03 мая, 2017

Основные документы организации в таблице

В студенческие годы мне не хватало шпаргалки по основным документам организации. Чтобы в одном месте можно было посмотреть главные характеристики документа, к какой системе документации документ относится, какую функцию выполняет в делопроизводстве.

Знать набор основных реквизитов каждого документа также будет нелишним, особенно в преддверии выхода нового ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.»

Текст нового ГОСТ Р 7.0.97–2016.

В новом ГОСТ изменились наименования реквизитов и их состав. Подробнее об этом можно прочитать в статье «Изменения в оформлении документов в новом ГОСТ Р 7.0.97–2016»

А теперь представляю вашему вниманию шпаргалку по основным видам документов в табличной форме. Надеюсь, она вам пригодится в учебе и в работе.

03 апреля, 2017

Инструкция по делопроизводству в соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016

В предыдущей статье мы описали все изменения в оформлении документов, которые нас ожидают с 01 июля 2017 года. Выходит новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.»

Текст нового ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Посмотреть текст инструкции по делопроизводству в соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 в формате pdf.

Главные выводы относительно нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

10 марта, 2017

Изменения в оформлении документов в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016

С 01 июля 2017 года вступает в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов."

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" утрачивает силу.

Какие изменения нас ожидают?

02 февраля, 2017

Нормативные документы по делопроизводству. Часть 2

Время идет. С выхода первой статьи "Нормативные документы по делопроизводству" прошло два года. Эта статья вызвала большой интерес, рассылка с нормативными документами по делопроизводству также была очень популярна. Я не удивлена, так как вся информация в этой сфере разбросана. К тому же, информация устаревает, нормативные документы отменяются. Чтобы что-то найти, нужно знать что именно ищешь. И даже занимаясь профессионально делопроизводством порой не знаешь куда бежать. Буквально цепляешься за каждое слово, чтобы добраться до истины.

Я провела тщательный анализ нормативной базы по делопроизводству и пришла к следующим выводам:

09 января, 2017

Как определить срок входящего документа

Поступил входящий документ, и нам нужно рассчитать его срок исполнения. Для этого отвечаем на два первостепенных вопроса: нужно ли регистрировать документ и нужно ли ставить документ на контроль.

На контроль ставятся документы, которые требуют ответа и исполнения, а перечень нерегистрируемых документов можно посмотреть в статье Порядок регистрации документов>>

Если ответы утвердительные, то приступаем к определению срока документа. Делопроизводитель несет большую ответственность за правильное определение сроков. Несвоевременное исполнение документа - это возможные финансовые убытки, например, штрафы, потеря клиентов, поставщиков, а также моральные - ухудшение отношений с партнерами, недоверие клиентов. Поэтому важно, чтобы в сфере работы с документами был порядок, а делопроизводители были грамотными.

Для сокращения ошибок при определении сроков мы разработали пошаговую схему. Ее следует распечатать или открыть на сайте. Когда поступает входящий документ, последовательно отвечайте на вопросы схемы, и вы легко и быстро рассчитаете срок входящего документа.

05 декабря, 2016

Отчеты по делопроизводству в конце года

Сегодня, нарушая традицию, будем разбираться с цифрами, а не с буквами. Календарный, а значит и делопроизводственный год завершается, поэтому подведем его итоги.

Итоги — это достоверная информация о том, сколько в организацию поступает документов, а сколько отправляется из нее, какие отделы больше всего загружены, увеличился ли объем документооборота за год.

Сводную информацию представляем в отчетах, так как цифры не требуют лишних доказательств. Отчеты представляем руководителю, который решит как поступить с этой информацией.

Виды отчетов по делопроизводству:

03 ноября, 2016

Номенклатура дел в конце года: делаем все правильно

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно. Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Как правильно составить номенклатуру дел>>

Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?