Речевые штампы и канцеляризмы в документах

В отличие от речевых клише употребление штампов и канцеляризмов даже в официально-деловом стиле нежелательно. Они засоряют и утяжеляют текст, делая его сухим и неинтересным.

Читатель не понимает что на самом деле скрывается за этими выражениями и воспринимает текст как отписку или набор слов. Поэтому тексты с обилием штампов и канцеляризмов не читают, а пробегают глазами, пытаясь зацепиться за что-то действительно важное. И даже интересная информация может остаться незамеченной.

Да, употребление штампов в официально-деловом стиле более оправдано, чем в разговорном, художественном или публицистическом. Это связано с тем, что зачастую функция документа не привлечь внимание читателя к тексту, а просто «отписаться», донести информацию.

Однако если мы будем писать документы более понятными языком и читатель, и автор от этого только выиграют. Понятный, краткий, лаконичный текст — это уважение к читателю, а значит возможное начало сотрудничества.

Речевой штамп — часто употребляемые слова и выражения без учета контекста. От этого они лишились образности и эмоциональной окраски.

Речевые клише в документах

Скажу сразу, речевые клише для официально-делового стиля — это нормально. Для продающих текстов или статей, которые должны зацепить, лучше поискать более интересные выражения. В разговоре и художественной литературе речевые клише звучат нелепо. Но для официально-делового стиля, одна из черт которого — стремление к унификации и стандартизации, в самый раз.

Итак,

Речевое клише — это шаблонная фраза, которая легко воспроизводится в определенном контексте.

Речевые клише ускоряют и облегчают процессы коммуникации. Да, да, деловая переписка — это тоже способ коммуникации. Нам удобнее написать готовую формулу и знать, что она будет понятна другой стороне.

10 самых распространенных стилистических ошибок

Если вы имеете дело с текстом, значит регулярно сталкиваетесь со стилистическими ошибками. Мы не всегда можем их распознать, но они есть. И тогда их может распознать кто-то другой. Какой-нибудь редактор или филолог)

Чтобы мы не попали в неловкую ситуацию и всегда оставались профессионалами, мы должны научиться различать и узнавать стилистические ошибки.

Разберемся в понятиях.

Стилистика текста — это способы организации языковых единиц в единое смысловое и композиционное целое. То есть то, как слова должны правильно взаимодействовать и употребляться в тексте.

Стилистическая ошибка — употребление слова, словосочетания или словесной конструкции в несвойственном ему или ей значении.

Вроде разобрались. А теперь к практике!

Поехали.

Согласование документов службой делопроизводства

Если мы хотим, чтобы в документах организации был порядок, то служба делопроизводства должна наладить в организации процедуру согласования документов.

Смысл согласования в том, чтобы за каждый вопрос, затронутый в документе, отвечал компетентный сотрудник.

Это заставляет сотрудников организации работать в команде, кооперироваться и готовить единый документ, которым всем было бы удобно пользоваться. При этом каждый визирующий отвечает только за свой вопрос.

Процедура согласования также упрощает работу руководителя — он знает что и с кого спрашивать в каждом конкретном случае.

Кто участвует в согласовании документов

Как составить сопроводительное письмо

Цель сопроводительного письма заложена в его названии. Оно «сопровождает» документы, в которых отсутствует адресная часть.

Такими документами могут быть: протоколы, приказы, договоры, соглашения, отчеты, финансовые документы.

Сопроводительное письмо помогает установить факт отправки и получения документов, определить точный состав направляемых документов, дату и номер регистрации. Часто сопроводительное письмо направляют в двух экземплярах, чтобы один вернулся обратно в организацию с подтверждением получения документа — росписью и датой принимаемой стороны.

Образец сопроводительного письма на бланке>>

Соберем конструктор сопроводительного письма из таблицы:

Письмо-просьба или как просить в деловом письме

Обмен информацией, документами, товарами и услугами — постоянная часть жизни людей и организаций. В обычной жизни мы можем озвучить свою просьбу лично, по телефону или электронной почте.

Рабочие отношения требуют более официального обращения. Для этого организации и физические лица пишут письмо-просьбу.

Не будем долго рассказывать о составляющих письма-просьбы, лучше покажем наглядно в таблице. Тогда составить письмо-просьбу, выбирая нужные фразы, будет несложно.

Образец письма-просьбы на бланке>>

Итак, конструктор письма-просьбы:

Как правильно оформить приложения к документам

Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит "Отметка о приложении".

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемом к основному документу.

Отметка о приложении может располагаться:

• после текста на сопроводительном документе;
• в тексте основного документа;
• на самом приложении.

Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля (то есть без пробелов).

Правила оформления приложений