09 октября, 2013

Работа с документом после регистрации

После того как входящий документ зарегистрирован в системе электронного документооборота, он поступает в электронном или бумажном виде на рассмотрение руководителю, заместителю или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Сотрудник канцелярии направляет документы в зависимости от распределения обязанностей в организации.

Как рассматриваются бумажные документы?

Здесь возможны 2 варианта:

  1. Бумажный документ сканируется, затем сканированный образ документа вкладывается в регистрационную карточку (РК), направляется на рассмотрение руководителю (заместителю). Таким образом, руководитель рассматривает бумажные документы только в электронном виде. Бумажный оригинал затем передается в отдел, который руководитель указал первым в резолюции.

  2. Документ поступает руководителю (заместителю) через секретаря в бумажном виде с распечатанной РК документа, на которой он пишет резолюцию. Затем сотрудник службы делопроизводства или секретарь приемной переносит резолюцию с бумажного носителя в электронный вид. В отдел, который стоит первым исполнителем в резолюции, под роспись в РК, передается бумажный оригинал документа. Если исполнителей несколько, то документ копируется. Копия документа передается в отделы-соисполнители.

Как рассматриваются электронные документы?

Электронные документы направляются на рассмотрение руководителю (заместителю) и попадают в его личный почтовый ящик. Там он создает резолюцию, в которой должны быть заполнены поля:

— ответственный исполнитель;

— содержание поручения (что сделать);

— контрольный срок;

— фамилия подписывающего.

Документ направляется на рассмотрение начальникам отделов и сотрудникам, указанным в резолюции. Документ попадает в их личные почтовые ящики, а также в канцелярию отдела. В канцелярии отдела документы может отслеживать сотрудник отдела, отвечающий за делопроизводство.

Контроль за исполнением документов>>

Обработка документа завершается подготовкой ответного письма и списанием его в дело.

Служба делопроизводства должна контролировать сроки исполнения документов и все стадии его обработки вплоть до списания документа в дело.

Как правильно считать сроки исполнения документов>>

Для этого в системе электронного документооборота формируются в автоматическом режиме справки об исполнении документов. Напоминания об истечении срока исполнения того или иного документа отправляются исполнителю на электронный почтовый ящик.

Руководитель (заместитель) может устанавливать срок исполнения документа на свое усмотрение, по умолчанию он составляет 30 дней.

Комментариев нет:

Отправить комментарий