10 причин внедрить электронный документооборот на предприятии

Документооборот в организации

Если в вашей организации до сих пор не внедрен электронный документооборот, то вот 10 причин по которым это стоит сделать:

Плюсы электронного документооборота:

1. Уменьшение расхода бумаги и затрат на обслуживание техники. Система электронного документооборота (далее — СЭД) окупится в короткие сроки, ведь количество используемой бумаги заметно снизится, а техника будет служить вам значительно дольше.
2. Сокращение времени на получение документов. Сделав один звонок, нужный вам документ будет выслан мгновенно и не только из соседнего отдела, но и из других регионов. Напишите в СЭДе сообщение, и вам не придется дозваниваться и общаться с тем, с кем вы не желаете.
3. Удобный и быстрый поиск документов. Электронный архив позволит вам найти документ даже 5-летней давности за считанные минуты. Благодаря электронному архиву сократится количество, помещений, требуемых для хранения документов, а также затраты на их обработку.
4. Уменьшение времени сотрудников на регистрацию, подписание, отправку документов. Только подсчитайте сколько времени можно потратить на действительно важную работу! Ведь все эти действия можно сделать, не вставая со своего рабочего места.
5. Возможность отследить путь документа и сотрудников, которые с ним работали. Будет также указано точное время, в которое тот или иной работник осуществлял какие-либо действия с нужным документом. Вся картина в спорной ситуации становится ясной и очевидной.
6. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ имеет список пользователей, имеющих право доступа к нему
7. Ознакомление и согласование документов в электронном виде. Документ теперь не нужно распечатывать, составлять лист ознакомления, собирать подписи или визы. В нужной базе следует выбрать сотрудников, с которыми нужно согласовать документ или ознакомить, и документ поступит к ним в личный ящик. Как согласовать документ в электронном виде>>
8. Формирование отчетов при работе с документами. Отчеты позволят узнать точное количество входящих и исходящих документов в тот или иной период, бумажные и электронные письма, а также подсчитать трудозатраты, необходимые для обработки документов.
9. Контроль за исполнением документов. Под контролем понимается: контроль доставки документа, контроль исполнения (уведомление о том, что поручение выполнено), мониторинг задания (кто и что делает с заданием). Разногласия по срокам отправки и получения документа легко решаются с помощью СЭДа. Отправляя личные сообщения, вы также можете установить контроль за доставкой документа. Подробнее о контроле исполнения документов>>
10. Календарное планирование. С помощью СЭДа вы можете регулировать свое расписание, встречи, мероприятия, рассылать приглашения на совещания сотрудникам, отправлять документы и делать напоминания. Это электронный ежедневник, доступ к которому вы можете открыть нужным сотрудникам, а они смогут согласовывать свое расписание с вашим.

Внедрение электронного документооборота значительно облегчает деятельность организации, а к выбору системы СЭД стоит подойти уже более основательно.

Успевайте больше!