02 февраля, 2017

Нормативные документы по делопроизводству. Часть 2

Время идет. С выхода первой статьи "Нормативные документы по делопроизводству" прошло два года. Эта статья вызвала большой интерес, рассылка с нормативными документами по делопроизводству также была очень популярна. Я не удивлена, так как вся информация в этой сфере разбросана. К тому же, информация устаревает, нормативные документы отменяются. Чтобы что-то найти, нужно знать что именно ищешь. И даже занимаясь профессионально делопроизводством порой не знаешь куда бежать. Буквально цепляешься за каждое слово, чтобы добраться до истины.

Я провела тщательный анализ нормативной базы по делопроизводству и пришла к следующим выводам:

09 января, 2017

Как определить срок входящего документа

Поступил входящий документ, и нам нужно рассчитать его срок исполнения. Для этого отвечаем на два первостепенных вопроса: нужно ли регистрировать документ и нужно ли ставить документ на контроль.

На контроль ставятся документы, которые требуют ответа и исполнения, а перечень нерегистрируемых документов можно посмотреть в статье Порядок регистрации документов>>

Если ответы утвердительные, то приступаем к определению срока документа. Делопроизводитель несет большую ответственность за правильное определение сроков. Несвоевременное исполнение документа - это возможные финансовые убытки, например, штрафы, потеря клиентов, поставщиков, а также моральные - ухудшение отношений с партнерами, недоверие клиентов. Поэтому важно, чтобы в сфере работы с документами был порядок, а делопроизводители были грамотными.

Для сокращения ошибок при определении сроков мы разработали пошаговую схему. Ее следует распечатать или открыть на сайте. Когда поступает входящий документ, последовательно отвечайте на вопросы схемы, и вы легко и быстро рассчитаете срок входящего документа.

05 декабря, 2016

Отчеты по делопроизводству в конце года

Сегодня, нарушая традицию, будем разбираться с цифрами, а не с буквами. Календарный, а значит и делопроизводственный год завершается, поэтому подведем его итоги.

Итоги — это достоверная информация о том, сколько в организацию поступает документов, а сколько отправляется из нее, какие отделы больше всего загружены, увеличился ли объем документооборота за год.

Сводную информацию представляем в отчетах, так как цифры не требуют лишних доказательств. Отчеты представляем руководителю, который решит как поступить с этой информацией.

Виды отчетов по делопроизводству:

03 ноября, 2016

Номенклатура дел в конце года: делаем все правильно

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно. Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Как правильно составить номенклатуру дел>>

Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?

03 октября, 2016

Документооборот в организации

ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения расшифровывает понятие документооборота как движение документов внутри организации с момента их создания и получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота не устанавливается на законодательном уровне. Каждое предприятие самостоятельно регулирует свой документооборот и закрепляет основные принципы его работы в нормативных документах (инструкции по делопроизводству).

Что можно сделать для упрощения документооборота?

02 сентября, 2016

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов нужна для при подготовке дел к передаче в архив, в архиве при передаче дел на постоянное хранение, при подготовке документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов определяет правильность составления номенклатуры дел организации, правильность сроков хранения документов, практическую ценность документов для организации. Уничтожить документы без проведения экспертизы ценности невозможно. Проведению экспертизы ценности рано или поздно подлежит весь документальный фонд организации.

Экспертиза ценности проводится каждый год службой делопроизводства, ответственным за работу архива организации и экспертной комиссией. В состав экспертной комиссии обязательно входит начальник службы делопроизводства и ответственный за работу архива организации. Председатель экспертной комиссии назначается из руководящего состава организации.

Этапы работы экспертной комиссии:

03 августа, 2016

Правильное уничтожение документов

Документы с течением времени теряют свою значимость и актуальность. Хранить их все невозможно, поэтому периодически от них нужно избавляться. Помимо нехватки места, сложности возникают с поиском документа, с их обработкой, ориентированием в пространстве архива и других помещений.

Хорошо, если в организации есть архивист, который способен разобрать документы по срокам хранения, правильно отобрать те, которые нужно уничтожить и провести процедуру уничтожения документов.

Давайте вместе разберемся как это сделать без ошибок с первого раза.

Как облегчить процедуру уничтожения документов?