08 октября, 2013

Входящий документ: пошаговая регистрация

Документы поступают в организацию в бумажном или электронном виде. Все без исключения проходят обработку в системе электронного документооборота (СЭД), если она внедрена в организации.

Как зарегистрировать бумажный документ в СЭД?

  1. Для каждого документа, поступившего в бумажном виде, сотрудник, регистрирующий входящие документы, создает регистрационную карточку (далее — РК). В новой РК он заполняет следующие поля:

    Регистрация входящего документа

    — «От кого»;

    — «Исходящий номер»;

    — «Дата исходящего»;

    — «Вид документа»;

    — «Кому»

    Переключатель «ДСП-документ» должен быть выключен.

  2. С помощью кнопки «Зарегистрировать» сотрудник канцелярии присваивает регистрационный номер документа. РК автоматически по значению в поле «Кому», которое заполнил сотрудник, перенаправляется руководителю, заместителю руководителя или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

  3. Корреспонденция, поступившая в канцелярию в бумажном виде, передается в отделы под роспись в распечатанной РК либо делается реестр, если документов много. Реестр формируется автоматически в любой системе электронного документооборота. Можно выбрать реестр документов за определенную дату либо документы нужного отдела.

Как зарегистрировать электронный документ в СЭД?

  1. В базе, куда поступают документы в электронном виде, сотрудник, отвечающий за регистрацию электронных документов, выбирает РК документа (по номеру, дате или краткому содержанию).

  2. Затем он проверяет правильность оформления РК электронного документа:

    — наличие и подлинность электронно-цифровой подписи (далее — ЭЦП), которая подтверждает подлинность документа и придает ему юридическую силу; 

    — соответствие подписи автора с ЭЦП;

    — соответствие исходящего номера и даты (при наличии) в файле электронного документа с данными РК,

    — наличие приложений, если они указаны в тексте.

  3. В случае выявления нарушений в регистрации документа он может отказать в принятии документа. В системе электронного документооборота есть команда «Отказать в регистрации», также указывается причина отказа.

  4. В случае отсутствия нарушений в оформлении регистратор с помощью кнопки «Зарегистрировать» присваивает документу регистрационный номер. РК автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Как зарегистрировать ДСП-документ?

ДСП-документы могут поступать также в бумажном и электронном виде. Все о работе с документами "Для служебного пользования">>

Если в организации есть необходимость электронного обмена ДСП-документами, то сначала следует:

— настроить закрытый канал электронной почты;

— создать почтовый ящик, оснащенный средствами защиты информации;

— предоставить доступ сотруднику канцелярии на закрепленном рабочем месте, прописав обязанность работы с ДСП-документами в его в должностной инструкции.

Прием ДСП-документов осуществляется в следующей последовательности:

  1. Извлекается архивный файл.

  2. Затем регистратору ДСП-документов следует разархивировать файл (например, с помощью программы Winrar).

  3. Проверяется правильность оформления электронного документа: наличие файла документа, файла ЭЦП к документу, файлов приложений (если есть), наличие, подлинность ЭЦП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

  4. При наличии ошибок регистратор не обрабатывает ДСП-документ и направляет мотивированный отказ в приеме также по закрытому каналу электронной почты.

При отсутствии ошибок обработка ДСП-документов завершается в следующей последовательности:

  • ДСП-документ распечатывается;

  • на первой странице в верхнем правом углу проставляется номер экземпляра в соответствии со списком рассылки;

  • на первой странице в нижнем правом углу проставляется штамп или производится запись «Дубликат. ЭЦП подтверждена» и заверяется подписью. 

  • Регистратор входящей ДСП-корреспонденции также заполняет поля: «Кому», «Экземпляр №», «Кол-во листов»,  «Краткое содержание». Переключатель «ДСП документ» должен быть включен. 

  • В случае отсутствия нарушений в оформлении с помощью кнопки «Зарегистрировать» документу присваивается регистрационный номер. При этом РК документа автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в отдел.

ДСП-документы в бумажном виде передаются в структурные подразделения под роспись в реестре.

5 комментариев:

  1. Анонимный01.08.2016, 15:01

    В каком случае не регистрируется входящее письмо. Если письмо на бланке организации, но без печати и подписи. Если на бланке с подписью, но без печати организации?
    Спасибо!

    ОтветитьУдалить
  2. Этот комментарий был удален автором.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. В организациях этот вопрос решается в индивидуальном порядке. Сотрудник службы делопроизводства звонит в организацию-отправитель с просьбой дослать правильно оформленный экземпляр.
      Если вы в документе не заинтересованы и выявили, что повреждена упаковка, отсутствуют важные документы или документ неправильно оформлен, то составляется акт. Один его экземпляр направляется в организацию-отправитель.
      Просто выбрасывать документ чревато с юридической точки зрения. В суде могут предъявить правильно оформленный экземпляр, уведомление о получении. Доказать что-то будет сложно. Законодательно не закреплено какие документы не подлежат регистрации. Как правило, это реклама, периодические издания. ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер. Также стоит отметить, что, если документ оформлен на бланке, печать необязательна.

      Удалить
  3. Анонимный11.05.2017, 5:50

    В организации есть канцелярия и СЭД.Документы поступают как на бумажном носителе, так и через СЭД.Должен ли сотрудник/начальник отдела вести журнал входящих документов?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Здравствуйте!
      Вести журнал входящих документов как бумажных, так и электронных можно в СЭД. Порядковый номер у них обычно различается только наличием @ в номере для электронного документа. Когда вы создаете регистрационную карточку в СЭД для документа на бумажном носителе, вы отмечаете в карточке, что он пришел на бумаге (б/н - бумажный носитель). Вложения этого документа, как правило, в электронном виде нет. В карточке должно быть отмечено кому он направлен на исполнение, поэтому будет понятно у кого искать оригинал документа.
      Еще один более современный вариант - сканировать документ на бумажном носителе и работать с ним как с электронным. Бумажный экземпляр просто подшивается в дело отдела-исполнителя.

      Удалить