08 октября, 2014

Бланки документов: виды, оформление, требования.

Что такое бланк?

Согласно методическим рекомендациям по внедрению ГОСТ Р 6.30–3003 бланк документа — это лист бумаги стандартного формата, на котором нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Информацией могут быть: название вида документа, справочные данные об организации.

В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации — автора документа («Фрегат»), ее ведомственная принадлежность (Министерство культуры) и организационно-правовая форма (ООО), юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.

Для оформления документов в электронном виде используют электронные шаблоны бланков, которые позволяют создавать юридически полноценные документы. Они воспроизводят все реквизиты в электронном виде, что и бумажные бланки. Используются многократно.

Образец бланка документа

Какие бывает бланки?

Общий бланк. Продольное расположение реквизитов

Общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма).

Бланк письма.

Бланк приказа, распоряжения (конкретного вида документа).

Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.

Бланки документов изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию. Расположение реквизитов на бланке не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

На продольном бланке указывают название организации, вид документа и другие необходимые реквизиты, которые размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов (приказ, распоряжение).

Наиболее удобным и экономичным является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа используется для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций.

Образец углового бланка

Угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит «Адресат».

Какие основные правила использования бланков?

  1. Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков согласно ГОСТ 9327–60: A4 и A5, с размерами полей не менее:

    левое — 20 мм;

    правое — 10 мм;

    верхнее — 20 мм;

    нижнее — 20 мм.

    Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.

  2. Проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленные совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата А4) без бланка.
  3. Типографским способом для учета количества бланков в организации должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Снимать копию с типографских бланки не допускается.
  4. Документы, составляющие внутреннюю переписку (служебная записка), оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования бланков.
  5. Использование и учет бланков ведется канцелярий или сотрудником, ответственным за делопроизводство.
  6. Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации.

Образцы бланков документов организации разрабатываются службой делопроизводства. Также инициаторами изготовления бланков документов могут быть структурные подразделения организации или должностные лица, которые имеют право подписи бланка. В таком случае они в порядке, предусмотренном инструкцией по делопроизводству организации, могут направить служебную записку в службу делопроизводства для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица.

Скопируйте или скачайте:

Образец бланка делового письма

Образец бланка документа «Для служебного пользования»

Образец приказа

Образец распоряжения


Комментариев нет:

Отправить комментарий