02 ноября, 2017

Зачем нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция — документ, о котором мы все знаем. Однако, если копнуть глубже, то мы выясним, что знаем о нем не так уж и много. Далеко не каждый делопроизводитель с уверенностью ответит на такие вопросы:

  • Обязательным ли документом организации является должностная инструкция?
  • Какие документы служат основой для должностной инструкции?
  • Кто должен разрабатывать должностную инструкцию?
  • Зачем нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция секретаря руководителя>>

Давайте разбираться.

Итак, должностная инструкция не является обязательным документом организации. Статья 8 Трудового Кодекса РФ говорит о том, что работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты, соответствующие действующему трудовому законодательству и не ухудшающие положение работника, по сравнению с установленным трудовым законодательством.

В Трудовом кодексе про должностную инструкцию ничего не сказано. Основным документом, регулирующим трудовые отношения между работником и работодателем, является трудовой договор.

Заключение трудового договора. Все по порядку>>

04 октября, 2017

Пять отличий русского и английского делового письма. Часть 2.

В предыдущей статье «Пять отличий русского и английского делового письма. Часть 1.» мы рассмотрели схожие черты английского и русского делового письма, а также обозначили 3 первых отличия англоязычной и русской деловой переписки. В этой статье мы продолжим изучать отличия деловых писем, а в конце статьи вас ждет образец делового письма на английском языке.

Деловое письмо на английском: как грамотно составить>>

Образец письма на английском языке>>

Итак, продолжим.

  1. Деловое письмо на русском языке строится по принципу мы-подход.

    Мы рады вам сообщить
    Мы хотим вам предложить
    Мы сожалеем

    В деловом письме на английском языке встречается как мы-подход, так и я-подход. К «мы» всегда возникает много вопросов: кто это «мы» — вся организация, руководство или все в целом, но никто в действительности.

    Когда должностное лицо подписывает письмо, употребляя в письме «Я», это вызывает больше доверия. Становится понятно, кто взял на себя ответственность, кто будет решать возникшие вопросы, к кому можно обратиться в дальнейшем.

    I would be glad to know
    Я был бы рад узнать

    I am truly grateful for your advice.
    Я искренне благодарен за Ваш совет.

    I am most grateful to you for helping me.
    Я очень благодарен Вам за помощь.

    I shall be happy to discuss with you
    Буду счастлив обсудить с Вами

04 сентября, 2017

Пять отличий русского и английского делового письма. Часть 1.

Деловое письмо - универсальный документ для общения на любом языке. Умение грамотно составить деловое письмо на родном языке и на языке делового партнера открывает большие возможности для установления прочных связей с людьми и организациями.

Деловое письмо: правила оформления>>

Деловая переписка в России и англоязычных странах ведется в официально-деловом стиле. Официально-деловой стиль - это язык документов и деловых бумаг.

Образец письма на английском языке>>

Основные черты для делового письма на русском и английском языках схожи:

- сжатое изложение;
- расположение материала в определенной последовательности, структуре;
- употребление клише - готовых речевых оборотов, шаблонных фраз;
- широкое использование терминологии;
- употребление сложных предложений;
- почти полное отсутствие слов и выражений, несущих эмоциональную окраску;
- прямой порядок слов в предложении.

Деловое письмо на английском: как грамотно составить>>

При более детальном изучении русской и английской деловой переписки мы нашли 5 важных отличий.

Зачем нам о них знать?

  • Чтобы правильно понимать зарубежных партнеров и грамотно употреблять английские слова и выражения.
  • Чтобы лучше понимать почему мы употребляем те или иные выражения в своем языке.
  • Чтобы научиться отличать клише от штампов, и правильно их использовать.
  • Чтобы научиться полезным навыкам составления деловых писем у зарубежных партнеров и использовать их для улучшения своего письма.

Основные отличия в деловой переписке на русском и английском языках:

07 августа, 2017

Как правильно оформить акт приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел — необходимый документ при назначении, увольнении или переводе как простого сотрудника, так и начальника отдела. Также акт приема-передачи дел следует составить при ликвидации или реорганизации структурного подразделения.

Единой формы акта, закрепленной в нормативных документах, не существует. В Основных правилах работы архивов организаций от 06.02.2002 установлена форма акта приема-передачи дел при смене ответственного за архив. Остальные акты составляются в произвольной форме в соответствии с правилами делопроизводства. В дальнейшем форму акта можно закрепить на уровне организации в Инструкции по делопроизводству.

Оформить акт приема-передачи дел нужно для того, чтобы понять в каком состоянии остаются дела на момент увольнения сотрудника или изменения структуры отдела. А также для того, чтобы понимать на ком лежит ответственность, в случае возникновения спорной ситуации по ведению документов и дел.

Образец акта о приеме-передаче дел>>

Особенности составления акта приема-передачи дел:

05 июля, 2017

Какой электронный документ можно считать официальным?

Электронный документ вытесняет бумажный - это уже реальность. Внутри организаций бумажные документы заменяет внутрикорпоративная почта или система электронного документооборота.

В государственных организациях СЭД позволяет обмениваться документами с другими государственными органами, физическими и юридическими лицами.

А как быть с обменом электронными документами между обычными организациями? На какой электронный документ нужно отвечать, а какой можно проигнорировать? Как должен выглядеть документ в электронном виде, чтобы он мог быть доказательством в спорных ситуациях?

Внутри организации все понятно. Это в интересах сотрудников читать свой электронный ящик и своевременно отвечать на письма. В крайнем случае всегда можно лично или с помощью телефонного звонка прояснить ситуацию относительно неотвеченного письма, нарушения срока или качества информации.

При отправлении письма по электронной почте в сторонние организации есть риск, что оно не будет прочитано, на него не будет дан своевременный ответ и при необходимости что-то доказать с помощью обычного e-mail будет сложно. Чтобы письмо пошло в работу, без нескольких телефонных звонков скорее всего будет не обойтись.

Давайте разберемся, что нужно сделать для того, чтобы электронный документ был официальным.

В любом документе есть обязательные реквизиты, без которых документ - не документ, а есть переменные. Переменные могут быть установлены в качестве обязательных внутри организации , исключаться, добавляться.

Итак,

Какие реквизиты придают документу юридическую силу?

14 июня, 2017

Рекомендательное письмо на английском языке

Рекомендательное письмо - это субъективная оценка профессиональных достижений и личных качеств кандидата на должность, обучение или получение визы. Если оно составлено грамотно, то достичь желаемых целей за рубежом можно намного быстрее.

В нашей стране написание рекомендательного письма еще не является общепринятой практикой. Его могут запросить лишь при устройстве на работу в крупную коммерческую организацию или компанию, работающую с иностранными партнерами. В странах Европы и США рекомендательное письмо - распространенное явление. Оно может быть решающим аргументом при выборе кандидата.

Рекомендательное письмо на русском языке>>

Итак, для чего может понадобиться рекомендательное письмо на английском языке?

03 мая, 2017

Основные документы организации в таблице

В студенческие годы мне не хватало шпаргалки по основным документам организации. Чтобы в одном месте можно было посмотреть главные характеристики документа, к какой системе документации документ относится, какую функцию выполняет в делопроизводстве.

Знать набор основных реквизитов каждого документа также будет нелишним, особенно в преддверии выхода нового ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.»

Текст нового ГОСТ Р 7.0.97–2016.

В новом ГОСТ изменились наименования реквизитов и их состав. Подробнее об этом можно прочитать в статье «Изменения в оформлении документов в новом ГОСТ Р 7.0.97–2016»

А теперь представляю вашему вниманию шпаргалку по основным видам документов в табличной форме. Надеюсь, она вам пригодится в учебе и в работе.