19 ноября, 2013

Деловое письмо: правила оформления

Оформление делового письма

Правильное написание делового письма — это искусство. Оно требует от составителя грамотности, внимательности, знания структуры делового письма. Оформление делового письма мы делаем согласно ГОСТ Р 6.30–2003.

Образцы деловых писем>>

Какие существуют правила написания деловых писем?

  1. Деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. В него входят следующие реквизиты: логотип, название организации, адрес, телефон, электронный адрес сайта. Можете сами разработать бланк письма с удобным для вас набором реквизитов, так как он строго не регламентирован.
  2. Официальный бланк письма>>

    Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 бланк расположения реквизитов может быть угловым (реквизиты расположены в левом верхнем углу) и продольным (реквизиты расположены по центру). Пример делового письма смотрите ниже.

  3. В правом верхнем углу пишется адресат. Если мы обращаемся к конкретному лицу и указываем ФИО в реквизите «Адресат»,
  4. Генеральному директору ООО «Конфети»
    А. И. Меньшову

    то далее идет обращение:

    Уважаемый Александр Иванович!

    Если же к вам обращалась организация без указания конкретного лица, то можно писать письмо без обращения. В этом случае сразу начинайте со слов:

    В ответ на Ваш запрос от_№ _ сообщаем…

    или

    ООО «Апельсинка» обращается к Вам с просьбой/предлагает Вам…

  5. Правильное деловое письмо должно быть изложено в официально-деловом стиле, без ошибок. Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным. Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на разъяснение и уточнение письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.

Структура делового письма:

  • Излагаем цель написания письма.
  • Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.

  • Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо.
  • Предлагаем вам бесплатно протестировать нашу программу и сообщить о результатах.

  • Подводим итоги.
  • Ждем вашего ответа!

  • Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.

Среди руководителей разного уровня считается признаком хорошего тона писать от руки перед подписью «С уважением». С точки зрения делопроизводства — это неверно, так как в обращении уже употреблялось слово «Уважаемый».

Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху и по центру. Приложения нумеруются отдельно.

Оформление приложений делаем после текста письма:

Приложение: 1. Отчет на 4 л. в 1 экз.
2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

В левом нижнем углу ставится отметка об исполнителе. Здесь возможны 2 варианта (10 шрифт, Times New Roman):

Петров Иван Васильевич
200-23-23

или

И. В. Петров
200-23-23

Образец делового письма

Итак, что у нас получилось:

Генеральному директору ООО «Креон»
А. Ю. Маркину

Уважаемый Александр Юрьевич!

Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок. Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант. Предлагаем вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.

Ждем вашего ответа!

Приложение: Презентация программы в эл.виде

Директор Подпись К.С.Смольников

И. В. Петров
200-23-23

Надеюсь, оформление деловых писем теперь не составит для вас труда!

Как написать деловое письмо на английском языке>>


4 комментария:

  1. Спасибо! Информация оказалась очень полезна. Долго искал в интернете полную информацию по оформлению делового письма партнеру, доступно и "по делу" нашел у Вас. Продолжайте писать!

    ОтветитьУдалить
  2. Я, в свое время, долго мучилась с документами при оформлении ооо. Там столько нюансов, что все сложно учесть даже если имеешь дело с этим очень часто. Я обращалась в компанию http://www.adres495.ru, они помогают с документацией и юр адресами. Вопрос решился намного быстрее

    ОтветитьУдалить