исправления вносятся в чужой текст, а под документом появится подпись другого лица. Следовательно, вы имеете право изменить форму, но не содержание.

Одна из главных «заповедей редактора» может быть сформулирована так: не прибавляй и не убавляй. Каким бы ни было воздействие на текст (замена слов, грамматических конструкций, перестановка частей) — смысл высказывания должен оставаться прежним. В случае, если требуется изменить содержание (например, устранить фактическую ошибку), это должно быть непременно согласовано с автором.

Какие существуют виды редакторской правки?

Различают четыре основных вида редакторской правки:

  • правка-вычитка;
  • правка-сокращение;
  • правка-обработка;
  • правка-переделка.

Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.

Текстовые редакторы освободили нас от большой части корректорской нагрузки. Сейчас мы можем проверять правописание и вносить исправления непосредственно во время набора текста. Однако, человек не имеет права полностью полагаться на технику, ведь компьютеры не знают многих собственных имен, фамилий, географических названий.

Кроме того, компьютер способен обнаружить далеко не все опечатки. Только человек, понимающий смысл высказывания, в состоянии обнаружить подобные ошибки.

Пренебрежение правкой-вычиткой нередко приводит к курьезам. Нетрудно представить себе реакцию руководителя, который получает документ, названный не  «Протокол № 5», а  «Прокол № 5».

Правка-сокращение производится в двух основных случаях:

  1. Когда необходимо любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания).
  2. Когда в тексте содержится избыточная информация — повторы и «общие места».

Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции.

Правка-обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т. д.

Таким образом, документ, выправленный квалифицированным редактором:

  1. не содержит фактических ошибок и опечаток;
  2. идеально грамотен с точки зрения орфографии и пунктуации;
  3. имеет оптимальный объем;
  4. строится по законам логики;
  5. соответствует стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля

Примеры редактирования текста:

1. Четыре подобных автомата обслуживают несколько тысяч человек.

Правка зависит от смысла высказывания. Прежде всего следует выяснить, о чем идет речь: об обслуживании людей автоматами или автоматов людьми, — и после этого использовать пассивную конструкцию.

Отредактированный вариант:

Четыре подобных автомата обслуживаются несколькими тысячами человек. Или: Четырьмя подобными автоматами обслуживаются несколько тысяч человек.

2. Во исполнение приказа намечены меры по его выполнению.

Отредактированный вариант:

Намечены меры по выполнению приказа.

Редактор избежал использования однокоренных слов. Смысл высказывания не изменился.

3. Вторые профессии — смежные профессии, не меняя своего основного вида профессиональной деятельности, необходимы особенно в бригадах.

Отредактированный вариант:

Вторые, или смежные профессии, которые осваиваются без изменения основного вида деятельности, особенно необходимы в бригадах.

Деепричастный оборот может использоваться не во всех предложениях. Называемое им добавочное действие должно соотноситься с основным действием, производимым лицом-подлежащим. В данном случае это условие не выполняется. Поэтому редактор отказывается от деепричастия и употребляет предложную конструкцию с отглагольным существительным. Уточнен также порядок слов.

4. Для этой цели наша фирма использует имеющиеся подсобные помещения.

Отредактированный вариант:

Для этого наша фирма использует подсобные помещения.

Или:

С этой целью фирма использует подсобные помещения.

«Для цели» — сочетание слов, противоречащее литературной норме. Предлог «для» сам по себе имеет целевое значение. Слово «имеющиеся» делает текст избыточным. Кроме того, очевидно, что фирма не может использовать помещения, которых нет.

5. Общему отделу обеспечивать Управление копией всех нормативных документов.

Отредактированный вариант:

Общему отделу обеспечивать Управление копиями всех нормативных документов.

Поскольку речь идет не об одном документе, а о множестве, слово «копия» должно использоваться в форме множественного числа.

Узнайте:

Как правильно составить резюме>>

Как написать деловое письмо>>

В данной статье использовались материалы учебника «Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления».

Комментариев нет:

Отправить комментарий