Кто откажется от документального подтверждения
Уже с детства мы знаем, что бумага надежнее слова.
Наверное поэтому гарантийное письмо так распространено в деловой переписке. Оно является способом подтверждения обязательств.
Что можно гарантировать письмом?
Гарантийное письмо оформляется на бланке организации либо на обычном листе бумаги.
Перед нами несколько одинаковых документов…
Какой документ является подлинником? Обладает ли дубликат юридической силой? Какой экземпляр нужно хранить в деле, а какой можно уничтожить?
Кто из делопроизводителей не сталкивался с такой ситуацией?
Попробуем разобраться
Для начала обратимся к
Подлинник — это первый или единственный экземпляр документа
Дубликат — повторный экземпляр подлинника
Копия — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа
Какую форму написания чисел нужно использовать в тексте?
Когда при употреблении чисел нужно использовать буквенные сокращения и какие?
Когда нужно писать прописью?
С этими вопросами мы сталкиваемся, когда пишем деловые письма, составляем документы или занимаемся написанием любых других текстов.
Давайте попробуем прояснить ситуацию в соответствии с правилами русского языка.
Есть три формы написания чисел в тексте:
В цифровой форме рекомендуется писать:
Представьте, вы садитесь писать письмо и не знаете с чего начать. Времени у вас мало. А хочется, чтобы все было грамотно и красиво.
Чтобы облегчить составление письма новичкам в делопроизводстве и сэкономить время остальных сотрудников, мы разработали конструктор делового письма.
Как работает конструктор делового письма?
У вас есть два варианта работы с ним:
Поехали!
Таблица часто используемых фраз в деловом письме:
Как часто мы пишем письмо, а потом отправляем и находим ошибку?
Или у нас "замылился глаз", а текст нужно отправлять срочно?
Хорошо, если у нас поблизости находится свободный и грамотный человек, готовый всегда прийти на помощь.
Но такой нужный человек не всегда бывает рядом. Хорошо, что в интернете есть полезные сервисы для не очень грамотных, для грамотных, но сомневающихся, для тех, кто устал и не может больше смотреть в экран. А также для тех, кто просто дорожит временем и любит делать свою работу хорошо.
Итак, вот они, полезные сервиса для работы с текстом:
Что нас ждет в современном делопроизводстве?
Какие изменения произойдут в ближайшее время?
Что нужно уметь специалисту по делопроизводству, чтобы оставаться востребованным?
На эти и другие вопросы мы ответим в нашей статье.
В декабре 2017 года в Москве проходил семинар по делопроизводству "Современные технологии документационного обеспечения управления". На этом семинаре обсуждались актуальные вопросы делопроизводства:
Итак,
Главный вывод, который мы можем сделать - электронный документооборот вытесняет бумажный, поэтому всей системе делопроизводства необходимо перестраиваться.
Электронный архив, электронные документы, электронная отчетность, электронная подпись становятся частью нашей повседневной жизни.
Прочитайте об электронной подписи в статье
Положение об отделе по своему месту в системе документации напоминает должностную инструкцию. Эти два документа относятся к локальным нормативным актам организации. Они не являются обязательными с точки зрения трудового законодательства, однако их необходимость очевидна.
Почему? Они распределяют обязанности и ответственность между сотрудниками и отделами. Главное их отличие - должностная инструкция составляется для сотрудника, а положение - для структурного подразделения.
