Как составить акт правильно

Как составить акт?

Акт — это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом).

Существует великое множество актов: акт приема-передачи дел, материальных ценностей; акт о несчастных случаях; акт о выделении к уничтожению документов, бланков; акт списания, инвентаризации; акт о выдаче дел во временное пользование. Виды и образцы актов, используемых в работе архива, можно найти в Основных правилах работы архивов организаций от 06.02.2002.

Обычно акт оформляется на общем бланке, если не имеет унифицированной формы. Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту события.

Образец акта о выделении к уничтожению документов>>

Составление акта

Большинство актов составляется в следующей последовательности:

— Заголовок (о списании, о приеме-передаче дел);

— Вводная часть текста, которая начинается со слова «Основание:», после которого в именительном падеже указывается документ (его вид, дата, номер, заголовок) или события, послужившие основой составления акта.

Основание: Приказ руководителя от 18.02.2013 № 01–56/2 «О выделении дел к уничтожению».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее указывается состав комиссии, начиная с председателя (должность, имя, отчество, фамилия). Члены комиссии выстраиваются в алфавитном порядке фамилий, а не по иерархии должностей.

Составлен:

Председатель комиссии: заместитель директора А. Г. Курочкин

Члены комиссии: начальник отдела сбыта Л. А. Маврин

начальник отдела обеспечения В. А. Прохоров

начальник отдела маркетинга К. В. Янковая

— Констатирующая часть. В ней излагаются цели, задачи проведения работы, сроки работы комиссии и фиксируются установленные факты, выводы, заключения комиссии.

Комиссия провела проверку выданных материальных запасов отделом хозяйственного обеспечения за период с 10.01.2014 по 22.05.2014 и установила расходование следующих материалов…

Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед фамилиями не указывают.

Количество экземпляров определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта не является обязательной).

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. направлен в Министерство юстиции

2-й экз.- в дело.

Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с дополнением «Замечания прилагаются» и излагает свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту.

В ряде актов необходимо оформить гриф утверждения документа. Он оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–2003 в правом верхнем углу акта. Обязательно для актов приема-передачи дел, актов о выделении к уничтожению, актов о ликвидации предприятия.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Белый медведь»

_______________ А. Б. Лукашин

17.01.2015

Акты редко формируются в отдельные дела. В основном их подшивают в дела по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных подразделениях, куда были направлены экземпляры акта.

Образец акта скопируйте или скачайте здесь>>