Подготовка к проверке делопроизводства

Если вы должны провести проверку состояния делопроизводства в организации, мы поможем вам грамотно к ней подготовиться. Если проверять будут вас, то вы будете во всеоружии к приезду гостей.

Порядок действия при проведении проверки делопроизводства:

— Подготовьте и держите на флешке и в распечатанном виде нормативные документы, которыми вы будете руководствоваться при проведении проверки.

— Если работает система электронного документооборота, запросите и посмотрите удаленно базы документов проверяемой организации: "Входящие", "Исходящие", "Документы ДСП" "ОРД". Сделайте выборку, например, 50 документов за квартал. Скопируйте документы с ошибками, посчитайте процент ошибок. Так, вы сэкономите время на месте.

— В первый день проверки запросите нормативные документы по делопроизводству: инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел, должностные инструкции работников отдела, положение об отделе. Их наличие — это уже плюс. Затем проверяем соответствие дел номенклатуре —  запрашиваем несколько дел, проверяем их оформление.

— Затем проверяем  журналы регистрации документов в бумажном и электронном виде. Здесь проверяем  правильное заполнение всех граф, заполнение регистрационных карточек, вложение файлов, наличие электронно-цифровой подписи.

— Следующий пункт — оформление организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы). Смотрим наличие и правильность заполнения журналов регистрации приказов (распоряжений), наличие реквизитов и правильность их оформления, совпадение номеров в журналах и на бумаге, хранение в делах.

— Далее проверяем контроль за исполнением документов: своевременность отправки, закрытия документов, чем они закрываются (дата и номер ответного письма), установление и расчет сроков исполнения документов. Если нет СЭД, где можно вывести отчет за любой период, сделайте выборку вручную —  входящий документ, срок исполнения, чем закрыт, когда списан в дело.

— Последним пунктом проверяем архива: оформление дел, наличие описей к документам, соблюдение условий хранения.

Это минимальный объем ведения делопроизводства, который должен быть в каждой организации. Все виды проверяемых документов вы должны найти в номенклатуре дел.

Старайтесь оказать помощь тому, кого вы проверяете, разъяснить вопросы ведения делопроизводства. Это облегчит вашу работу в дальнейшим, поможет людям избегать ошибок и не тратить на них время. Последним этапом проведения проверки является написание справки или акта.