Согласование документов службой делопроизводства

Если мы хотим, чтобы в документах организации был порядок, то служба делопроизводства должна наладить в организации процедуру согласования документов.

Смысл согласования в том, чтобы за каждый вопрос, затронутый в документе, отвечал компетентный сотрудник.

Это заставляет сотрудников организации работать в команде, кооперироваться и готовить единый документ, которым всем было бы удобно пользоваться. При этом каждый визирующий отвечает только за свой вопрос.

Процедура согласования также упрощает работу руководителя — он знает что и с кого спрашивать в каждом конкретном случае.

Кто участвует в согласовании документов

Как составить сопроводительное письмо

Цель сопроводительного письма заложена в его названии. Оно «сопровождает» документы, в которых отсутствует адресная часть.

Такими документами могут быть: протоколы, приказы, договоры, соглашения, отчеты, финансовые документы.

Сопроводительное письмо помогает установить факт отправки и получения документов, определить точный состав направляемых документов, дату и номер регистрации. Часто сопроводительное письмо направляют в двух экземплярах, чтобы один вернулся обратно в организацию с подтверждением получения документа — росписью и датой принимаемой стороны.

Образец сопроводительного письма на бланке>>

Соберем конструктор сопроводительного письма из таблицы:

Письмо-просьба или как просить в деловом письме

Обмен информацией, документами, товарами и услугами — постоянная часть жизни людей и организаций. В обычной жизни мы можем озвучить свою просьбу лично, по телефону или электронной почте.

Рабочие отношения требуют более официального обращения. Для этого организации и физические лица пишут письмо-просьбу.

Не будем долго рассказывать о составляющих письма-просьбы, лучше покажем наглядно в таблице. Тогда составить письмо-просьбу, выбирая нужные фразы, будет несложно.

Образец письма-просьбы на бланке>>

Итак, конструктор письма-просьбы:

Как правильно оформить приложения к документам

Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит "Отметка о приложении".

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемом к основному документу.

Отметка о приложении может располагаться:

• после текста на сопроводительном документе;
• в тексте основного документа;
• на самом приложении.

Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля (то есть без пробелов).

Правила оформления приложений

Письмо-благодарность или как благодарить в деловом письме

Написать благодарственное письмо - миссия приятная, но трудная. Подобрать искренние, а не просто формальные слова, сложно. А если человека не знаешь - задача становится еще тяжелей.

Поэтому первое, что нужно сделать - узнать какую работу проделал человек, каков ее результат и плоды этой работы. Если есть возможность, узнайте основные факты биографии человека и мнение коллег о его работе.

Виды благодарственного письма:

7 главных правил наложения резолюций

Резолюция - это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение.

Руководителю или другому должностному лицу на рассмотрение поступает документ, и он должен определить его дальнейшую "судьбу": кто будет исполнителем, какой характер будет носить поручение по документу, в какой срок его следует исполнить. Это и есть резолюция.

Она должна быть составлена по определенной структуре, кратко и понятно, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные вопросы к ее содержанию.

Структура резолюции:

Как правильно написать гарантийное письмо

Кто откажется от документального подтверждения чьих-то обещаний или взятых на себя обязательств?

Уже с детства мы знаем, что бумага надежнее слова.

Наверное поэтому гарантийное письмо так распространено в деловой переписке. Оно является способом подтверждения обязательств.

Что можно гарантировать письмом?

• факт оплаты продукции
• сроки оплаты
• оказание услуг в определенные сроки
• качество продукции
• прием на работу с определенной оплатой

Гарантийное письмо оформляется на бланке организации либо на обычном листе бумаги.

Образец гарантийного письма на бланке>>