03 октября, 2013

Номенклатура дел: как правильно составить

Номенклатура дел

Каждое структурное подразделение организации нуждается в грамотно составленной номенклатуре дел, так как потом сотрудникам нужно будет работать в соответствии с ней в течение минимум одного года.

Номенклатура дел, как правило, составляется делопроизводителем отдела, согласуется с архивом или лицом, ответственным за ведение архива (сотрудник службы делопроизводства), и подписывается начальником отдела. Затем направляется в службу делопроизводства для включения в сводную номенклатуру дел организации.

Разделы номенклатуры дел — это структурные подразделения организации. Их допускается разделять на подразделы в соответствии с распределением обязанностей в структурных подразделениях и индексировать в пределах подразделов. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые (в том числе и электронные) вопросы деятельности структурного подразделения.

Графы номенклатуры дел:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурное подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме, отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.), вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

  1. название вида дела (переписка) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);

  2. название организации и его структурного подразделения;

  3. краткое содержание документа дела;

  4. дата (период), к которым относятся документы дела;

  5. указывается копийность документа.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы» , а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.).

«Документы (договоры, анкеты, письма) по учету медицинских полисов».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведётся.

«Переписка с военкоматом по воинскому учету».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается период (квартал, год), за который составлены планы (отчёты).

«Планы работы по воинскому учету».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовки томов, уточняющие содержание заголовка дела, включаются в сводную номенклатуру дел после общего заголовка и нумеруются через дробь.

12-01-Приказы руководителя по личному составу;

где:

12-индекс структурного подразделения;

01-порядковый номер заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

При необходимости через дробь пишутся уточненные заголовки — /01,/02,/03 — номер уточненного заголовка тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчётные документы, переписку и т. д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом все уточнения и изменения должны быть доведены до сведения службы делопроизводства.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых документов или по перечню документов, образующихся в деятельности организации.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с «2008 г.»), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

Единого перечня документов, которые необходимо вести организации, не существует.

Наиболее полный список, требуемых в работе документов, указан в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Комментариев нет:

Отправить комментарий