21 сентября, 2014

Копия документа: как заверить правильно?

Как заверить копию документа

Копия документа воспроизводит все реквизиты оригинала (подлинника) документа. Право заверения документов, как правило, нигде не закрепляется, поэтому при необходимости это может делать любой сотрудник организации. Организация имеет право заверять лишь копии созданных ею документов. Документы сторонних или вышестоящих организаций заверяются лишь при получении от них разрешения.

Как заверить копию документа?

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 реквизит отметка о заверении копии документа оформляется следующим образом:

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

  1. слово «Верно» — это заверительная надпись;
  2. наименование должности лица, кто заверяет копию;
  3. подпись лица, заверяющего копию;
  4. расшифровка подписи должностного лица;
  5. дата заверения подлинности копии;
  6. печать, если копия документа подлежит отправке в стороннюю организацию.

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Подробнее о печати и ее использовании>>

Верно

Начальник кадровой службы Личная подпись А. Г. Миронов

Дата

Во многих организациях принято указывать местонахождение подлинника документа. Это облегчает в дальнейшем процесс поиска документа.

Подлинник документа в деле ООО «Пломбир» № 02–15 за 2014 год.

Верно

Начальник кадровой службы Личная подпись А. Г. Миронов

25.09.2014 Печать

В целях экономии времени для заверения копии часто используется штамп «КОПИЯ ВЕРНА», что также допустимо.

Как правильно заверить многостраничный документ?

Четких правил для заверения многостраничного документа не существует, однако есть несколько общепринятых правил:

  1. листы нумеруются;
  2. после этого они скрепляются металлической скобой или нитью;
  3. на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;
  4. на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе («Прошито и пронумеровано 28 листов»), а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой;
  5. ставится печать.

В последнее время государственные органы требуют заверения каждого отдельного листа многостраничного документа, поэтому сначала уточните каким образом заверенные документы у вас точно примут.

Как правильно заверить документы в налоговую>>

1 комментарий: