Документы поступают в организацию в бумажном или электронном виде. Затем документ нужно зарегистрировать. Регистрация входящих документов может быть в журнале регистрации документов или в системе электронного документооборота (СЭД).
Как зарегистрировать бумажный документ в СЭД?
Для каждого документа, поступившего в бумажном виде, сотрудник, регистрирующий входящие документы, создает регистрационную карточку (далее — РК). В новой РК он заполняет следующие поля:
— «От кого»;
— «Исходящий номер»;
— «Дата исходящего»;
— «Вид документа»;
— «Кому»Переключатель
«ДСП-документ» должен быть выключен.С помощью кнопки «Зарегистрировать» сотрудник канцелярии присваивает регистрационный номер документа. РК автоматически по значению в поле «Кому», которое заполнил сотрудник, перенаправляется руководителю, заместителю руководителя или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).
Корреспонденция, поступившая в канцелярию в бумажном виде, передается в отделы под роспись в распечатанной РК либо делается реестр, если документов много. Реестр формируется автоматически в любой системе электронного документооборота. Можно выбрать реестр документов за определенную дату либо документы нужного отдела.
Как зарегистрировать электронный документ в СЭД?
В базе, куда поступают документы в электронном виде, сотрудник, отвечающий за регистрацию электронных документов, выбирает РК документа (по номеру, дате или краткому содержанию).
Затем он проверяет правильность оформления РК электронного документа:
— наличие и подлинность
электронно-цифровой подписи (далее — ЭЦП), которая подтверждает подлинность документа и придает ему юридическую силу;— соответствие подписи автора с ЭЦП;
— соответствие исходящего номера и даты (при наличии) в файле электронного документа с данными РК,
— наличие приложений, если они указаны в тексте.
В случае выявления нарушений в регистрации документа он может отказать в принятии документа. В системе электронного документооборота есть команда «Отказать в регистрации», также указывается причина отказа.
В случае отсутствия нарушений в оформлении регистратор с помощью кнопки «Зарегистрировать» присваивает документу регистрационный номер. РК автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).
Как зарегистрировать ДСП-документ ?
Все о работе с документами "Для служебного пользования">>
Если в организации есть необходимость
электронного обмена
— настроить закрытый канал электронной почты;
— создать почтовый ящик, оснащенный средствами защиты информации;
— предоставить доступ сотруднику канцелярии на закрепленном
рабочем месте, прописав обязанность работы с
Прием
Извлекается архивный файл.
Затем регистратору
ДСП-документов следует разархивировать файл (например, с помощью программы Winrar).Проверяется правильность оформления электронного документа: наличие файла документа, файла ЭЦП к документу, файлов приложений (если есть), наличие, подлинность ЭЦП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.
При наличии ошибок регистратор не обрабатывает
ДСП-документ и направляет мотивированный отказ в приеме также по закрытому каналу электронной почты.
При отсутствии ошибок обработка
ДСП-документ распечатывается;на первой странице в верхнем правом углу проставляется номер экземпляра в соответствии со списком рассылки;
на первой странице в нижнем правом углу проставляется штамп или производится запись «Дубликат. ЭЦП подтверждена» и заверяется подписью.
Регистратор входящей
ДСП-корреспонденции также заполняет поля: «Кому», «Экземпляр №», «Количество листов», «Краткое содержание». Переключатель «ДСП-документ» должен быть включен.В случае отсутствия нарушений в оформлении с помощью кнопки «Зарегистрировать» документу присваивается регистрационный номер. При этом РК документа автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в отдел.
В каком случае не регистрируется входящее письмо. Если письмо на бланке организации, но без печати и подписи. Если на бланке с подписью, но без печати организации?
ОтветитьУдалитьСпасибо!
Этот комментарий был удален автором.
ОтветитьУдалитьВ организациях этот вопрос решается в индивидуальном порядке. Сотрудник службы делопроизводства звонит в организацию-отправитель с просьбой дослать правильно оформленный экземпляр.
УдалитьЕсли вы в документе не заинтересованы и выявили, что повреждена упаковка, отсутствуют важные документы или документ неправильно оформлен, то составляется акт. Один его экземпляр направляется в организацию-отправитель.
Просто выбрасывать документ чревато с юридической точки зрения. В суде могут предъявить правильно оформленный экземпляр, уведомление о получении. Доказать что-то будет сложно. Законодательно не закреплено какие документы не подлежат регистрации. Как правило, это реклама, периодические издания. ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер. Также стоит отметить, что, если документ оформлен на бланке, печать необязательна.
В организации есть канцелярия и СЭД.Документы поступают как на бумажном носителе, так и через СЭД.Должен ли сотрудник/начальник отдела вести журнал входящих документов?
ОтветитьУдалитьЗдравствуйте!
УдалитьВести журнал входящих документов как бумажных, так и электронных можно в СЭД. Порядковый номер у них обычно различается только наличием @ в номере для электронного документа. Когда вы создаете регистрационную карточку в СЭД для документа на бумажном носителе, вы отмечаете в карточке, что он пришел на бумаге (б/н - бумажный носитель). Вложения этого документа, как правило, в электронном виде нет. В карточке должно быть отмечено кому он направлен на исполнение, поэтому будет понятно у кого искать оригинал документа.
Еще один более современный вариант - сканировать документ на бумажном носителе и работать с ним как с электронным. Бумажный экземпляр просто подшивается в дело отдела-исполнителя.