Если в вашей организации до сих пор не внедрен электронный документооборот, то вот 10 причин по которым это стоит сделать:
Плюсы электронного документооборота:
- Уменьшение расхода бумаги и затрат на обслуживание техники. Система электронного документооборота (далее — СЭД) окупится в короткие сроки, ведь количество используемой бумаги заметно снизится, а техника будет служить вам значительно дольше.
- Сокращение времени на получение документов. Сделав один звонок, нужный вам документ будет выслан мгновенно и не только из соседнего отдела, но и из других регионов. Напишите в СЭДе сообщение, и вам не придется дозваниваться и общаться с тем, с кем вы не желаете.
- Удобный и быстрый поиск документов. Электронный архив позволит вам найти документ даже
5-летней давности за считанные минуты. Благодаря электронному архиву сократится количество, помещений, требуемых для хранения документов, а также затраты на их обработку. - Уменьшение времени сотрудников на регистрацию, подписание, отправку документов. Только подсчитайте сколько времени можно потратить на действительно важную работу! Ведь все эти действия можно сделать, не вставая со своего рабочего места.
- Возможность отследить путь документа и сотрудников, которые с ним работали. Будет также указано точное время, в которое тот или иной работник осуществлял
какие-либо действия с нужным документом. Вся картина в спорной ситуации становится ясной и очевидной. - Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ имеет список пользователей, имеющих право доступа к нему
- Ознакомление и согласование документов в электронном виде. Документ теперь не нужно распечатывать, составлять лист ознакомления, собирать подписи или визы. В нужной базе следует выбрать сотрудников, с которыми нужно согласовать документ или ознакомить, и документ поступит к ним в личный ящик. Как согласовать документ в электронном виде>>
- Формирование отчетов при работе с документами. Отчеты позволят узнать точное количество входящих и исходящих документов в тот или иной период, бумажные и электронные письма, а также подсчитать трудозатраты, необходимые для обработки документов.
- Контроль за исполнением документов. Под контролем понимается: контроль доставки документа, контроль исполнения (уведомление о том, что поручение выполнено), мониторинг задания (кто и что делает с заданием). Разногласия по срокам отправки и получения документа легко решаются с помощью СЭДа. Отправляя личные сообщения, вы также можете установить контроль за доставкой документа. Подробнее о контроле исполнения документов>>
- Календарное планирование. С помощью СЭДа вы можете регулировать свое расписание, встречи, мероприятия, рассылать приглашения на совещания сотрудникам, отправлять документы и делать напоминания. Это электронный ежедневник, доступ к которому вы можете открыть нужным сотрудникам, а они смогут согласовывать свое расписание с вашим.
Внедрение электронного документооборота значительно облегчает деятельность организации, а к выбору системы электронного документооборота стоит подойти уже более основательно.
Комментариев нет:
Отправка комментария