Как подготовиться к проверке делопроизводства

Проверка делопроизводства

Если вы должны провести проверку организации и состояния ее делопроизводства, мы поможем вам грамотно к ней подготовиться. Если проверять будут вас, то вы будете во всеоружии к приезду гостей.

Основные действия при проведении проверки:

— Подготовьте и держите на флешке и в распечатанном виде нормативные документы, которыми вы будете руководствоваться при проведении проверки.

— Если работает система электронного документооборота, посмотрите удаленно и заранее базы проверяемой организации. Основные базы — это "Входящие", "Исходящие", "Документы ДСП" "ОРД". Сделайте выборку, например, 50 документов за квартал. Скопируйте документы с ошибками, посчитайте процент ошибок. Так, вы сэкономите время на месте.

— В первый день проверки запросите нормативные документы по делопроизводству: инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел, должностные инструкции работников отдела, положение об отделе. Их наличие — это уже плюс. Затем смотрим оформление документов и их соответствие реальности: как составлены дела, распределены ли обязанности сотрудников в соответствии с инструкциями и т.д.

Все нормативные документы по делопроизводству>>

— Затем проверяем регистрацию документов . Если регистрация ведется только на бумаге, смотрим наличие журналов регистрации документов и правильное заполнение всех граф. Если документооборот в организации электронный, то проверяем правильность заполнения регистрационных карточек, вложение файлов, оформление исходящих писем.

— Обязательно проверяем регистрацию документов «Для служебного пользования»: присвоение грифа ДСП, отдельное хранение документов ДСП, заведение дел с грифом ДСП, отправку по закрытому каналу связи, вложение файла (вернее его отсутствие) документа в регистрационную карточку, наличие приложений, ведение журналов регистрации ДСП-документов.

— На очереди — оформление организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы). Здесь смотрим наличие и правильность заполнения журналов регистрации, совпадение номеров в журналах и на бумаге, наличие подписей и виз, хранение в делах.

— Далее проверяем соблюдение сроков исполнения документов: своевременность отправки, закрытия документов, чем они закрываются (дата и номер ответного письма), установление и расчет сроков.

Контроль за исполнением документов: что нужно знать>>

— Заканчиваем проверку оценкой состояния архива: оформление дел, наличие описей к документам, соблюдение условий хранения.

Это минимальный объем ведения делопроизводства, который должен быть в каждой организации. Все виды проверяемых документов вы должны найти в номенклатуре дел.

Старайтесь оказать помощь тому, кого вы проверяете, разъяснить вопросы ведения делопроизводства. Это облегчит вашу работу в дальнейшим и поможет людям избегать ошибок и не тратить на них время. Последним этапом проведения проверки является написание справки или акта.