16 октября, 2013

Согласование документа в электронном виде: пошаговая инструкция

Согласование документа

Согласование документа в электронном виде возможно в системе электронного документооборота. Это значительно уменьшает расход бумаги и времени, потраченных на подписание и отправку документа.

Ваши действия при согласовании документа:

  1. Исполнитель создает карточку документа как описано в  предыдущей статье>>.

  2. Заполнив карточку, нажимает кнопку «Согласовать».

  3. Затем заполняет следующую появившуюся карточку. В новой карточке делаем следующее:

    — вписываем заголовок;

    — выбираем категорию документа (внешний, внутренний);

    — выбираем тип согласования (последовательное или одновременное);

    — устанавливаем срок согласования.

    Затем в этой же карточке необходимо выбрать:

    — извещать ли исполнителя о каждой рецензии;

    — согласовывать документ лично или нет;

    — вернуть при первом несогласии;

    — разрешить ли добавлять кому-либо еще рецензентов.

    Для сведения: все эти пункты автоматически выбраны в карточке по умолчанию, поэтому ничего не меняйте, если вас все устраивает.

  4. Исполнитель вкладывает документ, выбирает рецензентов и нажимает кнопку «Согласовать».

  5. Документ попадает рецензентам в личный ящик. Если они соглашаются с редакцией документа, то нажимают кнопку «Согласен», и в ящик исполнителю приходит оповещение о том, что рецензентом завершено рецензирование. Если согласование документа последовательное, то исполнитель отправляет его следующему рецензенту. Если выбрали одновременное, то после того, как все согласуют, документ отправляется на утверждение руководителю или заместителю в личный ящик, который выбран в карточке исходящего документа.

  6. Руководитель (заместитель) нажимает кнопку «Утвердить», и оповещение об этом приходит на ящик исполнителю.

  7. Затем исполнитель подписывает у секретаря электронно-цифровую подпись, прикрепляет ее к документу и нажимает кнопку "Отправить".

Порядок согласования документа в электронном виде пройден. Документ попадает в базу исходящих документов. Сотрудник канцелярии проверяет правильность оформления и заполнения полей, регистрирует документ и отправляет.

Комментариев нет:

Отправить комментарий