11 декабря, 2013

Обязанности секретаря руководителя

В нашем обществе распространено предвзятое мнение о должности секретаря руководителя. Принято считать, что секретари не сильно утруждают себя работой.

Но времена меняются, и с приходом века поголовной автоматизации, а также внедрением систем электронного документооборота, повышаются требования и к должности секретаря.

Должность секретаря руководителя подразумевает, что, кроме профессиональных у претендента на должность, учитываются личные качества и внешние данные. Поэтому конкурс на эту должность порой даже выше, чем на более высокие

Требования к должности секретаря руководителя

Личные качества и внешние данные:

Коммуникабельность, гибкость, грамотная и четкая речь, быстрота реакции, приятная внешность, соблюдение дресс-кода, умение молчать.

Профессиональные требования:

  • высшее образование;
  • опыт работы с документами;
  • знание компьютерных программ;
  • знание русского языка;
  • знание основ делопроизводства.

Секретарь сейчас действительно является правой рукой руководителя. Он должен знать все, что происходит в компании, уметь быстро найти любой документ и нужного человека.

В ежедневные обязанности секретаря входит:

  • организаций совещаний;
  • ведение и оформление протоколов совещаний;
  • планирование дня руководителя;
  • ведение телефонных переговоров;
  • распределение документов и проверка правильности их оформления;
  • ведение журналов регистрации документов;
  • организация командировок руководителя;
  • организация личного приема руководителя.

Нередко секретарю приходится совмещать работу в  службе делопроизводства или в отделе кадров.

Где получить знания?

Базовые знания, которые нужны для грамотного оформления и составления документов, можно почерпнуть, изучив ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

Освоить работу в системе электронного документооборота можно на курсах или с помощью пошагового руководства в наших статьях .

Все нормативные документы по делопроизводству, которые могут понадобится секретарю вы найдете во вкладке НОРМАТИВКА. Самые необходимые примеры документов вы найдете во вкладке ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ. Это будет для вас хорошей основой на протяжении всей трудовой деятельности и не только в должности секретаря.

Должность секретаря — это возможность отличного старта для карьеры и налаживания контактов с людьми самого разного уровня. Поэтому, главный совет секретарям: не боитесь мнения окружающих, стресса и «трудного» начальника. Подходите к своим обязанностям ответственно, развивайтесь и и вас заметят!


2 комментария: