Структура службы делопроизводства зависит от объема документооборота организации.
В небольших организациях до 10 тыс. документов в год человек достаточно
В организациях с документооборотом от 10 до 25 тыс. документов в год выделяется несколько сотрудников в составе отдела кадров или другого отдела.
В организациях с объемом документооборота от 25 до 50 тыс. документов в год создается структурное подразделение — канцелярия, служба делопроизводства, общий или административный отдел.
В крупных организациях с документооборотом более 50 тыс. документов обязательно внедрение систем автоматизации (СЭД).
Какие участки обязательно должны быть в делопроизводстве организации?
— регистрация входящих/исходящих документов;
— регистрация приказов, распоряжений, протоколов;
— архив.
Если есть электронный документооборот, будет задействовано больше людей и организовано больше участков работы.
С учетом электронного документооборота добавятся регистрация и отправка документов в электронном виде;
Если в организации проводится большое количество совещаний, можно выделить сотрудника службы делопроизводства, отвечающего за подготовку и проведение совещаний, ведение протоколов и контроль исполнения поручений, озвученных во время совещаний.
Кроме того, службе делопроизводства необходимо:
— контролировать сроки исполнения документов;
— вести журналы регистрации документов
— контролировать правильность оформления документов.
— ставить
— вести конфиденциальное делопроизводство
— вести работу по обращениям граждан;
— разрабатывать инструкции и методические документы по делопроизводству.
Распределяйте функции в зависимости от нагрузки на участках работы, обучайте сотрудников работе на разных участках. Это обеспечит взаимозаменяемость. И пусть ваша работа будет налажена и хорошо организована!
Cпасибо большое!
ОтветитьУдалитьПожалуйста!
ОтветитьУдалить