19 ноября, 2013

Правила оформления делового письма

Написание делового письма  — это искусство. Оно требует от составителя грамотности, внимательности, знания структуры делового письма.

Деловое письмо мы оформляем в соответствии c ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.".

Образцы деловых писем>>

Правила написания деловых писем:

  1. Деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. Стандартный бланк включает в себя следующие реквизиты: эмблема, наименование организации, справочные данные об организации.
  2. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 бланк расположения реквизитов может быть угловым (реквизиты расположены в левом верхнем углу) и продольным (реквизиты расположены по центру).

  3. В правом верхнем углу пишется адресат. Если мы обращаемся к конкретному лицу, указываем ФИО в реквизите «Адресат»
  4. Генеральному директору ООО «Конфети»
    Меньшову А.И.

    далее идет обращение:

    Уважаемый Александр Иванович!

    Если  к вам обращалась организация без указания конкретного лица, то можно писать письмо без обращения. В этом случае сразу начинайте со слов:

    В ответ на ваш запрос от_№ _ сообщаем…

    Если вы  — инициатор письма:

    ООО «Апельсинка» обращается к вам с просьбой/предлагает вам…

  5. Правильное деловое письмо должно быть изложено в официально-деловом стиле без ошибок. Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным. Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на уточнение деталей письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.

Образец письма-запроса
Образец письма-ответа
Образец письма-благодарности
Образец письма-отказа

Структура делового письма:

  • Излагаем цель написания письма.
  • Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.

  • Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо.
  • Предлагаем Вам бесплатно протестировать нашу программу и сообщить о результатах.

  • Подводим итоги.
  • Ждем Вашего ответа!

  • Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.

Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху по центру. Приложения нумеруются отдельно.

Оформление приложений следует после текста письма:

Приложение: 1. Отчет на 4 л. в 1 экз.
2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

В левом нижнем углу ставится отметка об исполнителе.

Петров Иван Васильевич
200-23-23

Образец делового письма

Итак, что у нас получилось.

Генеральному директору ООО «Креон»
Маркину А. Ю.

Уважаемый Александр Юрьевич!

Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок. Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант. Предлагаем Вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.

Ждем Вашего ответа!

Приложение: Презентация программы в эл.виде

Директор Подпись К.С.Смольников

Петров Иван Васильевич
200-23-23

Деловое письмо на бланке>>


6 комментариев:

  1. Спасибо! Информация оказалась очень полезна. Долго искал в интернете полную информацию по оформлению делового письма партнеру, доступно и "по делу" нашел у Вас. Продолжайте писать!

    ОтветитьУдалить
  2. Я, в свое время, долго мучилась с документами при оформлении ооо. Там столько нюансов, что все сложно учесть даже если имеешь дело с этим очень часто. Я обращалась в компанию http://www.adres495.ru, они помогают с документацией и юр адресами. Вопрос решился намного быстрее

    ОтветитьУдалить
  3. Анонимный05.06.2018, 14:43

    Почему редко ставят отступ в начале строки? Новое предложение начинают с красной строки!

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Да, Вы абсолютно правы. Это в международной деловой переписке красная строка отсутствует, а текст разбивается на абзацы. В русскоязычной деловой переписке новый абзац начинается с красной строки. Во вкладке "Образцы документов" на данном сайте представлены как раз правильные образцы деловых писем. В статьях в качестве примера размещаются только отдельные реквизиты или элементы текста.

      Удалить