15 октября, 2013

Исходящие документы: пошаговая отправка

Исходящий документ

Исходящий документ подготавливает отдел, ответственный за выполнение поручения. За его оформление, написание и согласование отвечает то же структурное подразделение. Служба делопроизводства проверяет только правильность оформления документа и отвечает за его отправку.

Виды исходящих документов:

  1. Исходящие бумажные документы.

  2. Исходящие электронные документы. Они отправляются с помощью системы электронного документооборота.

  3. Исходящие ДСП-документы.

Согласно Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти  регистрация исходящих документов, подписываемых руководителем (заместителем) осуществляется в канцелярии; исходящие документы, подписываемые начальниками структурных подразделений, регистрируются в отделах, а в канцелярию приносят только на отправку.

На практике такое разделение может внести путаницу, поэтому рекомендую закрепить это в нормативных документах (Инструкции по делопроизводству) единый подход  — регистрировать все исходящие документы в ответственных отделах или в канцелярии (исключая служебные записки).

Как зарегистрировать входящий документ>>

Действия исполнителя после подписания документа:

  1. Исполнитель создает новую регистрационную карточку (РК) документа  — кнопка "Создать карточку".

  2. В новой РК документа заполняет поля: «Вид документа», «Дело», «Краткое содержание», «Подписал», «Исполнитель», а также при необходимости устанавливает переключатели «Отправить в бумажном виде» и  «ДСП-документ».

  3. Формирует список рассылки документа;

  4. Если исходящий документ не является ДСП-документом, файл документа вкладывает в поле «Документ», а файл (файлы) приложения в поле — «Приложения».

  5. Кнопкой «Сохранить» сохраняет подготовленную РК исходящего документа.

Если документ отправляется в электронном виде, то он подписывается электронно-цифровой подписью руководителя (заместителя руководителя). В этом случае файл электронно-цифровая подпись вкладывается в поле «Документ» вместе с файлом документа.

ДСП-документ регистрируется также, но в РК ставится переключатель «ДСП», и вложение не вкладывается. Если ДСП-документ направляется в электронном виде, то только с помощью закрытого канала связи.

Работа с документами "Для служебного пользования">>

Подписанный бумажный документ исполнитель передает в службу делопроизводства. Там регистратор исходящей корреспонденции проверяет полноту и правильность заполнения полей РК документа и регистрирует документ. Номер в системе электронного документооборота присваивается автоматически.

Второй экземпляр документа, отправляемого на бумажном носителе, остается в отделе и подшивается в дело. На втором экземпляре должны быть подписаны все необходимые визы.

Порядок согласования документов>>

Если документ отправляется в электронном виде, то можно использовать согласование в электронном виде. Это удобно, так как практически нет необходимости вставать со своего рабочего места. Если документ все же распечатывается, то визы ставятся на обратной стороне документа и проставляется отметка о наличии электронно-цифровой подписи. Второй экземпляр не распечатывается. Документ после отправки подшивается в дело.

Оформление документа может проверять секретарь при приеме документов на подпись руководителю (заместителю) или определенным сотрудником службы делопроизводства. В организационно-распорядительных документах Методические рекомендации рекомендуют ставить визу начальника службы делопроизводства.

Комментариев нет:

Отправить комментарий