Как правильно подготовить приказ и распоряжение

Приказ — это организационно-распорядительный документ, которым оформляются решения руководителя организации. Приказы составляются для решения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы организации.

Приказ  — основной распорядительный документ организации и подписывается руководителем или лицом его заменяющим.

Распоряжение отличается от приказа тем, что в нем рассматриваются более узкие вопросы оперативного характера (хозяйственные вопросы, вопросы информационно-методического характера), и оно имеет ограниченный срок действия.

Распоряжение может подписываться заместителем руководителя.

Как оформить приказ или распоряжение?

Приказы и распоряжения оформляются в соответствии с  ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов."

В бланк приказа или распоряжения входят следующие реквизиты:

— наименование организации (полное и сокращенное);
— наименование вида документа (ПРИКАЗ);
— регистрационный номер;
— дата;
— номер,
— место составления (издания) документа.

Виды приказов:

• приказы по основной деятельности;

• приказы по личному составу;

• приказы по административно-хозяйственным вопросам.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения каждый вид приказа имеет разные сроки хранения (по основной деятельности — постоянно, по личному составу с 2003 года  — 50 лет, по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет). Поэтому эти виды приказов  помещают в разные дела.

Текст приказа (распоряжения) состоит из двух частей:

— констатирующей (преамбулы);

— распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами:

В целях

В соответствии

Во исполнение

Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

В соответствии с распоряжением Главы Администрации г. Самары № 101 от 07.02.2016 «О социальных льготах малоимущим гражданам»…

Преамбула в проектах приказов завершается словом

п р и к а з ы в а ю — печатается вразрядку.

или

П Р И К А З Ы В А Ю  — печатается с новой строки.

Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения (руководители структурных подразделений), заместители руководителя, подведомственные организации.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию по уничтожению документов за 2013 год.

2. Общему отделу подготовить документы, подлежащие уничтожению, к заседанию комиссии.

3. Отделу информатизации подготовить электронные базы документов, подлежащие уничтожению, к заседанию комиссии.

4. Первое заседание комиссии провести не позднее 15.03.2018.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Молчанову А.В..

Как изменить пункт в приказе?

Если приказ (распоряжение) изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести изменения в приказ № 114 от 26.02.2014 «О создании комиссии по уничтожению документов»

1. пункт 3 изложить в следующей редакции:

   «Первое заседание комиссии провести не позднее 25.03.2014».

2. пункт 4 изложить в следующей редакции:

   «Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Барановича Г.Д.».

Как отменить приказ?

Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Отменить…" затем  указывается дата, номер и заголовок ранее изданного документа.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отменить приказ № 116 от 02.03.2014 «О внесении изменений в приказ № 114 от 26.02.2014»

2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Барановича Г.Д..

Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие.

Ввести в действие настоящий приказ с 01.04.2014.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Контроль за исполнением приказа возложить на  Богачеву М.Р..

Контроль за исполнением документов>>

Визы согласования оформляются на оборотной стороне последнего листа приказа (распоряжения) согласно компетенции отделов и вопросам, затронутым в приказе. Если приказ затрагивает финансовые вопросы, то обязательна виза финансового отдела. Если кадровые, то нужна виза отдела кадров. Если для приказа требуется правовая экспертиза, то его визирует юридический отдел. Последней визирует приказ служба делопроизводства.

Порядок согласования документов>>

Приложения к приказу указываются только в тексте приказа и не оформляются отдельно как в письмах.

Назначить членов комиcсии по уничтожению документов согласно приложению 1 к настоящему приказу.

Когда приказ подготовлен и собраны все визы, его подписывает руководитель (заместитель). После этого документ нужно зарегистрировать. После присвоения номера ваш приказ или распоряжение можно считать введенным в действие.

Образец приказа>>

Образец распоряжения>>

Как правильно сделать выписку из приказа>>