Правила оформления делового письма

Оформление делового письма

Правильное написание делового письма — это искусство. Оно требует от составителя грамотности, внимательности, знания структуры делового письма. Оформление делового письма мы делаем согласно ГОСТ Р 6.30–2003.

Образцы деловых писем>>

Правила написания деловых писем

1. Деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. В него входят следующие реквизиты: логотип, название организации, адрес, телефон, электронный адрес сайта. Можете сами разработать бланк письма с удобным для вас набором реквизитов, так как он строго не регламентирован.

Официальный бланк письма>>

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 бланк расположения реквизитов может быть угловым (реквизиты расположены в левом верхнем углу) и продольным (реквизиты расположены по центру). Пример делового письма смотрите ниже.

2. В правом верхнем углу пишется адресат. Если мы обращаемся к конкретному лицу и указываем ФИО в реквизите «Адресат»,

Генеральному директору ООО «Конфети» Меньшову А. И.

то далее идет обращение:

Уважаемый Александр Иванович!

Если же к вам обращалась организация без указания конкретного лица, то можно писать письмо без обращения. В этом случае сразу начинайте со слов:

В ответ на Ваш запрос от_№ _ сообщаем…

или

ООО «Апельсинка» обращается к Вам с просьбой/предлагает Вам…

3. Правильное деловое письмо должно быть изложено в официально-деловом стиле без ошибок. Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным. Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на уточнение деталей письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.

Структура делового письма:

• Излагаем цель написания письма.

Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.

• Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо.

Предлагаем Вам бесплатно протестировать нашу программу и сообщить о результатах.

• Подводим итоги.

Ждем Вашего ответа!

• Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.

Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху и по центру. Приложения нумеруются отдельно.

Оформление приложений делаем после текста письма:

Приложение:

1. Отчет на 4 л. в 1 экз. 2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

В левом нижнем углу ставится отметка об исполнителе.

Петров Иван Васильевич
200-23-23

Образец делового письма

Итак, что у нас получилось.

Генеральному директору ООО «Креон» Маркину А. Ю.

Уважаемый Александр Юрьевич!

Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок. Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант. Предлагаем Вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.

Ждем Вашего ответа!

Приложение: Презентация программы в эл.виде

Директор Подпись К.С.Смольников

Петров Иван Васильевич
200-23-23

Надеюсь, оформление деловых писем теперь не составит для вас труда.

Как написать деловое письмо на английском языке>>