Как правильно оформить приложения к документам

Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит "Отметка о приложении".

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемом к основному документу.

Отметка о приложении может располагаться:

• после текста на сопроводительном документе;
• в тексте основного документа;
• на самом приложении.

Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля (то есть без пробелов).

Правила оформления приложений

Письмо-благодарность или как благодарить в деловом письме

Написать благодарственное письмо - миссия приятная, но трудная. Подобрать искренние, а не просто формальные слова, сложно. А если человека не знаешь - задача становится еще тяжелей.

Поэтому первое, что нужно сделать - узнать какую работу проделал человек, каков ее результат и плоды этой работы. Если есть возможность, узнайте основные факты биографии человека и мнение коллег о его работе.

Виды благодарственного письма:

7 главных правил наложения резолюций

Резолюция - это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение.

Руководителю или другому должностному лицу на рассмотрение поступает документ, и он должен определить его дальнейшую "судьбу": кто будет исполнителем, какой характер будет носить поручение по документу, в какой срок его следует исполнить. Это и есть резолюция.

Она должна быть составлена по определенной структуре, кратко и понятно, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные вопросы к ее содержанию.

Структура резолюции:

Как правильно написать гарантийное письмо

Кто откажется от документального подтверждения чьих-то обещаний или взятых на себя обязательств?

Уже с детства мы знаем, что бумага надежнее слова.

Наверное поэтому гарантийное письмо так распространено в деловой переписке. Оно является способом подтверждения обязательств.

Что можно гарантировать письмом?

• факт оплаты продукции
• сроки оплаты
• оказание услуг в определенные сроки
• качество продукции
• прием на работу с определенной оплатой

Гарантийное письмо оформляется на бланке организации либо на обычном листе бумаги.

Образец гарантийного письма на бланке>>

Чем отличается подлинник от дубликата, а дубликат от копии

Перед нами несколько одинаковых документов…
Какой документ является подлинником? Обладает ли дубликат юридической силой? Какой экземпляр нужно хранить в деле, а какой можно уничтожить?

Кто из делопроизводителей не сталкивался с такой ситуацией?

Попробуем разобраться

Для начала обратимся к ГОСТ Р 7.0.8–2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Подлинник — это первый или единственный экземпляр документа

Дубликат — повторный экземпляр подлинника

Копия — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа

Как писать числа в тексте правильно

Какую форму написания чисел нужно использовать в тексте?
Когда при употреблении чисел нужно использовать буквенные сокращения и какие?
Когда нужно писать прописью?

С этими вопросами мы сталкиваемся, когда пишем деловые письма, составляем документы или занимаемся написанием любых других текстов.

Давайте попробуем прояснить ситуацию в соответствии с правилами русского языка.

Есть три формы написания чисел в тексте:

• буквенная (словесная)
• цифровая
• буквенно-цифровая

В цифровой форме рекомендуется писать:

• Количественные числительные (1,2,3)
  Рабочие нашей компании разгрузили 13 вагонов

Конструктор делового письма

Представьте, вы садитесь писать письмо и не знаете с чего начать. Времени у вас мало. А хочется, чтобы все было грамотно и красиво.

Чтобы облегчить составление письма новичкам в делопроизводстве и сэкономить время остальных сотрудников, мы разработали конструктор делового письма.

Как работает конструктор делового письма?

У вас есть два варианта работы с ним:

1. Вы смотрите в таблице, представленной ниже, шаблонные фразы, которые чаще всего используются при написании деловых писем. Затем выбираете нужные из каждого столбца, добавляете в свое письмо, дописываете детали, проверяете.
2. Вы переходите по ссылке в конструктор делового письма. Там уже представлен готовый шаблон. Вы его скачиваете, затем уже в своем файле заполняете реквизиты, выбираете из выпадающих списков нужные фразы, добавляете свой текст. Получаете готовое письмо. Также вы можете удалить или изменить любой элемент в конструкторе.

Поехали!

Таблица часто используемых фраз в деловом письме: