04 декабря, 2013

Делопроизводство в организации: как распределить обязанности?

Канцелярия

Организация эффективной работы с документами зависит от размеров предприятия и его документооборота. В небольших организациях зачастую всю работу по делопроизводству делает секретарь и/или офис-менеджер, поэтому там обходятся без обособленного отдела. Иногда сотрудники совмещают обязанности по делопроизводству и кадровую работу.

В средних и больших организациях уже формируется отдел, отвечающий за делопроизводство и документооборот, — канцелярия, служба делопроизводства, общий или административный отдел. В этой статье мы рассматриваем организации, документооборот которых выше среднего.

Что должно быть в делопроизводстве организации?

— регистрация входящих/исходящих документов;

— регистрация приказов, распоряжений, протоколов;

— архивное хранение.

Если введен электронный документооборот (а это означает, что в организации объем входящих и исходящих документов выше среднего), будет задействовано больше людей и организовано больше участков работы.

10 причин внедрить электронный документооборот на предприятии>>

При наличии электронного документооборота целесообразно выделить следующие участки делопроизводства:

— регистрация входящих/исходящих писем на бумажном носителе (в зависимости от объема один или два участка);

— регистрация и отправка документов в электронном виде;

— регистрация и отправка ДСП-документов.

Если в организации проводится большое количество совещаний, можно выделить сотрудника службы делопроизводства, отвечающего за подготовку и проведение совещаний, ведение протоколов, контроль исполнения поручений, озвученных во время совещаний.

Журналы регистрации документов>>

Кроме того, службе делопроизводства необходимо:

— контролировать сроки исполнения документов;

Как контролировать исполнение документов в срок>>

— вести прием посетителей (обычно это делает секретарь);

— вести журнал регистрации и отправки телефонограмм, факсограмм;

— контролировать правильность оформления документов.

— ставить электронно-цифровую подпись (при наличии) и обеспечивать ее учет и хранение.

Электронно-цифровая подпись: зачем она нужна>>

Распределяйте эти функции в зависимости от нагрузки на участках работы, обучайте сотрудников работе на разных участках, чтобы была взаимозаменяемость.

Пусть ваша работа будет налажена и хорошо организована, и тогда она начнет приносить вам удовольствие!

2 комментария: