16 октября, 2013

Пошаговая инструкция согласования документа в электронном виде

Согласование документа

Ежедневно 2 часа рабочего времени сотрудника уходит на то, чтобы согласовать документы обычным способом.

Согласование документа в электронном виде сокращает затраты времени на согласование до 15 минут.

В этой статье я расскажу вам, как согласовать документ в электронном виде в любой системе электронного документооборота.

Преимущества:
  • Сокращается расход бумаги. Больше не нужно несколько раз распечатывать документы после внесенных поправок. Теперь вы распечатываете документы только в электронном виде.

  • Уменьшается количество времени. Сотрудник оформляет согласование документа, не вставая со своего рабочего места.

  • Документ не будет утерян в процессе согласования.

ШАГ 1. Создаём регистрационную карточку исходящего документа

В новой регистрационной карточке выбираем вид документа, номер дела, заполняем краткое содержание, выбираем фамилию того, кто подписывает документ, и исполнителя.

Затем заполняем список рассылки документа.

Вкладываем файл документа и приложения в карточку.

Нажимаем кнопку “Согласовать”.

ШАГ 2. Заполняем карточку согласования документа

В карточке согласования вписываем заголовок к документу, выбираем тип согласования (последовательное, параллельное), категорию документа (внешний, внутренний), устанавливаем срок согласования документ.

Стоит отметить, что при параллельном согласовании документ отправляется сразу всем участникам согласования. При последовательном способе документ отправляется следующего участнику согласования только после согласования с предыдущим.

Затем выбираем фамилии рецензентов и нажимает кнопку “Согласовать”. Документ попадает в личный ящик участникам согласования.

Если рецензент согласен с редакцией документа, то нажимает кнопку «Согласен», и в ящик исполнителя приходит оповещение о том, что согласование документа завершено.

Если выбран последовательный способ, то можем отправлять следующему рецензенту.

При параллельном согласовании ждем всех участников.

ШАГ 3. Отправляем документ на утверждение руководителю

После того, как собраны все визы, мы нажимаем кнопку “Утвердить”. Документ попадает в личный ящик руководителя, которого мы выбрали для подписания документа.

ШАГ 4. Прикрепляем электронно-цифровую подпись к документу

Если документ согласован и подписан руководителем, мы прикрепляем к регистрационной карточке документа электронно-цифровую и нажимаем кнопку “Отправить”.

Поздравляю! Вы согласовали свой первый документ! Документ направлен на регистрацию и отправку. Разобравшись с согласованием, второй раз вы уже потратите на процедуру не более 15 минут.

Комментариев нет:

Отправить комментарий