03 июля, 2018

Как правильно написать гарантийное письмо

Кто откажется от документального подтверждения чьих-то обещаний или взятых на себя обязательств?

Уже с детства мы знаем, что бумага надежнее слова.

Наверное поэтому гарантийное письмо так распространено в деловой переписке. Оно является способом подтверждения обязательств.

Что можно гарантировать письмом?

  • факт оплаты продукции
  • сроки оплаты
  • оказание услуг в определенные сроки
  • качество продукции
  • прием на работу с определенной оплатой

Гарантийное письмо оформляется на бланке организации либо на обычном листе бумаги.

Образец гарантийного письма на бланке>>

06 июня, 2018

Чем отличается подлинник от дубликата, а дубликат от копии

Перед нами несколько одинаковых документов…
Какой документ является подлинником? Обладает ли дубликат юридической силой? Какой экземпляр нужно хранить в деле, а какой можно уничтожить?

Кто из делопроизводителей не сталкивался с такой ситуацией?

Попробуем разобраться

Для начала обратимся к ГОСТ Р 7.0.8–2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Подлинник — это первый или единственный экземпляр документа

Дубликат — повторный экземпляр подлинника

Копия — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа

03 мая, 2018

Как писать числа в тексте правильно

Какую форму написания чисел нужно использовать в тексте?
Когда при употреблении чисел нужно использовать буквенные сокращения и какие?
Когда нужно писать прописью?

С этими вопросами мы сталкиваемся, когда пишем деловые письма, составляем документы или занимаемся написанием любых других текстов.

Давайте попробуем прояснить ситуацию в соответствии с правилами русского языка.

Есть три формы написания чисел в тексте:

  • буквенная (словесная)
  • цифровая
  • буквенно-цифровая

В цифровой форме рекомендуется писать:

  • Количественные числительные (1,2,3)
    Рабочие нашей компании разгрузили 13 вагонов

05 апреля, 2018

Конструктор делового письма

Представьте, вы садитесь писать письмо и не знаете с чего начать. Времени у вас мало. А хочется, чтобы все было грамотно и красиво.

Чтобы облегчить составление письма новичкам в делопроизводстве и сэкономить время остальных сотрудников, мы разработали конструктор делового письма.

Как работает конструктор делового письма?

У вас есть два варианта работы с ним:

  1. Вы смотрите в таблице, представленной ниже, шаблонные фразы, которые чаще всего используются при написании деловых писем. Затем выбираете нужные из каждого столбца, добавляете в свое письмо, дописываете детали, проверяете.
  2. Вы переходите по ссылке в конструктор делового письма. Там уже представлен готовый шаблон. Вы его скачиваете, затем уже в своем файле заполняете реквизиты, выбираете из выпадающих списков нужные фразы, добавляете свой текст. Получаете готовое письмо. Также вы можете удалить или изменить любой элемент в конструкторе.

Поехали!

Таблица часто используемых фраз в деловом письме:

05 марта, 2018

15 полезных и бесплатных сервисов для тех, кто работает с текстом

Как часто мы пишем письмо, а потом отправляем и находим ошибку?

Или у нас "замылился глаз", а текст нужно отправлять срочно?

Хорошо, если у нас поблизости находится свободный и грамотный человек, готовый всегда прийти на помощь.

Но такой нужный человек не всегда бывает рядом. Хорошо, что в интернете есть полезные сервисы для не очень грамотных, для грамотных, но сомневающихся, для тех, кто устал и не может больше смотреть в экран. А также для тех, кто просто дорожит временем и любит делать свою работу хорошо.

Итак, вот они, полезные сервиса для работы с текстом:

05 февраля, 2018

Развитие и тенденции делопроизводства в 2018-2020 годах

Что нас ждет в современном делопроизводстве?

Какие изменения произойдут в ближайшее время?

Что нужно уметь специалисту по делопроизводству, чтобы оставаться востребованным?

На эти и другие вопросы мы ответим в нашей статье.

В декабре 2017 года в Москве проходил семинар по делопроизводству "Современные технологии документационного обеспечения управления". На этом семинаре обсуждались актуальные вопросы делопроизводства:

  • Проблемы электронного документооборота.
  • Какой электронный документ приравнивается к бумажному.
  • Какой должна быть правильная электронно-цифровая подпись.
  • Какие изменения в делопроизводстве нас ждут в 2018-2020 годах.

Итак,

Главный вывод, который мы можем сделать - электронный документооборот вытесняет бумажный, поэтому всей системе делопроизводства необходимо перестраиваться.

Электронный архив, электронные документы, электронная отчетность, электронная подпись становятся частью нашей повседневной жизни.

Прочитайте об электронной подписи в статье
"Зачем нужна электронная подпись и как ее получить">>

05 декабря, 2017

Положение об отделе

Положение об отделе по своему месту в системе документации напоминает должностную инструкцию. Эти два документа относятся к локальным нормативным актам организации. Они не являются обязательными с точки зрения трудового законодательства, однако их необходимость очевидна.

Почему? Они распределяют обязанности и ответственность между сотрудниками и отделами. Главное их отличие - должностная инструкция составляется для сотрудника, а положение - для структурного подразделения.

Подробнее о должностной инструкции>>