11 декабря, 2013

Секретарь руководителя: что нужно знать и уметь

Что должен делать секретарь?

«Организация может обойтись без руководителя, но не сможет работать без секретаря»

В нашем обществе распространено предвзятое мнение о должности секретаря руководителя и его обязанностях. Принято считать, что секретари не сильно утруждают себя работой. Но времена меняются, и с приходом века поголовной автоматизации и компьютеризации, а также внедрением систем электронного документооборота, увеличиваются требования и к должности секретаря.

Требования к секретарю предъявляются теперь выше, чем к остальным должностям, потому что, кроме профессиональных, еще учитываются личные качества и внешние данные.

Что должен уметь секретарь?

Желательные характеристики секретаря — это коммуникабельность, гибкость, грамотная и четкая речь, быстрота реакции, приятная внешность, умение держать язык за зубами.

В 21 веке требования к секретарю повысились, и к ним добавились:

  • высшее образование;
  • опыт работы с документами;
  • знание компьютерных программ;
  • знание русского языка;
  • знание основ делопроизводства.

Секретарь сейчас действительно является правой рукой руководителя. Он должен знать все, что происходит в компании, уметь быстро найти любой документ и нужного человека, организовать совещание и вести протокол, планировать день руководителя, а нередко еще и совмещать работу в  службе делопроизводства или в отделе кадров.

Где получить знания?

Базовые знания, которые нужны для грамотного оформления и составления документов, можно почерпнуть, изучив ГОСТ Р 6.30–2003. Также стоит освоить работу в системах электронного документооборота на курсах или с помощью пошагового руководства.

Все нормативные документы по делопроизводству можно изучить здесь или скачать, подписавшись на рассылку на главной странице сайта. Это будет для вас хорошей основой на протяжении всей трудовой деятельности и не только в должности секретаря.

В организации приемная — один из самых ответственных участков работы, ведь помимо работы с документами в обязанности секретаря входит: прием гостей, рассмотрение и распределение документов в отсутствие руководителя, а также представление организации в телефонных переговорах. Должность секретаря — это возможность отличного старта для карьеры и налаживания контактов с людьми самого разного уровня. Поэтому, главный совет секретарям: не боитесь предвзятого мнения общества, стресса и «трудного» начальника, идите смело идите работать и вас заметят!


2 комментария: