Как организовать работу службы делопроизводства

Если вы пришли в организацию руководить службой делопроизводства, канцелярией или общим отделом и не знаете с чего начать, то эта статья поможет вам грамотно организовать делопроизводство.

В первые дни работы в организации вам нужно ознакомиться с документами, регулирующими делопроизводство. Обычно это: положения об отделах, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, должностные инструкции работников отдела.

Не торопитесь все исправлять, если вас что-то не устраивает. Присмотритесь, поймите, как функционирует система делопроизводства и есть ли она вообще, какой порядок обработки проходит документ, как распределена нагрузка среди сотрудников отдела.

Основные моменты организации делопроизводства:

1. Документы не должны теряться, пропадать, не должны приходить и уходить, минуя канцелярию Любой документ должен быть легко найден, должны легко определяться ответственный исполнитель и местонахождение документа. Для этого должна быть организована регистрация входящих и исходящих писем.

   Регистрация и весь путь документа в системе электронного документооборота описаны нами в предыдущих статьях. Если же СЭДа пока нет, то необходимо наличие журналов регистрации документов.

   Журналы регистрации документов>>

   Проследите за отдельной регистрацией документов «Для служебного пользования».

2. В организации должен быть контроль за исполнением документов. Сотрудник канцелярии должен отслеживать вовремя ли документы исполняются, как и чем закрываются поручения.

   Контроль за исполнением документов: что нужно знать>>

   Если исполнительская дисциплина хромает, ее нужно наладить. Если делопроизводство — бумажное, то придется вручную записывать сроки и напоминать о них исполнителям какому-либо ответственному сотруднику. В системе электронного документооборота контроль исполнения документов осуществляется автоматически, но также нужно следить, чтобы документы ставились на контроль, вовремя исполнялись, поручения по документам закрывались корректно (дата, номер ответного документа).

3. Следите за оформлением документов, ведь они представляют организацию. Если в оформлении есть куда стремиться, заручившись поддержкой руководства, пропишите в нормативных документах (если этого еще нет) обязательное наличие визы на исходящих документах начальника (заместителя) канцелярии и требуйте оформления в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 и инструкцией по делопроизводству.

4. Если есть необходимость, перераспределите потоки документов. Например, часть следует отдавать сразу в отделы, минуя руководство, другую часть — на рассмотрение замам, разгрузив руководителя. Правильное распределение документов облегчит работу службы делопроизводства и ускорит процесс рассмотрения документов.

5. Пересмотрите обязанности сотрудников в вашем отделе. У кого-то нагрузка больше, а кому-то может требоваться помощь.

   Канцелярия: как правильно распределить обязанности>>

6. Если есть необходимость, ознакомившись с нормативными документами и уже используя практический опыт, можете вносить изменения в нормативные документы по делопроизводству вашей организации. Тщательно проработайте этот вопрос, подготовьте аргументацию, заручитесь поддержкой сотрудников и руководства.

   Все нормативные документы по делопроизводству>>

Вы должны быть уверены, что ваши нововведения улучшат и упростят организацию делопроизводства, а не наоборот. Если есть необходимость, разъясните вопросы делопроизводства, ваши разработки или порядок действий в системе электронного документооборота сотрудникам других отделов, филиалов. Организуйте семинар, оформите примеры оформления документов. Результатом будет сохранение ваших времени и нервов.

Примеры оформления документов по делопроизводству вы можете скопировать или скачать в нашей во вкладке образцы документов>>