Если вы должны провести проверку состояния делопроизводства в организации, мы поможем вам грамотно к ней подготовиться. Если проверять будут вас, то вы будете во всеоружии к приезду гостей.
Порядок действия при проведении проверки делопроизводства:
— Подготовьте и держите на флешке и в распечатанном виде нормативные документы, которыми вы будете руководствоваться при проведении проверки.
— Если работает система электронного документооборота, запросите и посмотрите удаленно базы документов проверяемой организации: "Входящие", "Исходящие", "Документы ДСП" "ОРД". Сделайте выборку, например, 50 документов за квартал. Скопируйте документы с ошибками, посчитайте процент ошибок. Так, вы сэкономите время на месте.
— В первый день проверки запросите нормативные документы по делопроизводству: инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел, должностные инструкции работников отдела, положение об отделе. Их наличие — это уже плюс. Затем проверяем соответствие дел номенклатуре — запрашиваем несколько дел, проверяем их оформление.
— Затем проверяем журналы регистрации документов в бумажном и электронном виде. Здесь проверяем правильное заполнение всех граф, заполнение регистрационных карточек, вложение файлов, наличие электронно-цифровой подписи.
— Следующий пункт — оформление
— Далее проверяем контроль за исполнением документов: своевременность отправки, закрытия документов, чем они закрываются (дата и номер ответного письма), установление и расчет сроков исполнения документов. Если нет СЭД, где можно вывести отчет за любой период, сделайте выборку вручную — входящий документ, срок исполнения, чем закрыт, когда списан в дело.
— Последним пунктом проверяем архива: оформление дел, наличие описей к документам, соблюдение условий хранения.
Это минимальный объем ведения делопроизводства, который должен быть в каждой организации. Все виды проверяемых документов вы должны найти в номенклатуре дел.
Старайтесь оказать помощь тому, кого вы проверяете, разъяснить вопросы ведения делопроизводства. Это облегчит вашу работу в дальнейшим, поможет людям избегать ошибок и не тратить на них время. Последним этапом проведения проверки является написание справки или акта.
Комментариев нет:
Отправка комментария