Как рассчитать объем документооборота

Количество сотрудников, занятых в делопроизводстве, зависит от объема документооборота.

Подробнее об этом в статье как организовать делопроизводство>>

Как узнать достаточно ли одного сотрудника на участке или нужен помощник? Почему один задерживается каждый день, а другой уходит вовремя и успевает выпить 5 чашек кофе? Как понять кто действительно не успевает, а кто работает спустя рукава?

Чтобы ответить на эти вопросы, рассчитайте объем документооборота.

Если говорить просто, то документооборот — это входящие, исходящие и внутренние документы. То есть все документы, которые регистрируются в организации.

Чтобы рассчитать объем документооборота, посчитайте сколько документов проходит в каждом потоке за определенный период — месяц/год.

Статья про документооборот в организации>>

Расчет объема документооборота отвечает на вопросы:

Как вести протокол. Пошаговая инструкция.

Когда я была секретарем, то дрожала как осиновый лист, когда ожидалось очередное совещание. Потому что там нужно вести протокол. Если вставал вопрос, кто это будет делать, то «только не я, только не я».

Хорошо, что в нашей организации был сотрудник, ответственный за подготовку и оформление результатов совещания. У него был диктофон, какие-то листы, записи. Несколько дней после совещания его никто не трогал, потому что он «оформлял протокол». Мне его работа казалась очень сложной. Записывать, расшифровывать, составлять протокол, рассылать, контролировать исполнение — это было за пределами моего понимания.

Поэтому я решила создать пошаговую инструкцию по составлению протокола. Надеюсь, она поможет секретарям чувствовать себя увереннее во время выполнения этой важной миссии.

Поехали!

10 слов, которые не стоит писать с большой буквы

Некоторые слова мы настолько привыкли писать с большой буквы, что факт, что их можно и даже нужно писать с маленькой вызывает удивление. Поэтому давайте вместо привычек следовать правилам.

Поехали!

1. День рождения

   Оба слова пишутся с маленькой буквы. Да, что для эмоциональности и обозначения важности события мы можем написать их с большой буквы, но с точки зрения русского языка это неверно.

   Мы поздравляем Вас с днем рождения!
   Я отметил свой день рождения в дружной компании.

Речевые штампы и канцеляризмы в документах

В отличие от речевых клише употребление штампов и канцеляризмов даже в официально-деловом стиле нежелательно. Они засоряют и утяжеляют текст, делая его сухим и неинтересным.

Читатель не понимает что на самом деле скрывается за этими выражениями и воспринимает текст как отписку или набор слов. Поэтому тексты с обилием штампов и канцеляризмов не читают, а пробегают глазами, пытаясь зацепиться за что-то действительно важное. И даже интересная информация может остаться незамеченной.

Да, употребление штампов в официально-деловом стиле более оправдано, чем в разговорном, художественном или публицистическом. Это связано с тем, что зачастую функция документа не привлечь внимание читателя к тексту, а просто «отписаться», донести информацию.

Однако если мы будем писать документы более понятными языком и читатель, и автор от этого только выиграют. Понятный, краткий, лаконичный текст — это уважение к читателю, а значит возможное начало сотрудничества.

Речевой штамп — часто употребляемые слова и выражения без учета контекста. От этого они лишились образности и эмоциональной окраски.

Речевые клише в документах

Скажу сразу, речевые клише для официально-делового стиля — это нормально. Для продающих текстов или статей, которые должны зацепить, лучше поискать более интересные выражения. В разговоре и художественной литературе речевые клише звучат нелепо. Но для официально-делового стиля, одна из черт которого — стремление к унификации и стандартизации, в самый раз.

Итак,

Речевое клише — это шаблонная фраза, которая легко воспроизводится в определенном контексте.

Речевые клише ускоряют и облегчают процессы коммуникации. Да, да, деловая переписка — это тоже способ коммуникации. Нам удобнее написать готовую формулу и знать, что она будет понятна другой стороне.

10 самых распространенных стилистических ошибок

Если вы имеете дело с текстом, значит регулярно сталкиваетесь со стилистическими ошибками. Мы не всегда можем их распознать, но они есть. И тогда их может распознать кто-то другой. Какой-нибудь редактор или филолог)

Чтобы мы не попали в неловкую ситуацию и всегда оставались профессионалами, мы должны научиться различать и узнавать стилистические ошибки.

Разберемся в понятиях.

Стилистика текста — это способы организации языковых единиц в единое смысловое и композиционное целое. То есть то, как слова должны правильно взаимодействовать и употребляться в тексте.

Стилистическая ошибка — употребление слова, словосочетания или словесной конструкции в несвойственном ему или ей значении.

Вроде разобрались. А теперь к практике!

Поехали.

Согласование документов службой делопроизводства

Если мы хотим, чтобы в документах организации был порядок, то служба делопроизводства должна наладить в организации процедуру согласования документов.

Смысл согласования в том, чтобы за каждый вопрос, затронутый в документе, отвечал компетентный сотрудник.

Это заставляет сотрудников организации работать в команде, кооперироваться и готовить единый документ, которым всем было бы удобно пользоваться. При этом каждый визирующий отвечает только за свой вопрос.

Процедура согласования также упрощает работу руководителя — он знает что и с кого спрашивать в каждом конкретном случае.

Кто участвует в согласовании документов