30 июля, 2014

Системы электронного документооборота. Автоматизация делопроизводства

Система электронного документооборота

В предыдущей статье «10 причин внедрить электронный документооборот» мы рассказали о функциях, которые выполняет электронный документооборот, о проблемах, которые можно решить с его помощью, а также о преимуществах, которые получит организация с его внедрением.

В этой статье мы рассмотрим системы автоматизации делопроизводства, применяемые в настоящее время в организациях (фирмах, компаниях, государственных учреждениях). Они могут быть условно разделены на следующие пять категорий:

Системы автоматизации документооборота:

  1. Системы обработки изображений документов. Предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов. Их целесообразно применять в организациях с большим объемом документооборота. Пример: любая система, считывающая документ со сканера.

    Функции:

    — сканирование документов;

    — запись на сервер;

    — классификация документов;

    — передача изображений на рабочую станцию;

    — поиск изображений по отдельным элементам;

    — рассылка и печать.

  2. Системы оптического распознавания символов (Optical character Recognition, OCR-системы). Предназначены для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстовых файлов. Позволяют получать электронную копию документа с печатного листа, либо копию документа, пришедшего по факсу. Системы оптического распознавания символов подразделяются на обучаемые OCR-системы типа Fine Reader и на интеллектуальные типа Cunei Form.

    Функции:

    — сканирование;

    — распознавание текста;

    — форматирование в текстовый файл.

    С помощью сканирующего устройства система считывает изображение документа, в результате распознавания текста изображение преобразуется в текстовый файл и бумажный документ автоматически трансформируется в электронную форму.

  3. Системы управления документами (Document Management System, DMS). Предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов. Пример: система Documentum.

    Функции:

    — индексирование документов;

    — полнотекстовый поиск по ключевым словам;

    — организация доступа к документу независимо от места его хранения;

    — защита данных;

    — выдача и возврат документа;

    — контроль версии документа;

    — рассылка документа.

    Бонус: в системах управления документами есть функция контроля, предназначенная для передачи поручений исполнителям работ, уведомления о поручениях, требующих выполнения, получения сведений об исполнении поручений.

  4. Системы автоматизации коллективной работы над документами. Предназначены для организаций, сотрудникам которых требуется постоянный обмен документами. Пример: Lotus Notes, Group Wise, Links Works, Group Ware, Дело.

    Функции:

    — электронная почта;

    — поддержка видеоконференций;

    — управлений изображениями;

    — хранение, просмотр и совместное использование документов;

    — маршрутизация;

    — календарное планирование.

  5. Системы автоматизации деловых процедур, АДП (Workflow System). Предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в ходе выполнения бизнес-процессов. Они позволяют производить обработку документов по принятому алгоритму и заранее определенным маршрутам, описывать документопоток в виде диаграмм с указанием сроков и форм представляемых отчетов. Пример: система Staff Ware.

    Функции:

    — описание бизнес-процессов организации и задание регламента их взаимодействия с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);

    — организация хранения документов и возможность их просмотра;

    — организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;

    — ведение архива с учетом трудозатрат на подготовку документов;

    — установка прав на работу с документами;

    — контроль за исполнением документа;

    — поддержка коллективной работы с документом.

Надеемся, теперь вы сможете сделать правильный выбор системы электронного документооборота!


Комментариев нет:

Отправить комментарий